方正奥德构建北京中行会计档案缩微系统案例

1系统概述

北京中行会计档案缩微系统于2003年10月底开始试运行,系统日处理凭证量达到20万张。

该系统利用高速扫描仪将纸质档案转换成电子文档，建立索引信息，海量存储影像

和索引数据，支持在线/离线，本地/远程等各种方式的查询。本系统是采用了业界先进的计算机技术、网络技术、图像技术、存储技术等，并引进国外先进管理经验结合我国实际情况而开发的一套电子化凭证管理系统。系统总体设计为：档案缩微系统负责全行所有会计档案的电子化管理，并与原业务系统相对独立，互不影响。本系统采用集中处理模式，在分行建立档案中心，接受来自全市各个分支机构的对公凭证，做统一的扫描、存储、查询支持。扫描后的影像建立批次索引，并定时按照机构顺序刻录光盘，一式两份。系统同时支持对档案实体进行电子库房管理。

2业务流程

*    每天下载业务流水并导库；

*    每天早晨接收来自后督部门送来的全辖会计凭证；

*    凭证登记人员接收凭证，并登记送票人、凭证日期、机构、柜员等信息；

*    将票据按照不同机构分发到扫描工作员；

*    扫描员通过高速扫描仪扫描录入票据影像，同时输入批次索引信息；

*    之后进行影像质量检查，对于折角、模糊不清、倾斜等凭证通知扫描员重新摄取影像；

*    每天将当日产生的全部数据（包括影像及索引）刻录光盘，一式两份；

*    将光盘送至分行（档案查询中心），并放入光盘库海量存储；

*    分行用户可利用局域网查询，远程用户可利用INTERNET或银行内部网远程查询。系统还支持利用传真、电话、邮件等方式查询；

*    原始凭证在扫描之后由凭证管理人员按照一定规则整理，并打印相关条码信息；

*    凭证塑封密闭包装；

*    通过条码软件进行凭证出入库管理，方便日后调阅原件。

3实现功能

3.1凭证管理

       

在凭证送达档案中心后要进行交接及整理工作，工作人员要对分支机构送来的凭证进行严格仔细的检查登记并整理，为凭证缩微做好准备。

档案中心接票人员根据上交的凭证在传票登记工作站上进行凭证日期、机构号、柜员号、送票人等信息的记录。凭证登记之后要按照一定的规则进行凭证分发，如不同的分支机构凭证由相对固定的扫描员进行扫描，这样有利于管理及时发现问题。

扫描后确认无误的凭证可以进行打包塑封的工作。按照机构、柜员等要素进行打包，并打印含有以上信息的条码粘贴在塑封包上，通过塑封机塑封完毕的凭证等待入库管理。

3.2影像采集

本模块是整个系统的数据输入前端，她将原始纸质凭证转换成电子影像。其处理能力的优劣将直接影响后续工作的效果，她为系统的后续处理提供数据来源，并提供影像文件的质量检测工作。她控制票据的扫描工作，并将得到的影像文档通过归档服务归档到数据服务器。此外还可以统计本台扫描仪当天的工作量，并针对重扫、补扫等特殊批次进行特殊处理。扫描控制台是整个系统中数据的源头，它把扫描驱动软件XVCS包装起来，并控制XVCS的启动和停止，完成数据的扫描录入。系统提供正常批次扫描、补录扫描、勘误扫描等功能。操作员通过此模块驱动扫描仪进行影像采集工作。

3.3影像质检

         

本模块实现对扫描后的影像进行质量检查，对于模糊、折角、重张等情况标记差错并打印重扫清单给扫描员进行凭证重扫。同时支持影像的插入、删除、替换等修改功能。

▲  用户可以根据需要选择全部质检或部分质检。

▲  翻阅方式：提供了自动翻阅和手动翻阅两种质检的方法。

▲  系统提供多种预览方式，可选择一屏1、2、4、8幅影像显示。

▲  对于不合格地影像需要操作员选择并记录不合格原因，如：严重倾斜、折角、不清、缺要素等。

▲  为了质检时清楚观察影像，系统提供对当前的影像进行放大、局部放大、翻面、旋转等处理。

▲  系统支持打印不合格影像信息，即重扫清单。

▲  只有质检合格的影像方能提交给服务器，质检合格的影像会有标记。检查不合格的凭证需重新扫描，否则不得进行下一步操作。

3.4数据存储

本系统采用大型光盘库进行数据的海量存储。在扫描及质检全部结束之后，可以按照一定的规则进行光盘刻录。本系统支持的最小刻盘单位为柜员。光盘刻录一式两份，一份送分行进行光盘上线管理，一份送库房永久保存。光盘送至分行进行光盘上线之后即可支持用户的各种方式查询。当光盘库中光盘满时，系统支持下线管理。

3.5影像查询

本系统提供很多种的方式对数据进行查询，包括WEB方式、电子邮件方式、传真方式等。一般使用WEB方式。

使用WEB方式可以做到查询客户端零管理。所谓客户端零管理，是指在客户端，无论客户使用何种机器，何种clearcase/" target="_blank" >cc">操作系统，只要装有浏览器软件，且可以接入我们的系统中，就可以对各种数据进行查询。WEB查询同时是最简便快捷的查询方式。

在查询的同时，系统提供影像放大、缩小、旋转、打印等功能。但只有拥有相应权限的人员才能进行打印、复制。

系统支持对下线的光盘进行单盘查询。

3.6系统管理

系统支持机构管理、用户管理、权限管理、角色管理等，实现其添加、删除、修改、合并等功能。同时系统提供完善的报表管理，可以按照任意时间段进行扫描员工作量、扫描仪工作量、质检员工作量、流水量、凭证量等内容的统计功能。另外系统支持数据库的自动备份功能。

3.7  原始档案管理

档案库房主要用于保存原始档案，对出入库的原始档案进行管理。档案最初入库时要扫描条码信息，并登记档案的存放位置信息，并将此信息与条码建立关联。当有对原始档案的查询请求时，首先需要由库房管理工作人员进行批准。批准后，系统会根据客户提供的信息自动提示该原始档案在库房中实际存放的物理位置，工作人员取出该档案，并用条形码扫描器对该包档案的条码进行扫描，这样系统会自动显示该包档案的基本信息，由库房管理工作人员进行核对。核对无误后，系统会自动记录该包档案已经从档案库房中取出并记录出库时间及调用人员等信息。当一份查询后的档案需要入库房进行保存时，库房管理工作人员首先用条形码扫描器对该档案的条码进行扫描，系统自动提示管理人员该档案可以使用的库房空闲存放位置。然后工作人员就将该份档案存放在指定的位置，系统也自动地记录该份档案已经存入库房并记录入库时间及归还人员等信息。

原文转自：http://www.ltesting.net