企业人力资源管理信息系统的需求分析

“在所有成功的人力资源管理系统(HRMS)实现的背后，都肯定有一个全面系统的需求分析”。虽然没有统计学上的说明，但是凭借25年来在HRMS方面的研究，以及作为IHRIM(国际人力资源信息管理协会)的会员，参与或了解的众多HRMS项目的经验，可以非常肯定地相信，购买或实施HRMS系统之前是否进行全面系统的需求分析，是预测HRMS项目是否成功的最好的晴雨表。 

　　不幸的是，有许多的HRMS项目是失败的。项目的失败是因为一些本来应该或可以预见到的因素。研究发现，失败项目的确大多是在项目的购买或实施前缺乏足够的准备工作，包括HRMS系统的需求分析。许多项目失败的负责人会把原因归结于没有足够的时间这样的问题。其实他们的购买决策可能过分依赖于HRMS系统供应商的夸夸其谈。 

　　在我们个人的生活中，做一个比较大的投资，比如买一辆新车或买一幢新房子时，没有一个人会在不清楚自己的需求的情况下，冒然行动。然而为什么在实施一个需要公司投入大量资金和时间的项目时，我们却可以匆匆了事呢？就象买车或买房一样，所有需要我们来做的就是先坐下来，并做一个决定——我们到底需要什么，我们应该寻找什么？ 

　　当然，当有其他的人参与这个选择过程时，情况就会变得更为复杂。如果做购车或购房的决策与我们的配偶、其他家庭成员、朋友等有关时，我们就不得不考虑他们的意见和需求。最终，你和你的伙伴们一起做了一个购物需求清单，比如车的空间、马力、颜色或房子的地理位置、面积大小、朝向，以及有没有其他附属设施等等。如果能够完全遵照，先前制定的购物清单来执行的话，可以肯定你将得到一个最满意的结果。 

　　同样在做HRMS系统的决策之前，我们必须先考虑两件事情：一、公司的IT技术发展战略；二、选择特殊单独职能的HR解决方案还是人力资源管理系统的整体解决方案。 

　　技术发展战略 

　　如果你知道了公司IT技术的发展战略，选择过程就会变得简单一些，因为这会缩小我们的选择范围。例如，如果我们为一个中型规模或大型规模的公司，选择实施一个新的HRMS，我们就必须为至少35家主要的系统供应上准备项目招标书RFP (Request for Proposal )。这为什么会成为一个你必须要考虑的问题呢？首先，你不得不对所有这些供应商提供给你的项目计划书进行审核和评估，但如果你知道了公司将要在什么样的技术平台上运行，你就可以删减一部分不合适的系统供应商。

　　为了保证所有可能具有满足公司需求的供应商都能成为候选者，就必须先向社会公开发布一个需求信息RIF (Request for Information )。那些在这个领域具有解决方案的系统供应商就会向公司反馈，于是公司就得到一个比较短的供应商名单。 

　　最好的HR职能解决方案还是全面解决方案？ 

　　在前一阶段，你实际上是在制定公司HR系统的技术战略，如果你的公司偏好于实施特殊单项HR职能解决方案，或是偏好于实施HRMS整体解决方案，那么一切都变得非常明显了。如果采用特殊单项职能解决方案BoB策略(即Best of Breed )，公司就可以寻找能够满足自己功能需要和技术要求的最好的解决方案。

　　其实，我们不认为HR部门购买分割的单独职能管理系统是一个好主意。现在很多集成的管理系统，已经能够同时满足公司在技术和功能方面的需求了。 
　　当然，能为您提供最好的HR管理系统的供应商，未必能为您的公司提供最好的财务管理系统、生产管理系统、采购管理系统、物流管理系统和生产管理系统等。实际情况正是如此，你选择的供应商很可能并不涉足这些方面。

　　现在有一个趋势，许多管理系统供应商倾向公司提供整体解决方案，包括上面提到的大多数或全部的功能。这与以前供应商专注于某个领域不同。 

　　随着企业经营的全球化，为企业管理提供整体解决方案的案例越来越多，这也是一个趋势。例如，人力资源管理系统不再是人力资源部门的东西，而是成为所有经理人员和下属员工沟通的桥梁，也是所有直线经理和员工互动式获取公司人力资源信息的平台。 

　　很多公司都在为了谋取更大的竞争优势，而进行企业流程再造。在这个过程中，大多趋向于实施已经被应用各个领域的软件系统解决方案。 

　　不必对企业管理系统的整体解决方案进行深入研究，就可以发现系统可以大量节省时间，包括减少信息的复制工作，适时向需要的人提供准确的信息等等。 

　　整体解决方案的其他优势：有助于建立共同观点与感觉；有助于建立共同的标准汇报格式；有助于共享各种已有的技术和技能。最终，整体解决方案有助于企业更有效地进行业务流程再造。 

