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鹏泰面粉有限公司ERP建设纪实
引 言 公元2004年12月15日清晨，轻柔的海风吹走了黎明前的最后一抹黑暗，古城、原野、海岸线，它们的轮廓在朝阳中渐次清晰，寂静的城市慢慢苏醒，一切都似乎和平常没有什么不同…… 此时，从鹏泰公司的计算机房里走出几个年轻人，他们眼角的倦意遮掩不住充满成就感的笑容——对于他们，对于整个鹏泰公司，这一天是值得纪念的，因为彻夜未眠的他们终于完成了ERP最新版本——用友ERP
U860在公司服务器上的部署,完成了公司新老信息系统的更替，完成了ERP在鹏泰的又一次升级!一个全新的信息处理平台业已构建完成，我们将借此进一步提高业务处理的效率和信息畅通的程度，向着更高的精细化管理层次腾飞——这一天也将作为一个新的起点，在鹏泰信息化建设的长卷中平添浓墨重彩的一笔! 提起面粉企业，在一般人的脑海中可能会浮现这样的景象——地处边远城镇，房屋简陋，设备陈旧，机器轰鸣，粉尘四溢，而穿梭其中的是些面目模糊、表情呆滞的操作工人…… 鹏泰就置身于这样的传统行业，而且仍只是一家仅有200余人，年销售额4亿元的中型企业，她地处渤海之滨，近十年清冷的海风已使她的外表多少染上了几分沧桑，但若你走近，就会感到这原来是一个多么鲜活的企业!她充满实力、锐意进取，甚至不乏锋芒。你会吃惊的发现，在整个面粉行业的设备达产率不足40%之时，鹏泰能持续几年满产;在多数企业为自己的产品苦寻销路之际，鹏泰的面粉却始终供不应求;在竞争激烈、原材料价格波动的最近几年，鹏泰却能实现每年20%的净利润增长! 是什么样的内力推动着一个企业如此生机盎然的发展?——从鹏泰信息化建设的过程中你或许可以窥见一斑。 十年铸一剑 和所有企业一样，鹏泰的信息化起步也是从财务管理开始入手，早在1996年，公司就已初步实现了财务电算化，2000年正式引入并开始实施ERP，历经十载努力，我们已构建了一套较为全面的信息系统，主要包括: 以用友 ERP U8为核心的完整财务管理和供应链解决方案，启用了总帐、应收、应付、固定资产、存货核算、报表及采购、库存、销售等模块;在此基础上还自行配套开发了基于B/S架构，更能满足企业实际需要的诸多子系统，如:批次成本核算系统、质量检验管理系统、小麦入司检斤作业管理系统、方案经济性分析等; 为了使内部数据流转更加快捷，充分满足办公自动化的需要，我们还自建了一个功能强大、方便实用的Intr.net:它以多个后台数据库为支撑，集新闻发布、邮件收发、内部论坛、业务处理、数据查询、知识交流、信息沟通、教育培训、资源共享于一体，初显企业门户之雏形; 而视频会议系统和远程监控系统的应用使鹏泰的管理者即便身处异地也可以对公司的经营状况了如指掌，实时介入日常管理，我们与业内企业间的交流也更加顺畅、便利，信息及资源共享的内涵不断延伸，整合的优势日趋明显; 所有的这些，都是通过一个自行铺架的硬件平台来实现的，包括: 千兆光纤骨干，百兆速率交换至桌面，近500个内部网络接入点，光纤高速接入互联网，6个固定IP，5台专业服务器，150台当前主流配置的PC，30台笔记本电脑配置到公司高级主管和销售经理，无线网卡、短信中心…… 十年铸一剑，ERP已使鹏泰的信息化程度在业界独树一帜，ERP正承载着公司先进的管理理念，ERP亦将成为我们步入无询问管理境界的有力工具!然而“铸剑”的历程是漫长、曲折甚至艰辛的，它几乎凝聚着公司每一名员工的努力!