京花网络构建广东中烟工业公司办公协同系统

一、背景

加入WTO后，中国烟草行业首要的两条承诺便是：第一，降低关税；第二，两年后，取消进口卷烟零售特别许可证申请制度。面对日益严峻的国际竞争，国内烟草企业不进则退，他们除了迅速增

强自身的核心竞争力外，别无他途。中烟敏锐的意识到：信息化是构建企业核心竞争力的加速器。

   

2003年，中国烟草行业启动了二十年以来的最大变革，在工商分离、工业公司兼并重组的clearcase/" target="_blank" >cc">浪潮下，4月广东烟草实现工商分离， 5月28日广东中烟工业公司正式挂牌成立。广东中烟将负责管理广东卷烟工业的整个领域，承担这一领域内的生产、经营、管理等方面的职能，肩负着企业改革、发展、兼并、重组的重任。

   

在新形势发展战略需求下，广东中烟成立之始，就决定以信息化建设作为支撑点，以信息化建设成果带动改革各项工作的开展。信息化建设对新成立的广东中烟，如一张“白纸”，面临人手少、时间紧、任务重、要求高、改革速度快而需求迫切的客观现实，要求以创新的蓝图规划及合理实施，来保障信息化建设的成效。

   

广东中烟认为，信息化工作的内容实质，就是“在信息的空间重建企业的运作”。信息化建设目标就是：在广东中烟的管辖范围内最大限度地实现数字化的运营与管理，最终目标是在未来实现广东烟草工业的数字化蓝图。信息化工作，要求在生产、管理、改革三个方面起到促进作用：

   

1）促进生产：促进生产的效益和效率的提高；

   

2）促进管理：促进管理思路、方法、手段、模式的创新，并帮助落实到位；

   

3）促进改革：在合并－重组的改革进程中，与改革同步，甚至适度超前，帮助把改革的理念融入企业，化解障碍，辅助改革的顺利推进。

二、项目需求

上图代表了广东中烟工业公司的企业信息化规划，包括三大类系统：业务管理系统、办公协同系统与未来要整合全企业数据、信息、应用的企业信息门户系统，各个系统之间相互联通协同，并能承上启下：上连国家烟草局电子政务系统（电子公文交换）与外部银行、电子商务服务等，下连下属各单位机构。

   

广东中烟员工的工作地点非常广泛，从大楼一直到远处的生产企业，需要建设办公协同系统让人群协同作业，做到无分时间地点地实时沟通，并逐步部署到下属单位，为改革的纵深发展提供支持。为了在每一个工作细节中帮助员工提高工作效率与工作质量，广东中烟将员工日常办公行为划分为四大类进行信息化设计：

   

1）办事：包括员工办事需求的申请、审核、信息传递、指示与请示等五部分；

   

2）沟通：包括员工日常七种商务沟通方式，包括电子邮件、无纸传真、视频会议、语音信箱（电话留言）、手机短信、论坛以及面谈约见；

   

3）信息的发布与获取：包括员工各种常用信息的发布与获取，如系统主页、大堂电子屏幕、视频服务、公司网页等，信息源于系统各模块；

   

4）事务处理：包括文件的上传下达、BtoB、BtoC电子商务应用、文件档案管理、网上培训、访客管理等。

三、实现功能

   

办公协同系统是贯彻中烟提出的“信息化工作就是在信息的空间重建公司的运作”思想的强有力的武器。随着新大楼的落成、ERP、人力资源、弱电等系统实施工作的完成，中烟公司迫切需要一套系统用于协调员工的日程工作、整合公司的资源、提高公司的办事效率，因此，办公协同系统也随着用户的需求应运而生。2004年4月份，京华网络开始为广东中烟建设办公协同系统，8月正式启用，让所有员工无分时间地点实时沟通，随着改革的向前推进，系统也已逐步部署到各厂相关工作岗位，为下一步的改革铺路。

依据上述需求，京华网络采用Microsoft.Net技术体系建设办公协同系统，系统功能分为办事、沟通、信息发布与获取、事务管理与系统管理五大块：

   

1、办事

   

1) 申请：费用申请、假期申请、综合申请

2) 审批：待办事项、财务凭证处理

3) 请示汇报：起草请示汇报、处理请示汇报

4) 指示：起草指示、处理指示

5) 文件传递：发送文件、接收文件

6) 意见征询：征询意见、发表意见

2、沟通

   

1) 电子邮件：草稿、收件箱、已发送邮件、已删除邮件

2) 手机短信：短信发送、未发送短信、已发送短信、短信接收

3) 桌面视频：会议邀请、视频会议、视频配制

4) 约见：约见、处理约见

5) 留言：发送留言、查看留言

6) 内部交流：企业讨论平台、部门内部交流平台

7) 传真服务

3、信息发布与获取

   

