GrapeCity E-Accounting工作流解决方案

发表于：2007-06-09来源：作者：点击数：标签：

1 简介 Gr ap eCity e-Accounting系统是一个基于Internet的工作流程管理解决方案。系统通过费用报销，预算管理，单据流程审批三大模块，帮助企业对费用、预算以及企业内部单据审批流程进行管理，将原来主要以手工完成的流程通过通过系统进行自动化。同

1 简介

Grclearcase/" target="_blank" >cc">apeCity e-Accounting系统是

一个基于Internet的工作流程管理解决方案。

系统通过费用报销，预算管理，单据流程审批三大模块，帮助企业对费用、预算以及企业内部单据审批流程进行管理，将原来主要以手工完成的流程通过通过系统进行自动化。

同时系统还可以与企业的邮件系统（Outlook），ERP和财务系统等进行集成，从而帮助企业大幅提高工作效率，减少低附加值的工作量，节约人员成本，并间接地帮助企业改善员工满意度，提升核心竞争能力。GrapeCity已经在上海浦发银行，交大昂立教育集团，SONY中国（和微软合作）成功实施了e-Accounting系统。

2 业务背景

在企业特别是大型企业内部，存在大量单据，需要填写、审批，例如与财务相关的费用借支、报销，预算编制、提交，供应商付款，物资领用，固定资产申请等业务。目前，大多数企业的这些业务流程的处理以2种状态存在，或是2种状态并存：纯手工和半自动化。

所谓纯手工的处理过程也就是说上述的单据模版都是以纸张的形式存在，申请人手工填写了这些单据后，交到自己的上司或相关的主管处进行审批和签字确认。确认后，单据会被交到更高级的领导出进行进一步的确认，直至最终审批通过。

纯手工的单据处理过程的主要缺点包括：

· 手工填写单据占用了申请员工大量工作时间来填写单据，而且由于手写字体不清晰而容易造成差错。在中间审批环节较多，而且地域分布较广的企业中，手工单据的传递过程也可能造成单据的丢失和遗漏，从而进一步降低了审批流程的效率。

· 同样，对于参与审批的管理者来说，手工单据的问题在于无法批量进行审批，造成审批效率较低。日常工作常常被一大堆单据打断。

· 手工单据需要使用大量的纸张打印，有的还需要专门的印刷，成本较高，而且往往会有一定的浪费现象存在。

· 申请和审批的流程冗长，而且碰到领导出差或其他原因导致领导不在的情况下，流程就会被卡住。

· 相关主管对单据进行审批时对于和单据相关的费用和其他业务没有全局性的认识，在进行审批时无法及时得到有效的数据支持审批的决定。往往是依赖经验和相互信任来进行审批，对于企业来说实际上是一个潜在的风险。

à 例如，某笔市场费用对应的市场活动项目的预算执行情况，在实际审批时无法看到，审批者也就无法根据该项目预算执行的实际情况决定该费用是否应该批，应该批多少等。

所谓半自动化的单据流程审批，也就是这些单据以电子模版形式（例如Excel）存放在企业内部的文件服务器或邮件服务器的公共文件夹中，用户下载模版到本地填写后，再通过电子邮件发送给相应的主管进行审批，审批人员审批后再发给下一个审批人员或是结束审批流程。

相对于手工审批的流程来说，半自动化的流程从输入的规范性，纸张节约方面有了一定的改进，但是从审批效率低，流程冗长，以及对单据审批时的对于相关信息以及全局性信息的把握方面仍然是这种审批方式的一大瓶颈。

GrapeCity的e-Accounting系统就是为了解决企业现存的不合理的审批流程而诞生的。企业用户使用本系统进行单据的填写和提交，并在系统帮助下自动完成审批流程。

通过e-Accounting系统和企业内部其他系统（目录管理，ERP，财务系统等）的接口，可以从其他系统获取相关信息供本系统使用，例如预算信息，供应商付款情况，组织结构等。并且可以将本系统的审批结果信息同步到其他系统中，实现企业内部的信息共享。

