探讨回顾会议的四个问题及其作用(2)

　　最后还有一点非常重要，我们要从大家的陈述中找出哪些做法能让团队始终保持积极性。在我们人类世界里，大多数人为了成长会着眼于现实，解决其中的问题。同样，很多人在面对争辩、争执和分歧时会失去动力。为什么不去关注那些实际上已经发生的能够鼓舞大家士气的事呢?你要知道，那肯定会在最大程度上推动团队不断地自我完善和发展!

　　问题3：我学到了什么?

　　这个问题非常重要，它让我们以发散的思维去思考那些可能曾经被我们忽视了的事。这个问题促使我们思考在工作过程中学到了什么。我们举例如下：

　　“我的收获是，当我思考一个棘手的问题时，往往丢开键盘换个环境会有更好的效果。”

　　“我的收获是，如果我在坐到计算机之前就已经有了清晰的目标，那么我就会更加专注。”

　　“我的收获是，如果在向别人表述之前首先描述一下背景，那么人们就更容易接受你表述的内容了。”

　　当然，我们也会得到一些经验教训，比如：“我的体会是，我们不要在最后时刻变更，我们不要冒这个险。”

　　把你们的学习成果融入到团队中

　　这个问题让我们进一步巩固加强学习成果。它也可以挖掘出其他成员应用这些学习成果的可能性，你们既可以明确今后在团队工作中以某种行动固化这些学习成果(最好在当时就能明确下来)，也可以只是简单地介绍一下，由其他成员自己决定是否在个人工作中使用这些成果。

　　问题4：我还有哪些困扰?

　　困扰和开放式问题与前面的问题恰恰相反。回答这类问题时我们可以畅所欲言，提出那些需要解决但目前还没有答案的问题。我们举例如下：

　　“为什么我们的产品演示的吸引力越来越小?”

　　“为什么我本周的工作效率同上周相比要差一倍?”

　　“我们的产品在整个投资组合策略中处于什么位置?”

　　很容易可以看出，我们在描述困扰时能找出那些我们现在还难以解决的问题。它还为我们提供了一个绝佳的机会去表达观点、忧虑、疑问或其他敏感话题，利用这个机会你可以发现那些令人担忧却没有详细讨论过的事。归根到底，与陈述相比，讨论这类问题时可能更需要涉及到的每个人摒弃固有的思想、见解和工作成果。

　　用问题营造参与氛围

　　举个例子，请大家体会一下以下两个问题的不同，“我们如何改进我们和销售团队之间的任务申请流程?”相同的问题用以下说法就略显得有些情绪化了“销售团队总是要求我们在短时间内完成过多的任务，我们根本就完成不了。”

　　重要提示：当你们在下一次回顾会议上讨论还有哪些困扰时，你可以考虑尝试以 “哪些工作进展得不够顺利?”的方式去回答。你肯定会发现这种做法能获得更多的支持和响应。在设计四个问题这项技术时Virginia Satir可是个聪明人!

　　把四个问题转化为改进

　　当我们回答四个问题的时候，会发现有哪些工作超出了预计的时间，然后我们再明确制定将来的改进措施。

　　通常，团队只能拿出有限的时间去做改进，所以我们建议团队每次只做一小部分改进。那么如何选择到底做哪几项改进呢?我们有一种最简单的做法，由团队回顾四个问题的所有回答，按照重要程度和价值选出前三条。

　　针对这些问题，团队要花些时间去分析造成如此局面的根本原因。例如，基于重要性和价值方面的考虑，我们认为有个问题非常值得去解决：“我们在订购流程上的决策花费了太长的时间”。简短地讨论之后，我们确定请教某位专家能帮我们快速决策。于是，我们就可以把它作为改进措施：当我们在下一次做订购流程相关的决策时，可以请这位专家也参加我们的讨论。

　　如果团队觉得很有必要解决以下困扰：“我们的产品在整个投资组合策略中处于什么位置?”那么团队可以决定安排一名投资组合经理为我们提供一份报告，介绍产品组合和如何让产品适应长期战略。

　　你如何改善工作环境?

　　现在你已经了解了所有必要的知识，你或许会问：“我们如何把这些知识引入到自己的团队中呢?”好问题!我们会介绍一些以前使用过的技巧，希望能帮助你改善现在的工作环境。

　　如果你的团队需要改善回顾会议，可以考虑在下次开会之前让团队成员先花20分钟时间读读本文，讨论一下他们的想法。

　　如果你的团队从未开过回顾会议，那么就从今天开始!为了开展成功的回顾会议，你们需要学习更多的方法和技巧，读读我们的星期二技巧系列文章：让你们团队的生产力伴随回顾会议不断上升!

　　回顾会议之所以流行有一个最主要的原因，那就是无论在精益和敏捷的软件开发社区还是庞大的商业社区，他们都可以采用这一项简单易用的技术诱导团队定期做有价值的改进。最关键的一点就是要找出积极的工作方法、隐藏的问题、可能的改进：使用四个问题就可以讨论出这些甚至更多内容，把团队生产力和效率激发到一个新的高度。Virginia Satir，我们向您致敬!

原文转自：http://www.infoq.com/cn/articles/4-questions-retrospective