企业信息化建设中存在一个悖论:在进行信息化建设之前将面临很多问题,比如如何选型、如何实施、如何从系统中取得收益;但如果没有亲身经历,却很难有切身的感受和防范风险的能力。
在这种状况下,如果不考虑风险,似乎一切都不成问题。对于一些从技术老将转为项目管理的新兵来说,急于开始工作,急于完成任务,匆忙上马蛮干的例子比比皆是;而如果一谈风险,则事无巨细,处处设防,试图将所有可能发生的风险都置于控制之下,反而忽略了风险控制成本将是另一种极端的问题。
老练的项目经理会根据企业的情况、软件的特点、实施的过程,判断哪些风险可以大胆一搏,哪些风险则是输不起的。管理信息化投资的风险,是一门技术也是一门艺术;既有刚性的方法,也有人为的发挥。其中,认识企业信息化的主要工作内容,掌握风险管理的基本方法,准确进行风险细分才是风险控制的关键因素。
理解信息化是由开发需求、系统建设和持续改进三个阶段不断循环构成的,将有助于加深对风险管理范围的理解:开发需求阶段需要明确信息技术的商业价值,并获得企业一把手和高层的理解和支持;系统建设阶段需要控制风险,在确定的范围、成本、进度和质量控制下完成项目;持续改进阶段由大量日常的工作构成,在推进系统深化应用的过程中实现系统的价值。其次,需要理解企业信息化是一个持续不断的过程,它由开发需求、系统建设和持续改进三个阶段组成不断循环过程,这个过程又由很多大大小小的项目组成。
信息化的风险,在需求分析阶段,表现为没有充分的开发并明确需求;在建设过程中表现为贪大求全,强行推广;系统建设完成后,风险主要表现在系统应用无人管理。
首先来谈谈开发需求阶段的投资风险管理。
开发需求阶段的主要目的,是确定项目明确的目标和清晰的范围,并通过提高企业高层的认识,强化企业对项目的支持力度。在项目实施过程中,如何得到企业高层的承诺和支持,往往是信息主管和项目经理的一块心病。高层对技术的商业价值的理解,是项目负责人后继运作的关键基础之一。如果不能解决这个问题,项目将面临包括企业对风险的承担能力有限、项目投资和其它资源保障存在困难等问题。
理解技术的商业价值的关键,是将技术的商业价值与本企业的实际相结合。
同一技术产品本身的功能对于所有的客户来说都是相同的,但是它本身所能带来的价值对不同客户的差别却是很大的。比如一台激光打印机,对于每个月打印5页纸的小公司和每月打印2000页纸的大公司,打印机的功能相同但对企业的价值却完全不同:对于前者也许就值几百块钱,而对后者则可能值上万元。同样的道理也可以用于对软件的商业价值的判定:比如软件的销售订单管理系统,对于每月处理10笔业务的企业,采取手工记录的方式可能反而更经济;但对于每月处理2000笔业务的企业来说,这套销售系统就有极大的作用。在开发需求阶段,做详细的对商业价值的分析,而不是对技术实现的分析,对项目投资风险的控制是非常重要的。
当然,在很多复杂的情况下对于一些需求比较简单的项目,可以考虑试用5W的方法,也就是连续问5个“为什么”,直到某一需求可以与企业的利润挂钩。这一方法不一定对,但却能给我们很多启示。比如,为什么要用word来打字?因为打印比手写好看;为什么要好看?因为对公司的形象好;公司形象好对公司有什么意义?能提高销售成功率……等等。
但对于比较复杂的需求分析,比如企业信息化的总体需求分析,则需要采用IT规划的方法。对项目进行整体规划、分步实施是比较可行的控制风险的方法。一般来说,IT整体规划可以解决以下几个方面的问题:企业需要实施何种系统、按何种计划来实施、会得到何种投资回报、需要何种IT治理结构来保证信息化的成功、变革风险控制策略分析等等。企业在实施信息化建设时,如果没有整体规划,今天做一个,明天做一个,这样造成的浪费会非常大,成本会非常高,而效果却不一定理想。但整体规划并不意味着可以一口吃成个胖子,还需要分步骤实施。实际上,信息化的脚步是持续的:先从ERP做起,打通内部的运作关节;然后建立电子商务;接下来建立客户关系管理系统,以及决策支持系统、商业智能系统等等一系列的内容。