基层管理漫谈（10）：努力实现时间的价值

　　在工作中常因这样那样的原因导致时间失控，如：做事缺乏计划和组织、人员安排不当、资源不到位、过程缺乏控制以及浪费时间等。管理好时间就是要从这些方面入手，包括个人的时间管理和团队的时间管理。

　　时间管理从大的方面讲就是计划的管理，项目管理理论已详细论述，前面《制定计划，不忘跟进》中，我们已讨论过计划问题；从小的方面讲就是日常的时间管理，即如何提高时间的使用效率，强调员工的自我管理。这里主要是讲后者。

　　一、有效的工作计划：

　　关于工作计划有这些原则要求：有挑战性并通过努力是可以完成的。任务必须是明确并可以度量，下达的任务有完成期限；任务及计划要取得团队共识（共同订计划），确定优先处理的目标（区分长远重要性、短期急切性的目标），等等。

　　项目管理理论中的“计划编制”完全可以应用到日常工作中，特别是大的任务更应该作为项目来管理。为了保证计划中的进度安排的精度，应从两方面入手：在空间维对任务细分（及WBS），因为人们对较小任务的时间预估更易把握；在时间维设立一串里程碑，各时间段对资源的要求不一样，这样可以对时间逐段实施控制，较短时间段内的偏差也易于控制。

　　对个人而言，也要制订工作计划表，分为月、周和当日计划，以及一些待办事项。管理人员不断要制定好自已的时间计划，同时也要指导和检查下级制定计划，中长期的计划是正式的，如个人本月的工作，短期计划一般是非正式的，如：当天的事项（用贴事写几条放在桌面）。

　　二、有效的组织工作

　　一些工作涉及到多个部门，流程中前后手的等待时间，应加以控制。因此，要了解有关信息（如：需要哪些资源、涉及哪些部门），与这些部门进行沟通，落实资源和工作流程（流程有时需要优化）；再就是合理调度，如组织好小组之间的合作和组内的合作。基层管理员还要学会将工作授权给员工（我们将专门用一节来讨论授权），这也是组织工作之一。

　　三、控制进度

　　工作计划中的重要内容是时间进度安排，制定时应留有更正的余地，并要求与员工共议、有员工承诺、有进度检查点（或里程碑）。上述谈计划制定时，我们讨论了如何提高进度安排的精度，进度一旦确定后，就应严格按进行执行，并在检查点进行检查，及时调整偏差。

　　四、工作习惯

　　培养良好的工作习惯，克服不良，如：有较强的纪律性（有时间观念、不迟到不早退、做事有计划、有自查的习惯、有做事的准则和规范）。另外，在工作中要排除的干扰，如：

　　◆ 一些工作需要“沉浸”下去，这时电话、邮件等会打断这种“沉浸”状态，如：在汇编年代，打扰2分钟实际浪费10分钟，因为，他要回到汇编程序中，而汇编的可读性不强。
　　◆ 费时会议：只参加与自己有关的会议或采取替代。
　　◆ 基层管理人员揽了太多的活（即不懂拒绝或安排不当），以致团队不能专心下来完成重要的工作，因此，要学习必要的拒绝，如：用“请教”形式（请教优先级），表明手头有重要的工作。

　　五、提供工具

　　作为一个长期的团队，应当收集、开发一些工具，依靠技术手段来节省时间和提高效率，例如：

　　◆ 各种文档模板
　　◆ 各种实用的管理平台（实现管理的自动化）：如流程的自动化、督办与监控。
　　◆ 办事的流水记录或总结，作为历史资料保存下来，供下次参考。

原文转自：http://www.ltesting.net