京华网络构建深圳万科集团协作平台案例

一、客户背景

万科企业股份有限公司（以下简称万科集团）成立于1984年5月，以房地产为核心业务，是中国大陆首批公开上市的企业之一。至2003年12月31日止，公司总资产105.6亿元

，净资产47.0 亿元。

   

万科集团凭借一贯的创新精神及专业开发优势，树立了住宅品牌。目前万科业务已经扩展到18个大中城市，并确定了以珠江三角洲、长江三角洲和环渤海湾区域为中心的三大区域城市群带发展以及其它区域中心城市的发展策略。

   

随着企业集团化的快速发展，万科集团意识到协同工作、知识管理对于提高企业管理综合水平，加强企业可复制并快速发展的重要性。因此计划建立一个能够进行协同办公及知识管理的协作平台。万科集团经过反复调研、考察、比较，最终选择广州市京华网络有限公司（以下简称京华网络）建设其协作平台。

二、客户需求

   

随着万科集团的高速发展，组织架构日益复杂，并呈现出三层次的管理模式。在万科集团总部下属共有6个区域地产分公司，各区域公司下属仍有各自的城市分公司，各区域分公司相对独立。因此，系统必须要考虑到支持现有的集团多层次的架构管理，同时还要考虑到将来集团的快速发展和变化。

   

1． 项目审批需求

   

万科集团以项目为业务核心，但在以往的项目每个阶段的审批过程中，经常会出现耗时久，审批版本不一致，项目文档找不到的现象。因此，需要通过电子化的审批手段实现项目过程中从设计、工程、销售各个环节的审批，并实现项目过程完整信息存档和备案。

   

2． 跨部门、跨地区协同工作需求

   

万科集团下属分公司分布在不同的地理位置，大量工作需要不同人员组成临时性的项目小组，他们之间的协同工作主要还是基于电话、E-mail和服务器文件共享等，效率低下，不能实时互动，存在较大安全隐患。

   

万科集团需要交互的信息呈爆炸式增长，协调管理费用很高，需要一种更为经济、便捷的通讯协同工作的办公方式，以打破地域、组织等造成的壁垒。

   

3． 信息门户需求

   

由于万科集团分公司遍布全国各地，工作中人员出差非常频繁，因为员工出差在外常常影响工作的顺利完成，特别是公司有很多事务需要领导处理，领导出差往往影响到公司的业务。

   

4． 档案管理需求

   

万科集团在项目管理过程中产生了众多的文档和资料，但通过手工的管理不但容易出现版本不统一，容易遗失的现象，而且难以查询和利用。因此，需要通过电子化实现项目生命周期全过程的档案管理和利用。

   

5． 知识管理需求

   

真正的控制性资源和决定性因素，不是资本，也不是土地和劳动力，而是“知识”，特别是以项目为核心的万科集团更需要实施知识管理系统。

三、实现功能

万科集团的协作平台建设，划分了三个阶段实施：

   

第一阶段：实现项目审批、电子档案和跨部门、跨地区协同办公；

第二阶段：信息门户的应用，企业信息的快速产生，并形成规模；

第三阶段：知识管理，在工作过程中信息的沉淀、积累、提炼和升华。

图：万科集团协作平台功能关系

3.1项目审批

   

通过协作平台，为万科集团项目工程中的信息提供了审批和存档功能，从设计、工程到销售各环节实现了30多个项目审批流程。解决了项目阶段中的审批周期长，文档版本不一致的现象。

   

3.2跨部门、跨地区协同办公

   

通过协作平台，万科集团建立了一个高度互动、个性化的工作环境，跨部门、跨地区协同工作的水平大大提高，沟通成本大大下降。企业领导能够随时查看各部门的工作情况，了解员工的工作进度，听取员工汇报、安排工作日程等，员工之间也可以随时对工作任务、工作方式等问题展开讨论，探讨工作方法、找到最佳工作方式。

图：协同办公功能   

3.3信息门户

   

通过协作平台为万科建立了从集团、区域、公司、部门到个人的企业信息门户,整理了现有业务类信息(专业地图),为员工提供各种服务和工作指引，并提供各类网上工作区, 提高了员工协作效率和信息的透明度。

图：分公司信息门户

3.4档案管理

   

档案管理科学地管理万科集团各项目的购地、设计、工程、销售、客户合同、资料等信息，按照档案法规统一管理完成处理的电子资料和实体档案（如纸质资料），并把大部分的图纸、合同等资料扫描并存储，提高了档案的收集、整理工作效率，并有效地提高档案的利用效率，实现项目全程档案的管理，并提供了同类型项目的可复制及借鉴的作用。

   

3.5知识管理

   

知识管理从专业知识、行业知识、经验案例以及公共知识来划分知识内容，支持多维的知识管理，以及专家在线解答，并提供授权的共享机制，为员工提供了方便快捷的智能检索和查询功能。包括了：经验案例、知识地图、专家网络和综合查询功能。知识管理与万科的各项具体工作事务紧密关联，有效地处理企业的知识资源，辅助专业知识和业务的持续发展、不断优化，通过与项目审批和信息门户中的信息结合，让知识和信息从日常工作过程中不断积累，并通过合理的业务分类，以及快捷的检索手段实现知识的快速定位。

四、主要特点

   

1． 基于clearcase/" target="_blank" >cc">微软SharePoint portal server 2003实现的协同办公和知识管理系统；

   

2． 支持集成和分布混合的部署结构，根据万科的管理架构，协作平台即可以支持统一在万科集团总部部署，也可以支持分布在各下属地产分公司部署；

   

3． 通过多种协作工具，实现公司、部门、个人等多个层面的事务协作、信息协同和共享。

   

4． 支持多层次站点，实现从集团、区域、分公司、团队到个人的不同信息展现和共享。

   

5． 通过在项目过程和日常信息门户的日常信息积累，从工作中自动产生知识，实现自动的知识积累；

   

6． 项目档案电子化全面管理，实现了从整个项目生命周期所有资料的电子化管理。

五、客户收益

   

· 规范和优化万科集团企业内部的项目管理流程，提高审批的效率；

· 加强万科集团内部沟通和交流，提高信息的透明度，提高日常的工作效率和信息的扁平；

· 通过快速、全面、个性的信息分享，为万科集团各工作人员提供高质量的信息服务，提高了日常工作效率；

· 方便员工绩效考核，能够及时有效地监督员工的工作进度以及重点项目的进程，节约人力成本，降低了管理成本；

· 与知识管理结合，不但提高企业的整体创新和创造能力，适应企业快速发展，为企业的规模化发展和管理体系的复制提供了有力的保障。

 

 

原文转自：http://www.ltesting.net