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Rational Portfolio Manager: 随需应变的项目组合管理平台
本文将向您展示IBM Rational Portfolio Manager的重要特性，您将体验IBM Rational Portfolio Manager是如何支持随需应变的项目管理的。
项目管理已经成为现代企业普遍采用的管理方式。如何提高项目和项目组合管理的效率，保持项目、人员和资产分配与企业商业战略的一致性无疑是最为重要的问题。为了使企业的投资获得最大的回报，仅有先进的项目管理理论是不够的，没有优秀的工具支持，企业的价值理念很难得到准确的贯彻。IBM Rational Portfolio Manager就是您要寻找的工具，这是一个企业级的项目组合管理平台，它将分散在各地的项目团队以及项目管理涉及的各个领域内容集成在一个统一的框架中，并通过多维的可视化界面显示项目和项目组合的健康状况以及与企业商业战略的一致性，为管理层的投资决策提供实时的支持。
本文将向您展示IBM Rational Portfolio Manager的重要特性，您将体验IBM Rational Portfolio Manager是如何支持随需应变的项目管理的。
1. Rational Portfolio Manager简介
1.1 Rational Portfolio Manager的功能
IBM Rational Portfolio Manager (简称RPM)不仅是一个项目管理工具更是一个完整的项目组合管理解决方案，它的功能覆盖项目组合分析、工作管理、财务管理、资源管理、范围管理、文档管理、资产管理、合同管理以及客户和成本中心等各个领域。此外，RPM还强调管理的效率，并提供了工作流程管理和实时的沟通协作机制。本文将着重介绍RPM的如下特性：
- 全方位可视化的项目组合分析
- 工作管理
- 集中式的人力资源管理
- 财务管理
- 时间和费用跟踪
- 范围管理
- 文档管理
- 工作流程和实时沟通
1.2 Rational Portfolio Manager的部署
RPM采用基于web服务的架构，所有的数据都存储在后台数据库中。目前RPM支持的服务器端配置包括：
- 操作系统：AIX, HP-UX, Solaris, Windows XP/2000/2003, Redhat Linux, SUSE Linux
- 应用服务器：IBM Websphere, Apache Tomcat, BEA WebLogic, JBoss, SunOne Application Server (iPl.net), Oracle Application Server
- 数据库管理系统：Oracle, IBM DB2
通过选择不同的操作系统、应用服务器以及使用不同的数据库配置就可以实现良好的可伸缩性，能够满足不同规模的组织的需求。
RPM的客户端目前采用Windows操作系统，用户只需要安装一个轻量级的独立客户端程序或Internet Explorer浏览器插件就可以使用RPM了，非常方便快捷。
1.3 Rational Portfolio Manager的安全模型
RPM存储和处理的都是企业中非常关键和敏感的信息，一个健壮的安全控制系统无疑是必不可少的。RPM包含两个层次的权限控制，即系统安全级别控制和基于角色的安全级别控制。
系统安全级别是与任务无关的安全级别，主要控制创建删除项目、创建删除资源池、管理其他人员的资源记录以及管理系统配置信息和个人资源记录的权限。根据企业管理规则，系统管理员可以在“应用程序管理”视图的“安全属性”栏中建立多个级别的用户组并设置每个用户组拥有的具体权限。创建一个新的资源时，资源经理可以选择这些用户组中的一个作为这个资源的缺省用户组，这个资源就拥有了为这个用户组设置的所有权限。
基于角色的安全级别是针对特定项目管理元素的安全控制级别。针对每种元素，可以在RPM中定义多种不同的角色，每种角色拥有不同的安全权限，这些角色以及他们的具体权限都可以在“应用程序管理”视图的“安全属性”栏进行修改。需要注意的是，角色是针对某个特定的元素而不是针对所有该种类元素的，拥有不同角色的资源对该特定元素具有不同的控制权限。在RPM中，具有基于角色的安全控制的项目管理元素主要包括：WBS元素（包括项目、可交付成果、任务）；范围元素（包括问题、风险、变更请求、服务请求、需求、缺陷、动作）；文档、目录以及资源池。举例来说，对每个项目可以有项目经理、财务经理等角色，对每个任务可以有任务负责人和团队成员等角色，对每个资源池可以有资源经理等角色。
下文将简要介绍RPM的界面，然后依次向您展示RPM的主要特性。