蓦然回首，让我们撷取若干片段、点滴感悟来追溯这条颇不寻常的实施之路: 九五年底，鹏泰公司的信息化建设以实现财务电算化为阶段性目标开始起步，一台电脑一个人是公司当时全部的资源投入，推进的艰难现已无从考证，但最大的阻碍至今仍令当年的参与者记忆犹新，那就是:各种编码的规范化、标准化难以落实，现在看来最简单的会计科目编码都曾令当时的专业会计难以接受、适应，因为因袭的观念使他们不习惯脱离中文表述，转而使用标准编码。而计算机与手工操作的并行也的确增加了基层员工的工作负荷，使大家仍有空间和理由抵触信息化建设的前行之路; 九九年初夏，公司在财会电算化的基础上，开始引入ERP，对于传统而又典型的中国面粉行业而言， ERP在当时还是一个比较新鲜的名词，并不是所有人都知道它能为企业带来什么裨益，也并不是所有的管理者都敢于尝试这种国内已有几多失败案例的管理软件，鹏泰敢为天下先的气魄使她能借此更早一步铺就成功之路。 经过审慎的筛选、评估，我们最终确定与用友公司合作，这不仅出于对其产品及服务的认可，更重要的是信赖用友公司对产品线的整体规划，及其产品对先进管理理念的承载能力。 一支由财务部全员和IT技术人员构成的团队迅速组建，短短三个月，他们完成了软件的测试和基础数据准备，于当年十月开始试运行。没有人能统计他们为此付出多少努力!几十天连续的加班，多少个不眠之夜，真可谓:衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。然而结果并不理想，不够规范的业务流程加之对软件处理环节的理解偏差导致诸多问题相继暴露。所幸经过及时调整，没有对2000年1月1日的正式运行造成太大影响，从中我们获取了一条宝贵经验:测试不是简单的浏览、查看，要以准确、真实的基础数据录入为基础，以严谨、踏实、追根溯源的态度去真实模拟业务发生时的每一细节，直至全过程顺畅结束; 之后几年，ERP的实施虽有过短暂的停滞，也走过不少弯路，但前行的步伐从未停止。抛开成绩，我们更愿意探寻实施中的瑕疵，让来自失败与挫折的教训使我们的头脑更加冷静、清醒:过度迎合不规范不科学的业务需求，过多的自行开发程序模块险些使我们陷入信息孤岛的误区，自行开发固然重要，但定位应该是弥补、配合，侧重应用于自动化数据采集和输出表报的查询，而核心业务流程还需切入ERP，使其更加规范; 我们尚有更多理性、务实而又朴素的感悟，例如:手工做不到的不应奢望借助计算机实现;管理本身不规范不纳入ERP;无标准化依据和规范时更不冒然展开相关工作;评价ERP实施成功与否的标准是:它应成为最基层人员的工作平台，而非工作负担，同一数据在企业内部的所有环节决不录入两次…… 会当凌绝顶 如果以审视的眼光苛责过去，如果这点点滴滴的感悟能够更早为我们所知，那么鹏泰信息化建设的进程还将至少提前一至两年…… 因而，我们从未满足于已有的一切，更未敢有丝毫懈怠，我们深知:ERP系统自上线开始，伴随业务增长和管理深化，将不断磨合、调整、完善，而这一过程永远持续，没有终点。ERP是先进的管理软件，更是先进管理思想的体现和支撑，而鹏泰正是这样一个思想超前，永远探索管理最佳境界的企业。“借助ERP，打造管理E化平台”是我们在管理手段上的明确追求，所以ERP的持续进步和升级是必然的，它不是装点门面的鲜花，更不是管理工作中的做秀，而是我们提升自身素质的渴望，是追求管理精细化的诉求，是支撑企业营运的终极目标! 