青岛出版社业务管理系统案例

随着我国经济体制改革的逐渐深入，市场管理机制日趋完善，对出版社的经营管理水平提出了愈来愈高的要求。传统的信息管理方法和手段存在信息反馈缓慢、不完全等缺陷，愈来愈不能满足高速发展的业务需求；同时，传

统的信息存储、分析方式使得拥有信息的生命周期短、共享能力差，许多数据处于自生自灭状态，这远远不能满足出版社自身发展的需求，也不能适应社会主义市场经济条件下，企业现代化管理的客观需要。

另一方面，由于出版社的业务覆盖全国各省、市，并与国家机关和各省、市相关机构保持着密切的关系。因此，面对市场经济所带来的愈来愈激烈的竞争，面对愈来愈大量的信息需求和愈来愈先进的信息管理所带来的市场竞争优势，出版社建立一个高水平的，面向市场的，以现代计算机网络技术为基础的，高性能的信息集成系统是非常必要的。

现代计算机、网络、通讯等技术的发展和应用给MIS管理系统的实施提供了相应的条件。

目前在大部分出版社内已有一部分部门在使用一些管理相对独立的信息管理系统，如发行部门、财务部门，计算机的应用已有相当的使用基础，但是计算机在管理工作方面的应用不多且大都停留在单机处理状态下，存在数据的大量重复录入，造成了许多人力物力的浪费，同时也容易出现数据信息的差异。

因此，采用规范化、现代化的经营管理思想和手段使出版社提高管理水平的最好选择。
现代化的经营管理离不开计算机，因而，组建一个具有相当规模的计算机信息管理网络，对内连接各业务部门、管理和决策部门，实现数据采集、存储、交换和加工的功能，为领导决策提供快速的、优化的、可共享的信息已成为当务之急。

一、 青岛出版社背景、需求分析

青岛出版社1987年3月成立于青岛。是一家拥有图书、期刊、报纸、电子出版物等多种出版能力的综合性城市出版社。主要出版政治理论、文艺、科技、少儿、对外宣传、旅游及教育类图书。下辖8个图书编辑部，年出书约300种；三个儿童月刊，分别为《少年电脑世界》、《红蕾》、《小葵花》；一份全国发行的《通俗文艺报》（现为周三报）。

青岛出版社系统内还包括青岛市新华书店（集团）、青岛人民印刷厂、青岛出版印刷物资公司，外国教材研究所、崔子范艺术馆。正在筹备书报刊协同、集编、印、发、工、管、贸、科研为一体的青岛新闻出版集团。

青岛出版社致力于融汇南北与中西文化，兼容雅俗刚柔风格，追求大气、厚实的出版境界，在出版圈内素有"社风正派、书品高洁"之誉。

随着企业的经营环境逐步改善，对出版行业的利好因素越来越明显。但是，业务的不断发展，对信息化管理的需求更高更强烈，再上层楼演绎管理系统升级，是青岛出版社目前着重要考虑的突出问题。更好地实施信息化管理，在青岛出版社内部已经是共识，因为这是企业发展再上层楼的重要台阶，只有更好地实施信息化管理，才可以以满足入世后际市场的竞争需求，才可以实现企业宏伟的规划目标。

青岛出版社希望借助管理软件供应商在信息化领域的丰富经验，立足于出版社的现状，引进国内外先进的管理理念，在整个出版社建设信息化管理系统。只有通过信息化建设才能促使、保障先进的管理思想的引进，建立真正意义上的现代企业制度；同时可以加强内部管理、加快内外信息传递速度，从而解决管理中存在的实际问题；改善对人、财、物等资源的管理，提高资源利用效率，全面降低生产制造成本，提高对市场的快速反应能力与核心竞争力，保持出版行业内的领先地位。

