基层管理漫谈（9）：制定计划，不忘跟进

　　1）策略性计划：由高层制订，立足长远方向。
　　2）中期计划：由中层管理人员负责，目的是落实策略性计划，并为运作计划作出规划与指标分配。
　　3）运作计划：具体的一项工作任务的运作。项目计划也属于这一类。
　　4）短期计划，即每周或每天工作计划，是运作计划的细化，要注意对每天突发性的工作留有余地。

　　基层管理人员要特别善于制定短期计划，即要着重考虑短期任务的处理和考虑近期情况：（1）目前运作的情况及希望达到的目标；（2）决定需要进行的工作；（3）确定完成一项具体任务的方法。

　　制定短期计划的方法：

　　1、订立目标：

　　配合企业目标：短期目标是总目标的分解，是符合企业目标的。
　　高而可达：“跳一跳，够得着”的目标能激发员工的潜力。
　　详细明确：若模糊不清，则易错或做不必要的工作
　　可以量度：可量度，意味着能准确地判断目标是否达到，以及可以在中途衡量存在多大偏差。
　　限定完成时限：对员工的时限要求，这样你就可以按时跟进（跟进进度里程碑）。

　　2、筹划行动：

　　确定方案：使用何种方法完成任务，方案中包含哪些工作？
　　排列工作次序：将工作分解成工序，并安排次序。形成图或表格。
　　估计时间：评估各工作的工作量及工作时间，计算上述工序的总时间，并做出进度计划总安排。
　　衡量资源：资源（人力、知识及技术、器材和原料）是否足够，如果不够应向上层反映。
　　组建工作团队：确定团队、工作地点等。

　　3、分派工作，即通过下达任务或授权将工作分派下去。在分派工作时要考虑如下几点：

　　有心：了解员工的心态（工作态度），特别是有因难及创新的工作应由有积极态度的员工承担。
　　有力：了解员工的能力，不能选心有余而力不足的员工。
　　有时间：考虑工作量，不要将大量的工作分派给最能干的下级（使得他忙得不可开交）。
　　有人缘：需要大量协调的工作，应由人缘好的员工承担。

　　工欲善其事，必先利其器，作计划需要工具，简单的工具对于编排日常计划就够用，这些工具有：清单、流程图。而对于较复杂的工作（如项目）的计划，则要用较复杂的工具，如：计划评审技术(Programe Evaluation Review Technique, PERT)，利用网络图表示计划，关键路线和关键工序，MS Project 是比较实用的软件。

　　计划制定之后，就要跟进和督办：

　　● 订立标准：分配任务时，与下级订立标准，明确时间进度要求和质量要求，特别是里程碑的具体时间和要求。
　　● 量度表现：定时（每用）或按里程碑时间点了解工作情况，如：设计是否可行、资源供应情况、进度、各部分的合拍度。
　　● 比较表现及标准：进度偏差和质量偏差，如果偏差在可容忍度内便不用干扰和矫正。
　　● 矫正行动：对于超过容忍度的偏差，从三个方面来矫正，（1）评价员工表现，看是否由于员工表现不佳而造成的，通过激励员工或更改人手来调整；（2）审查任务程序，看是否流程上有问题，通过改善工作程序；（3）评价进度指标，如果进度指标定得过高，则要对进度指标进行调整。
　　● 风险处理：如果偏差通过矫正不能解决，则评估是否产生风险，进入风险处理程序，这里不对风险管理进行讨论，可参考项目管理书籍。

原文转自：http://www.ltesting.net