　　薪资管理是人力资源还是财务的职能？ 

　　这个问题虽然不如“先有鸡还是现有蛋”这个问题么悠久，但在公司管理理论中引起的争论似乎更为激烈。研究表明，大多数的公司还是由财务部门来负责薪资管理，但现在的趋势确实越来越多的人力资源部门负担起管理公司薪资的责任。 

　　实际上，薪资管理必须由人力资源部门和财务部门通力合作，而一个成功的人力资源管理系统HRMS中，人力资源部门和财务部门就应该一起定义对系统的这方面的需求。 

　　成功关键因素 

　　当项目小组开始选择或实施一个新的系统时，最好能够确保所有的关键参与者都能同心协力，并保证所有应该考虑的因素都在掌握之中。这不仅有助于识别出有可能忽略的需求，而且可以在一定程度上保证获得公司高层人物的支持。 

　　那么什么样的人是关键的参与者呢？在大多数的情况下，这对于项目经理或项目推进委员都是非常清楚的。在任何规模的企业，下面的这些人可能成为关键参与者： 

　　1.高级人力资源管理人员 

　　2.高级人力资源管理人员的主管 

　　3.人力资源各职能经理{例如福利、培训、绩效、奖金、招聘等} 

　　4.高绩薪酬管理人员 

　　5.高级财务管理人员 

　　6.高级直线经理代表——系统的顾客或用户 

　　7.高级IT技术代表 

　　我们可以从这些关键参与者那里获得这样一些信息： 

　　1.3~5个系统必须满足的他们或公司的目标，即需求 

　　2.对所有需求按重要性进行排序分析 

　　3.识别和发现新的需求 

　　4.筛出排序较低的和价值不高的需求 

　　完成了这些工作，项目小组对系统的关键需求和目标就有了一个清晰的了解，而且有了一份一些需要进一步深入研究和分析的需求清单。 
 
　　流程再造 

　　很多企业现在都在做或已经做了流程再造BPR。如果这些BPR已经完成了一些制度化和文件化的工作，那么这些工作将为人力资源系统HRMS的选择和实施提供一个非常好的指导。这些工作的完成实际上就规定了在哪些业务流程的哪些点上，应该有哪些信息，应该被什么样的人，在什么时候时候收集，以及如何被使用。 

　　需求分析 

　　当以上的准备工作做完之后，我们就可以着手编制一份文件来确定这个新的人力资源管理系统应该满足公司的所有需求，即目标。 

　　关键成功因素表会提供一个较高水平的需求表，但这些都需要做进一步的研究和分析。让我们举一个关键成功因素的例子，比如准确及时地发放员工的工资。 

　　从表面上看来，这是一个再清楚不过，不需要进一步分析的需求了，但实际上对系统而言，这就太缺乏细节性了。所以项目小组就需要通过访问和调查确定发放薪资这一过程需要哪些环节。薪资管理其实是一个有很多环节而且很复杂的过程，所以需要项目小组在这方面投入很多的精力和时间。

　　通过对薪资经理，薪资管理人员和其他人力资源管理人员，以及其它员工的访问和调查，将帮助你识别和定义薪资管理对新系统的要求，从而实现“准确及时发放员工工资”的目标。 

　　需求分析不仅包括定义所有关键的环节，还需要确定系统能否实现数据的实时远距离传输，以及所有人力资源关键职能之间的界面等。 

　　当每个需求都被识别和定义出来之后，根据重要性，你们就可以把这些因素分成至少三类： 

　　1.基本的需求——系统必须满足公司的需求； 

　　2.有益的需求——对组织有益处的需求； 

　　3.最好有的需求——不是必须的，但是如果有的话，公司业务运行的会更好。 

　　经过需求识别与分类，我们就可以得到一张包括需求和重要性的详细表单。这个表单有助于我们以后对供应商提供的软件系统进行评估。 

　　签署需求表 

　　有些公司坚持，所有负责识别需求的人员都应该，用正式的格式，比如系统需求表，来提供需求信息。这是一种很好的办法。当然，这并非必须的，与关键人员进行面对面和一对一的访问与调查，也是一种相当好的方式。 

　　形成文件 

　　最后应该形成一个正式的文件，详细定义所有对系统的需求，以及各项需求的重要性。这个文件应该由项目小组进行仔细的研究，如果有必要，还可以进行修改。文件最终应该由公司的项目推进委员会进行正式签发。这份文件作为RFP文件的一部分，将发给所有被选中参加投标的系统供应商。完成需求分析将有助于你选择出一个能真正满足你的公司的需求的供应商和系统来。 

　　人系统HRMS供应商 

　　现在这个激烈竞争的市场里，已经有许多相当不错的HRMS系统供应商可供你自由选择。 

原文转自：http://www.ltesting.net