青岛出版社存在的实际问题例举：

1．选题、印数、书号等编务业务管理流程控制不够严密，信息反馈不及时；
2．材料库、成品库存货的内控不够严密；
3．缺乏目标成本管理制度；
4．缺乏详细的成本核算办法；
5．缺乏对交付发运的图书或存在外地的图书进行适当的监控；
6．缺乏定期或不定期(每年至少一次)对存货进行实地盘点，并与存货明细账核对；
7．存货的盘盈、盘亏没有及时报批处理；
8．没有对大宗存货定期检查其适销情况，对已无销路或陈旧、变质的商品未能及时采取相应措施；
9．缺乏由主管会计定期核对银行存款日记账与银行对账单制度没有定期或不定期通过监督盘点库存现金，保证账实相符；
10．没有建立严格的固定资产和在建工程内部控制制度；等等。

2002年初，青岛出版决心实施信息化，希望通过实施信息化来解决上述管理中存在的实际问题，改善对人、财、物等资源的管理，提高资源利用效率。从公司领导到基层员工对ERP项目的顺利实施和圆满成功都寄以了较高的期望。

而且青岛出版始终坚持要与值得信赖的软件厂商合作，这样产品质量、售后服务都会有好的保障。经过充分的考察和调研，青岛出版社最终选择了北京和佳软件技术有限公司

其主导产品 “和佳出版系统”具有明显的优势，主要表现为：

1. “和佳出版系统”产品相对成熟，功能完善，在业内口碑很好。可以为出版企业管理层提供最佳的企业管理手段，帮助出版企业实现信息资源充分共享，并可全面提升出版企业的市场应变能力和整体竞争力。

2. “和佳出版系统” 产品设计思想先进，它结合国内出版行业的实际情况，抓住信息流、物流、资金流三条主线，可全面优化出版企业流程。

3. 产品具有完全知识产权，和佳可以有效支持客户化修改，并且根据用户需要做二次开发。

4. 良好的系统集成性，各管理模块可以有机集成。

5. 灵活的工作流程管理，编务、出版流程中的工作环节可根据实际情况进行有效的调整，功能既具有全面性、又具备灵活性。

6. 管理型财务，采用“一书一卡”准确计量单本图书成本，显现成本瓶颈，实现全面成本管理；精细库存管理，降低库存成本；充分满足青岛出版社成本管理完善化的要求。

7. 模块相对独立性，可选择某一方向或某一层面的信息化，而且功能具备充分的可扩展性；系统可跨平台运行，支持多种流行clearcase/" target="_blank" >cc">数据库，能够适应不同出版企业发展阶段管理需求，能匹配青岛出版社未来发展需要。

8. 和佳产品操作灵活简单，实用性强；用户界面统一友好，统计报表美观大方；有齐全的联机文档、用户手册和联机信息。

9. 产品易于维护，配备齐全的软件文档，不同层次的培训教材（原理与概念、产品模块、开发工具等）以及实施指南等。

10. “和佳出版系统”成功案例众多，尤其在本行业优势为明显。

11. 和佳的实施力量很强，和佳独特的“阶梯化”的设计思想大大降低了实施风险，其基础数据按中国出版企业管理的机构设置分解，可增强数据的准确性。和佳的实施专家不仅具有卓越的软件技术经验而且具备资深的出版行业经验。
因此，青岛出版从领导到基层员工对项目的顺利实施和圆满成功都寄以了较高的期望。

二、 系统总体结构以及子系统功能

青岛出版社业务管理系统覆盖了青岛出版社的编、印、发、仓库、财务、成本管理、领导决策查询等整个业务流程工作。

青岛出版社业务管理系统基于ＩＢＭ的AS/400系统建立的应用系统，而其中的办公自动化系统充分运行了Ｌotus Notes先进的工作流技术、强大的复制功能、灵活的全文检索功能、可靠的安全机制、发挥了协同办公的特点。

《和佳出版》管理信息系统全面含盖了出版社业务处理方方面面的内容，除了前面主要介绍的成本管理子系统外，还包含如下子系统：

1． 编务管理子系统

选题管理——包括选题的申报、审批的流程控制管理
编务日常工作流程化管理——包括合同(约稿合同、出版合同)、发稿管理、CIP数据等信息
编务阶段费用管理——包括支付作者稿酬以及编辑加工费用的管理
书号管理——包括书号生成、申请、批复
印数定价管理——包括申请、批复的过程管理