3 主要功能

e-Accounting系统主要包括三大模块：

· 费用报销支付流程管理

· 预算流程管理

· 业务单据流程管理

3.1 费用报销流程管理模块

费用报销支付管理模块的主要功能是管理从费用单据填写、发送，到主管审批通过，并自动流转到财务部门进行支付，以及相应的分析报表查询等。

· 填写/发送费用申请表单

à 个人费用预申请/支付申请，个人费用例如差旅费、交际费用和市内交通费用的申报和支付申请。预申请是指费用实际发生前先进行申请，有的企业称为费用暂支或借支。à 供应商费用预申请/支付申请，对供应商提供的服务或产品的费用进行申报和支付申请。同样也可以对供应商费用进行预申请。à 供应商费用申请中应该包括相关的发票号码，以及相应的合同或项目编号，并且可以通过超链接链接到企业内部相应的合同和项目管理门户站点，以得到详细的信息。à 支付申请和预申请需要进行结帐处理。

· 物资领用申请

à 物资领用主要是针对固定资产（计算机软硬件，生产设备等）和低值易耗品（易耗配件，办公用品等）的领用申请。

· 申请表单审批

à 费用申请和物资领用申请表单提交后，相应的主管会收到系统通知（电子邮件，手机短信等），并进入系统进行审批à 审批过程中针对不同类型的申请系统将提供相应的信息供审批时参考。例如在费用审批过程中，系统将提供和该费用相关的预算信息供审批人员查询和决策。

· 单据签收

à 利用费用报销模块在线提交的单据，仍然需要将实际票据（发票、客户签收的单据）通过邮寄或其他形式交到财务部门备案。财务部门收到单据后，利用单据签收功能在系统内将相应申请表单的状态置为<单据已经签收>，该状态可以作为财务是否打款，或是相应的业务流程是否完成的标志。

· 财务结算

à 支付管理，财务人员收到审批通过的报销单据后，通过电子银行接口给相应的账户进行支付。同时，在系统中更新相应单据的状态。à 银行对帐，财务人员将银行对帐单导入系统，并与系统中的支付记录进行对比。à 财务系统接口，系统自动将报销单据等转换成为财务凭证，导入ERP或财务系统。

· 预算信息

à 从预算管理模块或ERP和财务系统中导入预算信息；à 预算信息包括个人预算额度，部门预算（部门可分级），项目预算等类型；à 预算信息主要用于实际发生的费用和相应科目的预算的比对查询，以及预算执行进度的查询和控制。

· 信息查询

à 个人查询，主要供个人查询自己相关的单据的审批和支付状态；à 财务查询，主要供财务人员查询需要进行财务审批的单据，以及通过审批需要进行支付的单据信息；à 管理者查询，主要共管理者查询自己权限范围内的费用发生、审批和支付情况。

3.2 预算流程管理模块

预算管理模块主要管理企业中分级编制预算，上传汇总审批，直至预算通过，并导入ERP或财务系统的整个流程。

· 预算数据填写和提交

à 系统会发布各种标准的预算编制表格，用户根据自己的预算要求下载相应的表格进行填写；也即预算信息是离线输入的；à 在表格中除所需的预算数据外，允许用户提交文本内容的说明或备注；à 预算表格填写完毕后，在e-Accounting系统中进行上传；à 系统中可以同时保留多个版本的预算；à 数据提交成功后，系统自动发送e-mail通知相应的审批人。

· 预算数据审批

à 有权限的主管对提交给自己的预算数字进行审批；à 被某主管审批通过的预算自动提交给下一个待审批的主管，若全部审批人通过则提交给预算经理；à 经过审批后，系统自动发送e-mail通知下一个处理人或原始提交人。

· 预算数据审核和批量调整

à 被各级主管审批通过的预算数据最后提交给预算经理；预算经理在系统中对预算数据进行审核；à 预算经理可以接受或拒绝所提交的预算数据；à 系统允许预算经理把某个版本的预算数据下载到本地进行批量调整后再重新上传。

· 预算数据汇总查询

à 有权限的经理可以在自己所辖的成本中心范围内，对预算数据进行汇总统计和查询。à 预算经理可以对全公司范围内的预算数据进行统计查询。

· 预算配置管理（含版本维护功能）

à 预算版本分成三种状态进行管理：Open（允许用户向该版本提交数据，同一时间仅允许一个版本处于Open状态）、Blocked（不允许任何用户在该版本内进行修改）和Internal（仅允许预算经理进行修改）；à 预算版本具有<可视性>属性，预算经理可以设置允许用户查询的版本；à 用户创建新版本的预算时，允许从现有的版本中复制数据。

· 预算提交进度管理

à 根据预算配置的情况查询预算数据的提交进度；à 对于未按时提交预算的员工自动发送e-mail催办。

· ERP和财务软件接口

à 自动对比不同版本的预算的数据差异à 增量或全量地将某个版本的数据到处成符合ERP或财务软件借口要求的文本文件，供其他系统导入。