金和协同办公方案中小企业应用案例

北京库蓝医疗设备公司位于中关村创业大厦，主要业务是生产和销售医疗冷冻设备，在全国有十多个分公司和办事处，员工总数100多人。2003年以来，公司的发展速度很快。库蓝公司的CEO发现，在快速发展的时

刻，有许多风险被掩盖在发展的光环里。比如客户信息都掌握在每个销售员手里，CEO必须依靠层层汇报才能了解情况，无法掌握企业运行的真实数据，外地分支机构逐渐成为独立王国并且越来越难以管理。他认识到这些问题如不尽快找到办法解决，积累到一定程度一旦爆发，会对企业产生致命打击。因此专门花了很多时间在网上寻找能解决问题的管理软件，也接触了很多开发商。但使他失望的是，了解到的大部分软件其实都是功能性软件，都强调自己的产品功能全面、技术先进，用了一定有好处，但谁也说不清怎样解决企业的实际管理问题，很多软件连开发商自己也不用。最后一个偶然的机会，他的一个朋友给他送了一本书，就是栾润峰先生著的《精确管理与实现手段》。他花了一个晚上把书全看完，第二天就直接来到北京金和公司找到栾总，并表示向栾总请教精确管理的问题。栾总热情接待了他，并和他谈到了精确管理思想产生的由来，金和自己做过的研究和分析，中国人的传统哲学与西方管理怎样才能结合……两人不知不觉的谈了整整一个上午，最后他激动的告诉栾总，这些问题他都碰到过，也都想过无数次，但没有实际的解决办法。没有想到的是，金和不但把企业管理中经常碰到的问题进行过深入的研究和实验，形成了一整套的管理思想，而且还开发了金和管理软件来作为实现这种思想的管理工具，真是解决了他们的大问题。
      
两天后，库蓝公司正式购买了金和IOA100用户、金和IHRM100用户、金和ICRM40用户，开始对企业进行精确管理。首先，他们租用中关村创业大厦提供的宽带专线，购买了服务器和防火墙，由金和的工程师安装好金和软件，并帮助他们根据库蓝的情况进行了系统初始化。然后请金和的培训工程师对库蓝全体员工进行了3次轮流培训。培训是在一个多媒体教室进行，一次培训30人。培训采用先听讲后练习的方式，最后还有一个小测试检验培训的成果。这样3次培训完成后，库蓝的绝大部分员工都能较为熟练的应用金和IOA、ICRM、IHRM系统。
       
下面我们请看库蓝公司实际应用的例子：
       
库蓝公司从总部到各分公司的员工每天上班先要登陆IOA系统中进行签到。根据分公司的上班时间不同，系统自动判断班次。如北京总部8：30后签到为迟到，广州分公司9：00后签到为迟到。

2004年3月2日星期二
        
8:15库蓝公司的销售部经理王刚到达办公室，打开电脑。
        
8:20王刚登陆库蓝IOA系统，先点"签到"，提示"签到成功"。
        
8:21系统弹出一个窗口，里面的内容是王刚昨天下班后别人发给他的5条寻呼。花2分钟浏览一遍内容，发现其中有一个寻呼是重庆办事处主任说重庆的重要客户周四要到北京总部进行考察，请销售部负责接待并强调总裁最好能出面一下，其他没有重要或紧急的事。
      
 8:23王刚看完寻呼后关闭弹出窗口，打开寻呼发布页面。这个页面里显示出的是库蓝公司的树状结构图，从CEO到每个员工的名字都在对应的部门下。名字是红色的表示该员工正在线，名字是黑色的表示现在不在线。王刚在寻呼内容区域里面写了重庆的重要客户周四要到北京总部进行考察，销售部负责接待。10:00请有关人员到小会议室开个会商讨一下细节。然后选择了市场部经理张雨、行政部助理小何、销售部小顾。在要给他们发的时候王刚发现市场部经理张雨不在线，王刚就选择了"发短信"的选择框，这个寻呼对方屏幕上弹出的同时也发到了他的手机上。一会儿三个人回复的寻呼就弹出到王刚的屏幕上，小何和小顾说10:00准时到。张雨是用手机直接回复到寻呼里的。说他在外面办事，可能参加不了这个会，如回不来下午回来把会议纪要发给他看一下。
       