2． 出版管理子系统

出版日常工作流程化管理——包括排、制、印、装以及校对工作的管理
出版阶段费用管理——包括排、制、印、装费用的管理
美编工作管理——包括版式设计、封面设计发稿的信息管理

3． 发行管理子系统

订单管理
正常发货管理——包括发行业务的正常发货、红冲、退货信息管理
发行财务信息管理——包括销货清单、发票信息管理，来款登记(部分内容可由财务部门配合完成)以及来款分配信息管理

4． 库存管理子系统，包含：成品图书库存管理、原材料库存管理

入库管理
出库管理
移库管理
报损管理
盘点管理
变形管理——针对原材料库存管理

5． 领导决策子系统

向出版社领导提供实时的业务数据查询支持

6． 财务管理，除了前面介绍的成本管理子系统以外，还包含如下模块：

财务总帐及报表管理
固定资产管理
应收、应付子系统

7． 书稿档案信息管理子系统

书稿档案信息的建立、查询
书稿档案内容的流转

8． 资源配置子系统

基础代码定义
用户定义、用户权限定义

9． 办公自动化系统

三、 网络环境及结构

系统平台采用IBM公司的两台AS/400小型机系统，实现双机热备。办公自动化系统运行在一台AS/400 LOTUS DOMINO服务器上，整个系统作为集电子邮件、通讯软件、数据库管理软件、工作流软件于一体的应用群件系统，其高度的安全性、可靠性、快速的开发能力、完备的系统监控和管理，为青岛出版社的信息化建设提供了技术保证。

青岛出版社计算机网络拓扑图

四、 系统应用效果

整个系统从 2001 年12 月开始运行，由于所有重要的参数全部在各级生产指挥调度的监控下进行运行，系统完善的历史记录查询、参数超差记录、参数运行曲线显示等功能使生产管理的力度大大增加，使整个生产的效率、效益上了一个新的台阶。

2003 年与2002 年同期相比，对生产环节(编务、出版)规范了管理流程、提高了工作效率，实现了对每一个在编选题的动态监控，对发行管理达到了降低库存量，提高回款率，实现了对“在途”信息的管理，对财务管理实现了单品种的成本核算，实现了真正意义上的出版社整体解决方案。充分体现了利用现代化测控技术改造传统产业的威力和效益。

系统运行环境效果

(1) 建立了一个具有先进技术及功能的包括计算机和通信网络的信息化网络系统。实现社内业务部门和管理部门间的通信和数据共享，使决策人员随时通过网间查询获得其他部门的有关信息，同时建立对上级和外单位的网络系统以实现一体化的管理。

(2) 建立了以财务为核心的、全方位的应用软件(系统软件、数据库等)系统环境。对现行运作方式进行优化组合，逐步实现对企业计划和经营决策工作的辅助支持。

(3) 信息的存储通过单一途径采集、存储。要实现最大规模的信息共享。

功能效果

(1) 数据处理功能
能把输入的各种原始数据进行分类、存放、处理，以供查询，进行各种统计、综合，为各部门提供各种事务处理和管理的现代化手段，提高工作效率和工作质量。

(2) 预测功能
运用管理数学方法、现代统计方法、模拟方法进行系统仿真，根据历史的数据预测未来的情况。

(3) 计划功能
合理安排计划，对不同管理层提供不同要求和细度的报告。

(4) 辅助决策功能
在模型和预测的基础上，及时找出各种参考方案和最优处理方式供辅助决策。

(5) 控制功能
对整体计划的执行情况和主要工作环节进行监测、检查，补交计划与执行情况的差异、分析偏差原因，及时加以纠正，以达到预期目标。

(6) 公用信息服务功能为上级单位提供专业信息。
社长关心的——年销售、年码洋、年出书总数、同比还比、得奖情况、外办合同等等，一目了然。

五、 信息化体会　

青岛出版社采用了和佳的管理软件后，现在应该说在目前全国的出版行业内已经比较先进了。青岛出版社在编辑出版、编务发行、财务等方面实现了信息化。

青岛出版社实行以编辑部为主的项目管理机制，图书出版的编辑责任制。

发行部、印刷部、出版部做辅助性工作。

编辑责任：调研、上选题、上什么选题、具体操作、执行、运营、印刷工艺、方式（包括用纸）定价、发行量。编辑的考核来自该书的投入和产出比，根据图书的项目情况奖惩。编辑就是项目经理，要求负责总体；其他部门负责监督、执行。