当曾经令我们自豪的IT系统已不能承载日益成熟的管理理念和业务模式时，鹏泰人毅然选择了扬弃与提升，挥手自兹去，怀着骄傲，也带着几分留恋，作别老系统，作别Intranet，因为我们有信心开拓更精彩的未来! 如果说曾经的探索是必然的准备，那么这一次的升级我们已具备了久伏高飞的能力; 如果说往日的实施显得步履沉重，那么今天的我们却有着势如破竹的锐气! 科学缜密的项目管理，半年内有条不紊的持续推进，ERP的升级已再一次成为引水之渠，使鹏泰从优秀步入卓越。看今朝—— 我们已拥有一个完整的“企业门户” ——它将全员资源共享的信息平台与业务互动的工作处理平台整合在一起，不仅涵盖了用友ERP U860的所有模块，还无缝集成公司自行开发的子系统，通过统一的门户界面，可以在供应链、财务管理、生产制造、计划统计、质量管理、HR、OA、EAM之间任意穿梭，对外可与业务经理便捷的沟通讯息，实现采购与销售的实时过程控制和业务处理;对内它已成为公司管理者常规乃至移动的办公平台和管理工具。 我们正搭建使用着一个“移动平台”——借助先进而安全的VPN技术，将信息化的范围延伸至总部大楼之外，异地的销售业务处理、商品库存管理将不再需要单独的软件处理，出差在外的管理人员和销售经理借助无线网卡可以随时接入企业门户，兄弟企业的管理者也可通过授权在异地进入我们的网络访问游弋; 我们已实现彻底的“无纸化办公” ——借助OA软件完成原有电邮、新闻、信息发布、BBS、共享文件夹等孤立应用功能的整合，使其成为企业门户的重要组成部分，进而在可以对工作流、业务流定制的前提下，构建集文件收发、档案管理、会议管理、车辆管理、信息发布、知识管理于一体的完整办公平台。基于Excel和Word的办公方式将渐行渐远直至被抛弃，管理信息预警和业务处理提示正通过短信自动跟踪到个人手机; 我们在开通真正意义上的 “网上银行” ——远非简单意义上的网上支付，没有支票，没有汇票，我们的会计和出纳不必每天来往于企业和银行之间，办理繁琐的业务;我们可以尽量减少现金持有量，因为它已把企业、银行之间的帐务系统直接对接起来，实时处理企业与银行之间业务，将应收、应付、费用报销中的付款业务直接延伸到银行端，实现网上付款、余额查询、交易明细查询、对帐等功能; 此外，尚有HR、EAM在逐步深入…… 山高人为峰 优雅的办公环境，高效的业务流程，宽松的人文氛围，可观的经济效益——畅想会令人兴奋，前景异彩纷呈，然而心有多高，路就有多远。 我们深信，ERP不过是助我们飞向成功的翅膀，而鹏泰独具的人才和思想优势才是我们振动这双翅膀的动力! 鹏泰始终致力于打造科学的管理文化，“人性化管理”被赋予更深的内涵，在鹏泰它被定义为“管理中的人性化”，其精髓是尊重并调动员工的主观意识，让员工参与管理，参与决策，张扬个性，为个人提供展示才华的机会，给员工自由发挥的空间，实现员工与企业在发展层面的双赢! 山高人为峰，对人的关注使我们不断造就着高绩效的团队，而拥有这样的团队是鹏泰取得持续提升的基石，这一优势在此次ERP的升级过程中也有最直观的体现—— 我们的ERP实施也决不只是“一把手”工程和IT人员的“专利”，我们倡导并力行全员参与。总经理不光是拨经费，还要上台讲流程和定义;副总不光是坐镇指挥，更要深入参与讨论流程和标准。整个实施过程，不仅电脑科员工全程介入，更多的是来自公司所有部门的管理者和基层操作人员。中小企业的ERP推行付不起实施费用、请不起专家固然是一个客观因素，但这种自主实施的方式必将使学习、测试、实施、操作完美结合在一起，提高实施效率，缩短实施周期，而通过这种磨合、思考、理顺，使我们的员工得到历练，稳步成长。 