IT监理信息管理的特点、分类及作用

1、引言
IT监理过程实质上是信息管理的过程，即监理单位（监理工程师）受业主的委托，在明确监理信息流程的基础上，通过建立一定的组织机构，对IT监理信息进行收集、加工、存储、传递、分析和应用的过程。由此可见，信息管理在IT监理工作中具有十分重要的作用，它是监理工程师控制IT监理三大目标（质量控制、进度控制和投资控制）的基础。
2、IT监理信息
信息，作为管理科学领域的一个概念，其内涵和外延随着时代的发展和科学的进步在不断变化和发展。一般认为，信息是以数据形式表达的客观事实，是一种已被加工或处理成特定形式的数据。他能够提高人们对事物认识的深刻程度，因此对信息接收者当前和将来的行动或决策具有明显的实用价值。
IT监理信息，是指IT监理活动中产生的、反映着信息工程的状态和规律并直接影响和控制IT监理活动的信息。
3、IT监理信息的特点
IT监理信息除具有信息的一般特征外，还具有一些自身的特点：
①信息来源的广泛性。IT监理信息来自业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门；来自项目可行性研究、设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业；来之质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集的不完整、不准确、不及时，必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。
②信息量大。由于信息工程规模大、牵涉面广、协作关系复杂，使得IT监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范，而且要掌握信息工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息，还要对他们进行对比分析。
③动态性强。信息工程建设的过程是一个动态的过程，监理工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的监理信息都是动态的，这就需要及时的收集和处理。
④有一定的范围和层次。业主委托的范围不一样，监理信息也不一样。监理信息不等同于信息工程实施的信息。信息工程实施过程中，会产生很多信息，但并非都是监理信息，只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的信息工程项目，所需的信息既有共性，也有个性。另外，不同的监理组织和监理组织的不同部门，所需的信息也不同。
⑤信息的系统性。IT监理信息是在一定的时间和空间范围内形成的，与IT监理活动密切相关。而且，监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。
4、IT监理信息的分类
为了有效的管理和应用IT监理信息，需要将其分类。按照不同的分类标准，可将监理信息分为不同的类型，如图1所示。

（1）按照监理控制目标，可以划分为质量控制信息、进度控制信息和投资控制信息。
（2）按照监理信息来源，可以划分内部信息和外部信息。内部信息取自项目本身，如工程概况，可行性研究报告，涉及文件，合同文件，监理组织机构，监理工作制度，监理委托合同，监理规划，项目的质量目标，项目的进度目标等。外部信息来自项目的外部环境，如国家有关的政策法规，投标单位的实力，投标单位的信誉等。
（3）按照监理信息的稳定程度，可以划分为固定信息和流动信息。固定信息是指那些相对稳定的信息，或者在一段时间内可以在各项监理工作中重复使用而不发生质的变化的信息，它是IT监理工作的重要依据。流动信息反映信息工程项目的实际状态，它随着项目的进展而不断更新。这类信息的实践性较强。及时收集这类信息，并与计划信息进行对比分析是实施项目目标控制的重要依据。
（4）按照监理活动层次，可以划分为总监理工程师所需的信息、各专业监理工程师所需的信息以及其他监理人员所需的信息。总监理工程师所需的信息，如有关IT监理的程序和制度，监理目标和范围，监理组织机构的设置状况，承建商提供的设计和实施方案，监理委托合同等。各专业监理工程师所需的信息，如项目的计划信息、实际信息（包括质量、进度、投资），是基于计划的对比分析结果等。其他监理人员所需的信息，主要现场实际信息，比较具体，详细，精确度高，使用频率也较高。
（5）按照监理阶段，可以划分项目前期信息，实施阶段信息（中期信息）以及系统试运行、验收阶段信息（后期信息）。前期信息包括可行性研究报告提供的信息、招投标方面的信息等。中期信息，如承建商的设计和实施方案，项目技术标准，项目实际进展情况，工程监理合同，国家和地方的监理法规等。后期信息的一部分是在整个实施过程中，长期积累形成的，一部分是在试运行、验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。
不同的监理范畴，需要不同的信息，把监理信息予以分类，有助于根据监理工作的不同要求，提供适当的信息。
5、IT监理信息的作用
IT监理作为知识密集型的高智力服务业，它依靠的是专业人士的知识、经验为客户提供决策、咨询服务，而这些服务是离不开信息的。可以说监理工程师是信息工作者，他生产、收集、使用和处理的都是信息，主要体现监理成果的也是各种信息。IT监理信息对监理工程师开展监理工作，进行决策具有重要的作用。
5.1、信息是IT监理不可缺少的资源
信息工程的实施过程，实际上是人、财、物、技术、设备等5项资源的投入过程，而要高效、优质、低耗地完成信息工程实施任务，还必须通过信息的收集、加工和应用实现上述资源的规划和控制。信息工程的实施过程如图2所示。

IT监理的主要功能就是通过信息流的作用来规划、调节物流的数量、方向、速度和目标，时期，按照一定的规划运行，最终实现IT监理的三大目标。因此，信息也是监理工作中不可缺少的重要资源。
5.2、信息是监理工程师实施目标控制的基础
控制是监理的主要手段。控制的主要目标是将计划的执行情况与计划目标进行对比分析，找出差异及其产生的原因，然后采取有效措施排除和预防产生差异的原因，保证项目总体目标得以实现。为了有效的控制信息系统的质量目标、进度目标及投资目标，监理工程师应首先掌握有关项目三大目标的计划值，他们是控制的依据；其次，监理工程师还应掌握三大目标的实际执行情况。只有充分掌握了这两方面的信息，监理工程师才能做出正确决策，实施控制工作。因此，从控制的角度讲，如果没有信息，或信息不准确、不及时，监理工程师将无法实施正确的监理。
5.3、信息是有效进行合同管理的基础
合同管理是贯穿监理工作始终的一项中心任务，这需要监理工程师必须充分掌握合同信息，熟悉合同内容，掌握合同双方所承担的权利、义务和责任；为了掌握合同双方履行合同的情况，必须在工作时收集各种信息；对合同出现的争议，必须在大量的信息基础上做出判断和处理；对索赔，需要审查判断索赔的依据，分清责任原因，确定索赔数额，这些工作都必须以自己掌握的大量准确的信息为基础。
5.4、信息是监理工程师协调各有关单位之间关系的纽带
信息工程的实施过程中，需要涉及到很多单位，如：业主单位、承建单位、资金供应单位、外围工程单位（电力、通信等）等，这些单位都会给工程项目目标的顺利实现带来一定的影响。要想使他们协调一致地工作，实现工程项目的建设目标，就必须用信息将他们组织起来，处理好他们之间的关系，协调好他们之间的活动。
总之，IT监理信息渗透到监理工作的每一个方面，它是监理工作不可缺少的要素。如同其他资源一样，信息是十分宝贵的资源，要充分的开发和利用它。
6、小结
IT监理作为知识密集型的高智力服务业，它依靠的是专业人士的知识、经验为客户提供决策、咨询服务，而这些服务是离不开信息的。IT监理信息渗透到监理工作的每一个方面，它是监理工作不可缺少的要素，在IT监理中具有重要的作用，要充分地开发和利用它。

原文转自：http://www.ltesting.net