探讨回顾会议的四个问题及其作用

　　如何提高团队生产率

　　在快节奏的工作中，团队可以借助“回顾会议”时常停下脚步反省当前工作的进展，基于反省的结果发现还要做哪些改进。经常执行回顾会议能使团队持续改进工作效率，那么怎样才能更好地开展这项工作呢?让我们从四个简单的问题开始……

　　如何发挥回顾会议的最大价值

　　在开展回顾会议工作时你可以选择一些方法。有些方法的主要目标是挖掘团队经验，它需要较长的周期;有一些方法会定期回顾团队的历史;还有一些方法用来收集活动中和团队本身的趣事。不管我们最初想要做什么，只要是提高团队生产力的技巧，通常都能转换成我们常说的“四个问题”，这是一种快速易用的方法，能立即提升团队的生产力。

　　为了方便大家查阅，我们在网站上提供了一份指南，它可以一步一步指导你执行“四个问题回顾会议”。我们会在本文中解释四个问题的重要性，并向你说明如何让团队从回顾会议中获得最大价值。

　　简言之，使用“四个问题回顾会议”能让团队反映出最近一个周期内(通常是2周)的协同工作，团队要回答以下4个具体问题：

　　当前进展如何?

　　我学到了什么?

　　我还有哪些困扰?

　　然后，团队再根据这些问题的答案决定下一步的改进措施。

　　听起来是不是很简单呀?的确不难。但看起来容易做起来难。根据我们的经验，先理解这项技术的背景并在阐述问题注意措辞非常有助于团队从回顾会议中获得真正的价值。

　　回顾会议最初的起源于哪里?

　　回顾会议技术在精益和敏捷社区的团队工作中广为流行，然而这项技术的产生却源自《妈妈的家庭治疗》(Virginia Satir名著)的启发。为了掌握健康与幸福感的关系，她发明了一种叫做“测量每日体温”的技巧。她的问题与回顾会议技术的问题并不完全相同，但方法的核心思想却基本一致，同样是首先反映过去发生了什么(包括正反两个方面所有的影响)，然后再决定未来如何改进。

　　回顾过去，改进未来

　　我们深入研究细节之前需要特别注意一点，在回答问题的时候必须常常回顾过去。四个问题本身就能解决过程中回顾过去的部分，本文的后半部分将重点介绍未来如何改进(把改进融入到具体的活动中)。

　　当我们要了解团队工作的进展时，四个问题中的每个问题都能起着至关重要的作用。回顾会议可以改进团队正在开展的工作(包括我们要做什么以及如何去做)，随着我们对每个问题的细致讨论，改进措施就会渐渐浮出水面。

　　四个问题回顾会议

　　问题1：当前进展如何?

　　当我们针对问题寻求改进时，才能从本质上关注痛点，关注那些进展不太顺利的工作。但另一方面，我们也要问问自己哪些工作正在顺利开展，去回顾这些充满积极性的工作，对它们给予充分肯定。

　　积极的重要性

　　为什么积极情绪很重要?首先，花点时间去肯定这些充满积极性的工作能让团队充满希望、健康地发展。关注积极的事件能抵消我们的消极情绪。再者，找出这些值得肯定的地方，能让我们在后续工作中保持这些优秀的做法。

　　给大家举几个正在顺利开展的工作示例：

　　“跟客户充分交流让我们意识到一些原来忽视掉的事情。”

　　“大家互相了解彼此的工作，让我们避免在一些任务上浪费过多的精力。”

　　“我们在项目演示时给赞助商留下了深刻的印象。”

　　大处着想与事无巨细

　　团队通常会从大处着想，站在宏观的角度从整体上讨论项目(我们非常支持这种做法!)，但是深入挖掘潜在的细节也很重要。例如，“Sharita只用了5分钟和我讨论了如何过账，但却大大提高了我的工作效率。”通盘考虑每个人的个人意见，最好既关注全局，也关注已经暴露出来的重要底层细节。

　　问题2：哪些工作进展得不太顺利?

　　在回答这个问题时，团队可以找出正在努力处理的难题、问题和不满。因为我们的目的是改进，所以通常要选一些常见的问题，而不是那些突发的个别问题。与其总是卡在这些问题上，不如想些办法做些改进。

　　这个问题的目的是通过大家的集体智慧找出那些进展不太理想的工作。

　　我们回答这个问题时，要重点关注那些实际发生了的事，回顾过去究竟发生了什么。举一个实例，应该这样回答“我们在订购流程的决策花了太长的时间”，而不是“我们不能在订购流程的决策上花太长的时间”。

　　它们的区别很微妙，但却意义重大。第一个版本陈述了发现有哪些工作开展得不太顺利，进而引出另一个问题“我们如何改进?”;而第二个版本表达了一种意见和推荐的解决方案。第一个版本回顾了过去，陈述了实际发生的事，让我们在正确的思维模式下考虑如何改进。

　　回顾过去开拓未来

　　大家体会一下下面两种不同的说法，“客户驳回了我们的两个工件”，“我希望客户能够更加实事求是地看待我们的交付物。”

　　同样，第一个版本是一个简单地陈述。第二个版本有两个问题：它描述了未来的渴望，而不是过去的结果;它表述了一种解决方案，但这种解决方案却不一定能够解决实际的问题。

　　在这个阶段，我们应该避免寻求解决方案，因为这么做会限制我们的思路。我们当前只需要关注事实，以便将来寻求改进措施时能够更加充分地思考。

　　重点关注事实

　　再举一个实例，“我们星期二的会议超时了”优于“我们在星期二的会议中过多地陷入了细节的讨论”。

　　会议超时的原因是我们陷入了细节的讨论，当然，管理者在参加会议时可能不太关注细节。但其他与会人员可能就是想要找出会议要点并详细讨论。

　　明确我们要处理的问题(只会有唯一一个)胜过提出推荐的解决方案(可能会有多个)，我们要先重点关注问题本身，然后再寻求各种可能的解决方案。

　　团队回顾时重点关注事实非常有助于将来的改进。

　　保持团队积极性

原文转自：http://www.infoq.com/cn/articles/4-questions-retrospective