出版部责任：保证监督印厂的质量、工期。（完全可以外包）

发行部责任：要做到有效地发行出书，有效地多多回款，发行部根据回款情况进行考核，奖惩。

总编室责任：保证编辑需要的宣传要求、编务服务、信息服务。

这个分开考核模式的制度，有效避免了编辑和发行在其他出版社容易出现的矛盾。

青岛出版社应用的这种管理思想与和佳ERP的管理思想是一致的。正是由于在管理思想方面的一拍即合，青岛出版社引进了和佳公司的ERP管理软件，但是也是深思深算，考察了4、5家软件供应商之后的选择。

规范化管理是一方面，其次就是资源整合。

资源整合就是资源共享。青岛出版社以前是纸张、单据满天飞，装不下只好卖废纸了，单据多了还出错呢。算稿费时编辑按计算器，算来算去忘了这个、忘了那个，常常出错。

用了和佳软件后，资源整合了。编辑一开始就把工作做到位，根据出版合同要求，把自己的参数输进去就OK了。部门流程化了，不再出错、不再浪费数据、不再浪费时间。

实施波折

一开始编辑们不接受，抵抗很厉害。现在经过一点时间编辑们感到了信息化的方便，不再繁琐反复，纷纷说“稿费这么开，太容易了！”以前是开单子，找各个级别领导签完字，到财务复核领钱；现在只要在系统上填1-2个参数，后面的流程计算机就自动跑了，你不用管了，第二天第三天自己可以直接得到财务的领钱通知单了。

观念的变化、传统思想的变化很难啊！这个过程是非常痛苦的，抵抗太顽强啦！

遭到了全体反抗——可以说一开始没有一个编辑愿意做！反对理由一模一样——太繁杂！

一开始设计的流程从上选题到出书一共是28个环节（还不包括核算的环节），最后砍啊砍啊砍到16个环节，大家还是不干，抱怨很多，——太繁杂！

咋办呢？非常痛苦！

再也不能省略环节了，只有顶住，坚持不能省略环节。就这么定，就这么做，以至于后来有的编辑都在抵抗。只好尽力去一个个感化：“你在操作的过程中，哪个地方出问题，我来帮你一块解决它。”，并且一言难尽地坚持！

有时候比较“绝情”，动用很多硬性规定，采取“休克疗法”，强制全部编辑——开始这么干。以至这段时间主管信息化的领导在出版社的威信急剧下降。

后来系统运行的很好、很顺利，把效率可观地提高了，把以前混乱的信息公开化透明化了，把很多管理的漏洞都堵住了。大家都发现了方便，整个出版社的管理豁然开朗。

终于啊~~获得了大家的理解和支持。

信息化给青岛出版社带来管理的变革，管理思想的变革

信息化的好处主要体现在对先进管理思想的确定性、实现行、执行。

目前可以说青岛出版社的执行已经可以达到100%了，大大提高了执行力度，大大提高了工作效率。这是信息化最大的贡献。

对管理层来说，切切实实规范了管理。

对编辑层来说，信息资源大大便利、透明了。

总之大家都看到了信息化带来的好处，也坚定了大家“把信息化进行到底”的信息。

“规范化管理”这一观念的变化是青岛出版社获得的最大好处。这样规范化的流程管理，对青岛出版社而言是革命性的。

以前“游击队”的作风变成了“正规军”的作风。规范了每一个人的行为。

和佳ERP为青岛出版社的再上台阶打好了管理基础。

 

原文转自：http://www.ltesting.net