改变一个状况不佳的项目组

问题

我最近从一个被停职的经理手中接过了一个项目。这个项目组看上去一无是处。生产力低并且他们当中的很多人不能很好的相处。我们不能按时完成任务，我们的客户会不高兴并且不再支持我们。我所接受的每一个团队都有问题，但都没有这么大的。我不清楚这个项目还有没有救了，我该怎么改变这种混乱的状态？ 

—丹尼尔 

回答

看上去你要面对很大的挑战，并且未必一定成功，你可以从两个方面看待目前的形式。


你可以假设你自己在一列即将失事的火车上。如果你能这样看待这个项目，那你所需要做的就是如何的减少损失了，看看还能够打捞些什么，试着避免让公司再次把很多的资金投入进来，也许如果你能中止这个项目的话，你就是一个英雄。


另一个角度看，项目经理经常被看作是扭转乾坤的艺术家，并且很乐意扭转局面，他们当中的很多人，形势越差，他们越喜欢。


基于你所知道的信息，我是不可能为你作出任何判断的，甚至帮你作出选择。这个项目也许是那种为了完成不惜牺牲大量人力物力的资源的项目。我们来假设一下你会作出如下举动来使项目起死回生。


评估目前局势

你需要做的第一件事情就是评估一下目前项目进展的状态，包括项目时间表，团队凝聚力。你第一时间反馈给项目组的应该是项目进度的时间表。


如果你的时间表上还剩下30天的时间，那么你就几乎没有时间来影响你的团队，在这种情况下，最有效的举动就是鼓励团队做一个最后的冲刺，并且像鹰一样的盯紧时间表。另一方面讲，如果你的项目有多种方法进行，你需要考虑一下做什么才能弥补团队的损失，也可以重新定一个计划，制定一个现实的时间构架。

也许这不能应用到你的项目中去，但是所有的项目都会受这些影响。


良好的沟通

你有没有和一个沟通技巧很差的项目经理合作过？这对每个人来说都是悲惨的项目经历。团队士气低下的原因是没有良好的沟通渠道。不要让流言和不确定的因素蔓延。尽可能多的与你的团队分享这个项目状态所有的信息。

赞扬和称赞

另一个造成士气低下的原因是没有正面的反馈或者赞扬。当你组中的组员干得不错时，你要让他们知道。有些人在作出成果时并不需要钱或礼物，他们需要的仅仅是经理轻拍一下他们的肩膀，然后说一声“干的好”。这可以正式的也可以非正式的进行。


设立清楚的目标

人们总是希望知道他们在期望着什么，这样他们才知道自己面临的挑战是什么。在分配任务的同时给他们清楚的指示，这样他们才能知道他们要做什么。在分配任务的同时也要让他们知道完成任务的截至日期。当你的组员要建立一个可提交的文档时，比如一个测试计划书，给他们一个指导，告诉他们需要准备些什么。


不要过量使用你的团队

当你需要提高团队士气的时候，千万不要过量使用你的队伍。确定什么是完成项目所必须做的，取消掉其他多余的可以在项目执行后再作的东西。确定你的管理范围，在所有的原始项目都完成后再做改动。


缺少截至日期会导致更多的压力和士气低下。反之亦然：如果一个队伍可以在中间的小截至时间一步一步完成计划，并且你在完成每一步计划时都作出了适当的称赞，团队的士气就会提高了，下一步计划就更容易在预期内完成。


总结

这是一些可以改变你的项目状况的办法。第一，确信你自己清楚你在项目时间表中的位置，使你自己知道还有多少时间来做一些重要的改变。也要确信你在努力解决所有的问题，就算是最根本的问题也不放过。然后以所剩的时间和工作量为基础制定一个进一步的计划书。


如果你剩下的时间不多了，那么就把注意力放在时间表上。如果你还有很多时间，就多把时间放在团队上和计划上。修复一个团队的损失需要在很多方面下功夫。沟通交流，及时地嘉奖，反馈，清楚的目标对一个计划来说都是非常重要的部分。不要总是想着最终的成功，即便是阶段性的成功也不要想，这些想法可以给你一个强有效的机会来改变你项目的现状。 


谁知道你能否成功，是否享受这些挑战，你也许会成为那个用自己方法扭转乾坤的艺术家。

原文转自：http://www.ltesting.net