8:26发完开会通知后，王刚浏览一下主页面的内容。个人桌面的"待办"窗口里有3条等待审批的内容。分别是："周元庆的报销审批"、"王宁的请假申请"和"关于参加北京国际医疗设备展的请示"。同时"待阅"窗口里有1条等待查阅的内容，名称为"（发文）关于加强公司费用支出管理的规定"。
       
8:30王刚先点击"待阅"窗口里名称为"（发文）关于加强公司预借差旅费用的管理规定"的文件。系统以Word形式把文件全文显示出来。王刚经阅读了解到，有个别办事处财务管理把关不严，有些员工出差预借差旅 费用现金远超过标准，结果在路上丢失。因此公司出台了新的规定，应用IOA系统的审批流程功能，制订一次出差预借差旅费用2000元以内由部门经理审批，超过2000元的系统自动强制转到主管副总或分公司总经理审批，如超过5000元的部分系统自动转公司总经理审批。
       
8:35王刚点击"待办"窗口里名称为"王宁的请假申请"。系统打开页面后显示销售部员工王宁因为要陪母亲看病，请假半天。时间从明天8:30～12:00。王刚点击同意后关闭页面。系统会自动在王宁的桌面上弹出寻呼通知他请假申请已经被审批。
       
8:40然后王刚再点击"待办"窗口里名称为"关于参加北京国际医疗设备展的请示"。系统打开页面后显示该请示是销售部员工刘燕写的，里面详细的写了"北京国际医疗设备展是年度内最大的行业展会，有许多的目标客户都到场。因此参展对今年的销售会有很大帮助"。王刚在意见栏里写"同意，请张总批示"，然后点"转主管领导批示"。该请示自动转给主管销售业务的副总经理。
       
8:46最后王刚再点击"待办"窗口里名称为"周元庆的报销审批"。系统打开页面后显示一张报销单。是销售部员工周元庆的出差报销，里面详细列出了他的出差申请和领导批示、哪些出差地，来回交通工具、路费、食宿、市内交通费用等。关键，这里还有一栏，显示周元庆今年以来已经报销的金额以及报销的明细。王刚在审核主要看了一下报销单下面列出的费用标准是否吻合，然后在意见栏里写"同意，请赵总审批"，然后点"转财务主管批示"。该报销单自动转给财务总监。
       
8:50王刚处理完以上事情后，正在接一个客户打来的电话，是咨询有关冷冻手术治疗机的事。这时又有几个寻呼弹到他的屏幕上，他简单浏览了一下，没有什么急事。就先把寻呼窗口最小化，等接完电话再回复。如果要是没有用这个系统以前，他整天的工作就是接上百个电话打几十个电话，忙的晕头转向一天的时间就过去了。没有办法判断哪些事情重要、哪些不重要，哪些先做哪些可以放一放。
      
8:54接完电话后，他打开金和ICRM，首先查询到这个客户的单位名称，进入后，找到刚才与他联系的那个客户的姓名，把刚才与客户交流的信息都添加进去，这个客户在网上看到他们的JT-1冷冻手术治疗机在北京某医院得到了成功的应用，比较感兴趣，咨询了一些技术信息后，表示要在周四上午来看一下，于是在"事件分类"中选择了"服务请求"，完成后提交，这时回到ICRM的主界面上，发现刚才添加的事件已经作为任务显示出来，执行时间默认为三天后（可自定义）。
      
8:58打开刚刚收到的几个寻呼，对其中一个需要自己处理的寻呼作了回复。
      
9:00回到金和ICRM的主界面上，其中有两个本来是需要昨天联系的客户，由于昨天联系时客户负责人出差，未能将事件进展下去，已经变成红色，先电话联系了这两客户。完成后再看看需要今天联系的客户共有18个，都一一电话联系确定，每个客户联系后都在ICRM中标明事件的进度以及下次执行的时间。

