方正奥德档案电子化管理系统深圳工商局应用案例

一、项目实施背景

　　

工商行政管理局是国务院主管市场监督管理和行政执法工作的直属机构，是管理全国数以百万计企事业单位的国家机关。工商局在工作中产生了大量的档案资料，而且档案资料的数量还在

不断的增加之中。在日常的工作里，原始手工管理模式给档案管理工作带来了极大的不便，人员劳动强度大，档案资料管理困难，而且经常满足不了客户的要求，积压了很多案件的处理。工商局也看到了原有的档案管理的弊病，上至国家总局的领导，下到各个地方工商局都在积极的行动，以求改变这目前这种落后的状态，实现档案资料的电子化管理。

2000年3月，clearcase/" target="_blank" >cc">方正奥德公司在经过充分的市场调查之后，适时地推出了全新的档案电子化管理系统。这个系统秉承了方正奥德的文档管理系统的优点，涵盖了档案电子化管理的方方面面，为工商行政管理局提供最优的系统解决方案。

二、客户的需求

　　

深圳市工商局管理着特区十三万家注册企业，每家企业档案多则二三十册，每册三四十页，档案总量高达1500万页。多年以来，深圳市工商局一直沿用传统的手工方式管理企业档案资料，人工检索档案信息。在社会经济飞速发展，市场活动日趋活跃的今天，传统档案管理方式的弊端越来越显现出来，难以适应现代化的办公要求，具体表现在： 

1、查询效率低，查询频繁，劳动强度大。查询文书档案时，档案员要经常往返于档案室前台和库房之间，有的企业档案可能好几卷，份量非常重，同时为了防止丢失，查阅前后都要核对数目。

2、档案安全性得不到保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。

3、归档困难。由于资料的变动（增加或更新），以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将十几万卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。

4、管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

深圳市工商局的各级领导充分认识到手工管理档案模式的不足，结合国家工商总局提出的“一库、二中心、三网、四化”信息化建设的总体要求，将实现档案电子化系统提到工作日程上来。

三、设计目标

　　

方正奥德在和深圳工商局一起深入调研之后，对于工商局的档案电子化管理系统的总体设想为：建立电子档案管理中心，将需保存的各种文档在此有一个科学先进的备份，在此同时，对全部档案进行重新整理，规范档案原件，解决档案管理所存在的问题，使档案管理更有效、更有力，并能成为促进审批、核查等业务工作的有力手段。

具体要求是：

1、使用条码规范和简化档案管理工作，进行有序高效的管理，减少人为地归档和调卷错误，使档案管理水平有一个质的飞跃。

2、通过高速扫描、图像压缩与处理、海量数据存储、数据库等技术，获取全部档案的电子影像，实施安全的档案备份。

3、客户通过查询档案的电子影像实现对档案的查询。在此过程中，减少客户与档案原件接触的机会，避免档案原件被调阅人私自涂改、污损或撕毁的危险。

4、通过使用图形、条码、海量存储等先进的计算机技术实现档案管理电脑化、存储光盘化、信息网络化，并且在此基础上，逐步实现办公业务自动化。

四、系统概述

深圳市工商局“档案电子化管理系统”是一套综合的软硬件集成解决方案，该系统采用目前先进的计算机技术、数据库技术、网络技术和多媒体技术，实现档案中心的各项管理职能。

“档案电子化管理系统”是方正奥德计算机系统有限公司根据深圳市工商局的实际需求，开发的一套电子化档案管理系统。该系统主要包括档案扫描、档案室窗口查询、远程网络（Web）查询、档案库房管理、档案日志管理五个部分。

其中客户最为关心的两个部分包括：

1、历史档案的扫描

在深圳市工商局档案电子化的过程中，方正奥德公司考虑到工商局的实际情况：当前档案保有量大，每天新增加的档案数量少，提出由公司提供扫描服务，来实现档案电子化的方案。

在具体实施上，方正奥德公司组织管理人员、技术人员和一批扫描设备在深圳工商局提供的场地上建立临时的缩微中心，按照工业化的方法管理和组织缩微中心的运作。总计投入柯达公司的中高速扫描以3台，用以高速处理档案资料；A3、A4幅面的平板扫描仪若干，处理照片、证书等特殊的资料。还有相应的PC工作站、服务器等硬件设备。

方正奥德公司组织了60名工作人员投入到档案的扫描工作中，建立了两条生产线，从档案的出库、拆分到档案的扫描、质量检测再到最后的档案装订、回库实现流水作业，极大的提高了扫描速度，有效的保证了档案资料的影像质量，妥善的、迅速的处理工商局的历史资料。

在深圳，我们将用时10个月处理1000万页的档案，达到系统运行时所需的档案数量。

2、档案检索

深圳市工商局的档案电子化管理系统开始运行以后，档案资料的电子影像保存在计算中心的服务器中，通过网络相应查询请求。在注册分局的交易大厅里安装触摸屏或PC工作站等查询终端，接待客户的查询。

档案的查询有着严格的程序，主要包括：查询登记、预交费、领取查询卡、档案查询、档案打印、费用结算、领取打印材料等一系列过程。查询采用“一卡通”机制，查询用户领取到查询IC卡后，可以在任何一台空闲的查询终端上进行档案查询。

“档案电子化管理系统”还包括一个Web服务器，以便于用户在Inte.net网络上进行远程查询。该系统可以实行会员制，吸纳那些国内大型企业集团、外企和律师事务所等。会员制查询用户可以每年交纳固定的费用，查询所需要的档案资料。今后也可以对非会员的查询用户开放，费用可以通过网上电子支付方式。

深圳工商局的档案电子化管理系统经过一段时间的试运行，在降低工作强度，提高查询效率等方面效果很好，受到了深圳市工商局系统员工和企业客户的一致好评。 

原文转自：http://www.ltesting.net