我们没有IT专业的员工，却拥有专业的IT人员， “软件与硬件并重，理论与操作结合”是公司信息化建设的一贯策略，几年来实战的洗礼，已使我们锻炼和培养了一支优秀的IT队伍，而这支仅有几人组成的团队肩负着部署服务器、构建网络环境、调试VPN，开发配套程序、ERP项目管理以及协助支持兄弟企业同步推进ERP等诸多重任; 我们不断致力于业务流程的优化 ——“管理的精细在于过程控制”，为契合鹏泰的实际，我们曾果敢的放弃了U860的某些模块，为追求流程的简洁顺畅，我们也抛弃了沿用多年的作业方式和工作程序，此前仍残留的手工单据被彻底淘汰，如差旅费报销单、用款申请单、礼品申请单、派车单、过磅单、客户回执单、车皮计划表、物料申购单等。不但自行开发软件模块的基础设置全部源自U860平台，其处理完成的业务数据也通过EAI最终导入U860实现数据共享; 对实施ERP，我们有着强烈的互动意识。作为中国最大的管理软件供应商，用友公司无疑是国内软件业的先锋，共同的追求和彼此的坦诚相待使我们的合作成为一种战略合作伙伴关系:我们不仅是用友公司的典型、原型用户，更主动参与用友ERP
U860的研发，从介绍典型业务流程到接受某种替代方案;从参与软件测试到对软件提出改进意见，我们不仅共同推进鹏泰的ERP实施，更为着眼于传统流程型行业的完整解决方案而努力! 也许有人认为，ERP某些功能与模块的应用与否对于鹏泰这种规模的企业来说并不重要，但我们恰恰认为:借助专业的管理软件和先进的管理思想，实现的决不只是工具和方法的简单提升，对员工观念、习惯、素养、效率施以深远影响——这才是我们孜孜以求的目标，这才是最终绩效的根本驱动! 软件升级不是为了盲目追求高新版本，而是使更加标准化、规范化的工作方式最终形成;信息化建设带来的也不仅仅是办公方式的改变，它正为员工提供着学习和培训的工具与方法，使提高员工素质不再成为空谈
;它也正使科学的管理理念渗入员工思想，使员工的行为和意识发生潜移默化的改变:敢于尝试，关注细节，遇事三思，注重计划，着眼整体，融会贯通，以数据和事实为依据，自觉注重过程控制…… 进而，我们将借此大踏步进入“无询问管理”境界 ——变盲目的强调指标“结果”，为实事求是的注重操作“过程”，变并联式的“目标与达成”，为串联式的“因为与所以”链接循环;变经验型、理智型、责任型的判断定夺，为以多通道数据为依据，以模拟方案为参考，以因果依存中的反馈调整为重要步骤的决策。 理智而务实，灵活但不失控，张扬个性而不散漫，工作着并快乐着!这是我们在ERP实施过程中对“人”的期许，这也是我们构建一种更严谨务实的企业文化的根基! 结 语 创新是企业生存与发展的永恒动力，也是衡量企业是否具有可持续发展潜能的标志。如果说是创新为鹏泰赢得了今天，那么也只有创新才能带领我们走向未来! 十年来的信息化之路体现着我们曾经的敏锐和无畏，而ERP的不断深化亦将驱动着鹏泰在创新的路上不断前行。 我们仍将致力于对现有流程的思考和重组，使成本、质量、服务、速度、环境这些反映企业竞争力的要素得以明显的改善，构建集管理、技术和信息之大成的全新经营理念和运作模式;我们亦将在对资源和数据进行汇总、统计、整理之外，更加关注信息处理的深化，使信息转化为知识，让知识创造效益! 大鹏一日同风起，扶摇直上九万里!鹏泰亦将乘着ERP的翅膀在面粉行业的长空中飞得更高，更远!
