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用好Office的协作功能
发表于：2007-06-08来源：作者：点击数：
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[HTML]利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP 为例)。当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的
[HTML]利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP为例)。当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word文档中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。①通过“格式”工具栏设置在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将光标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。②通过“大纲”工具栏设置在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。提示：这种方式适用于设置一个文档的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。设置好格式后，在当前的Word文档窗口中，点击“文件→发送→Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文档向Powerpoint演示文档的转换。如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文档创建的幻灯片，可以进行如下的操作：在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文档。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文档创建的幻灯片插入到演示文稿中。在当前的演示文稿窗口中，点击“文件→Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文档的版式，如
所示。各选项含义如下：①备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文档，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。②备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文档的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文档中。③只使用大纲：在生成Word文档时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。④粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文档中。在生成的Word文档中，双击文档包含的幻灯片对象可以激活Powerpoint对幻灯片进行修改。⑤粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文档中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文档或当演示文稿修改时，文档中包含的幻灯片会自动更新。选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文档的转换过程。[/HTML]