1) 计划与任务：部门计划、部门任务、个人任务

2) 日程管理与查询：日程分析、查看员工状态、个人日程、设置伙伴

3) 通知：发布通知、查看通知

4) 大事记：公司大事记、部门大事记、个人大事记

5) 通讯录：公司通讯录、个人通讯录

6) 在线欣赏：在线电视、视频点播、背景音乐、大屏幕信息发布

7) 投票管理：投票

8) 资料查询中心：文档查询中心、新闻查询中心

9) 自助功能：食堂菜谱、世界万年历、航班查询、月工资、年度工资、手机归属地查寻

10) 借还款管理：个人借款、个人还款

11) 资源使用查询：会议室状态、车辆状态、停车场状态

4、事务管理

1) 公文处理：待办公文、收文处理、发文处理

2) 档案管理：档案查询、案卷查询

3) 访客管理：预约、访客处理、起草放行条、处理放行条

4) 公司资产管理：物品管理、物业管理、电话费用查询

5、系统管理

   

1) 用户管理：部门管理、组别管理、用户管理、在线用户

2) 个人设置：签名收集、指纹收集、个人图片、私有组管理、登录背景音乐、密码修改

3) 设置管理：词类设置、词条设置、代理管理

4) 界面管理：个人主题、模块管理

5) 日志管理：用户操作日志、用户登陆日志

6) 权限管理：模块设置、权限设置

四、主要特点

办公协同系统主要有以下的几个特点：

   

1）协同全公司、各厂员工的工作

   

随着公司的成立和逐步走上正常的轨道，如何协同内部员工的工作、有效的利用公司的资源、安全而又最大化的共享公司内部的信息越来越迫切的摆在中烟各级干部职工的面前，如果在基础设施非常完备和先进的情况下，员工仍然像以往那样去交流、沟通、协同的话，现有的资源就会被浪费、人员的工作效率不能得到有效提高、管理混乱。办公协同系统作为一个高效、协同性强的系统，将内部员工有效的协同，从而使公司的运作更上一个台阶。

   

2）多种多样的协同方式

   

在办公协同系统中，协同人的工作有多种的方式，如电脑提醒、手机短信提醒等等。用户可以通过公司的局域网或者直接通过互联网访问办公协同系统；重要的信息将会发送到被协同者的手机上。被协同者可以通过手机处理事务。例如：如果有某人在大楼的保安处登记访问公司员工，保安在办公协同系统中登录后，来访者的信息将会立即传送的被访者的电脑上，同时，被访者的手机会立刻接收到一条提醒信息，告诉被访者有人来访，此时如果被访者不在电脑旁边的话，可以通过输入短信的方式，告知保安是否允许来访者进来。在短信发送后，保安会立刻在电脑上显示是否允许来访者进入的信息。

   

3）承上启下：上连国家局下接各厂

   

办公协同系统除了在公司内部发挥巨大的作用之外，还起着连接国家局和各厂的纽带的作用。办公协同系统与国家烟草局二号工程实现了无缝接口，通过办公协同系统可以直接从国家烟草局二号工程系统中接收文件；办公协同系统中的发文，可以直接发送到国家烟草局公文传输系统；同样，公司的文件可以直接发送到各厂，各厂的公文也可以直接发送到公司。办公协同系统在公文的传输上，起到了一个承上启下的作用，有效的连接了国家局和各厂。可以为公司的集团化做开路先锋。

   

4）连接其他业务系统：ERP、人力资源、弱电等等

   

办公协同系统还与其他很多系统做了互通互连。如与ERP系统进行了接口：公司内部的报销流程可以直接在办公协同系统中进行审批，审批的单据可以由财务直接导入ERP系统，在ERP系统中出具单据；与人力资源系统进行了集成：公司的员工可以通过办公协同系统直接查询个人的工资，这些查询都是办公协同系统在后台直接连接人力资源的数据库，即保证了数据的安全，又方便了员工；与弱电的众多工程进行了接口：在办公协同系统中可以直接控制整栋大楼的背景音乐，做到了背景音乐在办公协同系统中定制、自动播放、自动管理；在办公协同系统中可以直接观看有线电视，并对观看电视的时段进行了控制；在办公协同系统中可以直接操作等离子信息屏幕的内容管理等等。

  

 5）人性化设计：

在办公协同系统的实现过程中，京华网络十分注重用户的工作习惯与实际需求，采用人性华设计，例如用户不必担心遗失密码，采用安全的指纹登录，不用手工输入即可方便登录到系统；例如上图的会议室安排申请表中，屏幕右侧“协同区”中实时显示当前会议室情况一览、会议材料列表、相关流程审批情况等等，用户在一个界面就可以获得与当前事务相关信息并即刻处理，充分体现了“以人为本”的软件设计理念。

五、项目收益

2004年是广东卷烟工业进一步深化改革，实施“三步走”发展战略，为实现建立跨地区企业集团夯实基础的一年，重点抓好六个整合：企业整合、生产资源整合、管理整合、品牌整合、市场整合、企业文化整合。

   

广东中烟办公协同系统以人为中心，实现团队、知识、事务、应用、流程、网络与终端的协同，全面提升办公效率的同时，也为实施以ERP为基础的协同商务应用创造了条件。因此可以说，“办公协同”是实现广东中烟“六大整合”的重要基础。以办公协同系统为核心的广东中烟信息化体系，已经形成了“数字广东烟草工业”的雏形，最终将搭建成为一个完整的“信息化大厦”！

 

原文转自：http://www.ltesting.net