不知不觉已经过去1个小时，今天需要联系的客户已经处理完，这时市场部经理张雨已经回到公司，王刚就叫上行政部助理小何、销售部小顾一起来到小会议室，就重庆的重要客户周四要来公司参观考察一事讨论了一下，并作出安排，另外，周四上午还有一个客户要来看看JT-1冷冻手术治疗机，王刚也作了安排，并让小何回去后把会议纪要整理一下，发给他们。
      
开完会后已经10:35分了，回到座位上稍稍休息了一会，前台的小李发给他一个寻呼，告诉他有两个客户在接待室里要见他，原来他们是昨天约好今天来参观的，他作了一下准备，把做好的合同带上后，就去了接待室。这两个客户还是一大早从河北赶到北京来的，他们和王刚已经在电话里作过详细的沟通，今天来就是要和王刚把产品购买协议签下来。协议签好后，又陪客户参观了公司。
       
午餐是和客户一起用的，由于下午还有事，用完餐送走了客户后，王刚回到了公司。
       
这时已经1:20了，桌面上已经有几个弹出寻呼，把每个都看过后，回复了一个广州分公司的寻呼，另外还有一个是提醒他要在下午3点去南三环的一个客户那里。北京的交通是最让人头痛的，从他们公司所在的上地到南三环，如果平时不堵车，开车一个小时就差不多了，一旦堵上了，那可就没准了，好在中午车不多，所以他只预留了半个小时。打开金和IHRM系统，点击外出登记，注明下午要去哪里，办什么事，提交成功后，退出金和IOA系统，把要带的资料准备好后，他就出发了。
       
等王刚回到公司时已经5点了。今天的外出效果还可以，详细的了解了客户的需求，给客户提供的一些建议也得到了赞同，回来时还顺便拜访了一个老客户。
       
重新进入金和IOA系统后，在他外出时收到了4条寻呼，但都不是很要紧的事，其中广州分公司销售部有一个特殊销售政策的内部请示需要他审批。他打开详细的看了一下，是一个批量采购的客户要求更低的折扣，基本上是可行的，但由于这件事他不能作出最终决定，所以他又提交给了公司总裁进行审批。
       
完成后进入IHRM，点击"外出注销"，系统提示他今天是1:32外出的，去了南三环某客户处，同时还要求他填写外出的结果。王刚大概描述了一下外出结果后，又进入到ICRM系统里，把他与该客户见面的详细信息都添加到事件中，并选择都带给客户哪些资料了。
      
早晨开会的纪要行政部的小何已经整理好并且以通知的形式发给了他，要求他进行审批，由于这份通知只需要相关的几个人知道就可以，所以在审批时，王刚只选择了这些相关的员工，审批通过后，相关工作人员就能看到了。
       
5:10销售部其他的员工也都陆续回到了公司，每天销售人员的碰头会是例行会议，会上大家就今天的工作情况作了交流。
        
5:30碰头会开完后，王刚回到了座位上，打开金和IOA的工作日记，详细的记录下了今天的工作，然后在明日计划里对第二天的工作作了安排，提交完后，又阅读了几条当天新增的公司新闻。
        
5:45刚看完新闻，想到明天一早要到一个客户那里去一下，于是打开日程安排，把这一计划也添加了进去。
       
5:47打开日记管理，浏览了一下销售部所有员工的工作日记，想到明天一早要直接去客户那里，看到销售部小张的日记中，明天没有外出的安排，于是就在小张的日记里作了批示，告诉小张明天他要直接去客户那里，如果有客户到公司参观，让小张负责接见并处理一下，或者直接发短信给他。
       
5:55进入ICRM系统，查看了一下所有销售人员的业务进展情况，都还可以，一切都在顺利进行，在公司应用ICRM之前，每天的碰头会要开一两个小时，现在，大家只要交流一下经验即可，其他的信息直接录入到ICRM系统里即可。看来这个月销售部可以超额完成既定的任务了。
       
一天的工作到这个时候也基本结束，于是，王刚就退出金和IOA，系统弹出了今天的最后一个窗口：提示他"下班签退"。

     

原文转自：http://www.ltesting.net