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图1 RPM的界面
RPM的界面与用户的安全权限直接关联，并且具有很强的可定制性，能够满足各种不同角色的用户的使用习惯。
用户登录成功以后首先接触的就是RPM的导航条。RPM根据功能模块将主界面划分为多个功能视图，通过点击导航条上的视图名称就可以打开相应的视图。导航条的内容由用户的系统安全权限决定，通过设置和修改用户的系统安全权限，资源经理可以控制用户能看到哪些视图。
对于不同的视图，在过滤器窗格中会出现不同的过滤器，过滤器可以对在工作区域显示的内容进行过滤。我们也可以添加修改过滤器窗格中的过滤器，或者把最常用的过滤器保存到收藏夹中方便以后查看。
在RPM主工作区域显示的内容被组织成多个区域，每个区域可以包含多个列。这些区域和列都是完全可定制的，以鼠标右键点击布局栏就可以选择每个区域和列是否在当前布局中出现以及它们出现的位置和顺序。用户可以把自己定制的布局保存起来方便以后查看。系统管理员也可以为不同安全级别的用户组设置不同的布局，当属于该组的用户登录时RPM会提示他加载布局设置，从而实现布局设置在整个组织中的共享。
在RPM中，各种项目管理元素例如WBS元素、范围元素、文档、资源、资产等都有相应的描述视图，描述视图中包含针对这个元素的详细属性，这些属性组织成多个portlet，这些portlet以及portlet中出现的域也是可以定制的，用户可以选择各个portlet以及其中的域是否出现在当前布局中以及出现在什么位置。用户可以保存自己定制的portlet布局，类似地，系统管理员也可以为不同安全级别的用户组设置不同的描述视图布局。
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图2 RPM组合仪表盘图表示例
项目组合管理(PPM)理论对项目进行分组，通过调整投资组合中各个项目的优先级、人员和资产分配保持投资组合与商业目标的一致性，在组织资源约束下最大化企业的投资回报（参考文档2）。组合仪表盘是RPM实现PPM支持最为关键的视图，这里提供了全方位可视化的工具对项目组合进行实时评估和监控，发现问题的同时能够进行快速分析和调整。
RPM组合仪表盘中的组合分析工具主要包括投资分析图、记分卡、多维联机分析处理数据透视表(OLAP Pivots)和报表。
投资分析图是管理者查看项目和项目组合健康状态的最方便的入口，它可以显示多达5个维度的项目汇总信息（包括横轴主轴、横轴副轴、纵轴以及气泡大小和气泡颜色），用户可以定制投资分析图的5个维度显示的内容，可选的内容包括项目属性、财务状况、进度变化以及记分卡得分情况等。对图中显示的每个项目，还可以通过快捷菜单在不离开组合仪表盘视图的条件下进一步查看项目的详细信息。
RPM提供了大量预定义的OLAP数据透视表和报表模板，通过他们就可以实时地获取项目组合分析数据，包括财务状况、范围管理状况、资源使用和需求以及项目进度状态等。RPM也提供了报表设计工具，用户可以根据自己的需要定制新的OLAP数据透视表和报表。OLAP数据透视表和报表还可以直接打印或者保存成html、PDF等文件格式进行存档或发布。
除了实时的评估和监控，RPM还提供了一个What If假想分析工具。用户可以在假想的场景中调整项目的进度和优先级，在自动计算平衡工具的辅助下分析调整产生的影响。如果分析的结果满足用户的需求，用户还可以在安全权限许可的前提下将分析的结果直接复制到当前的项目计划中，所做的调整就真正生效了。
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4.1 建立工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS)
将一个项目分解细化，建立工作分解结构是项目经理要做的重要工作之一。RPM的WBS元素包括项目/提案、可交付成果、工作产品、里程碑、概要任务和任务。在用户安全权限许可的条件下，只要在工作管理视图中拖动对应的WBS元素图标到主工作区域的适当位置就可以建立想要的WBS结构。然而一个成熟的企业通常会利用下文介绍的模板机制而不是每次都从头建立整个WBS结构。
模板机制是IBM在RPM中支持管理实践共享和复用的关键策略。通过模板机制，用户可以快速应用业界认可的最佳实践提高管理效率；另一方面，企业也可以将组织内部的成功经验固化为模板在整个组织中传播复用并实现管理过程的持续改善。RPM中的模板包括项目模板、WBS元素模板以及范围元素模板和文档模板。与工作管理相关的模板包括完整的项目模板和只包含一部分WBS片断的阶段模板和任务/里程碑模板。这些工作管理模板除了包含WBS结构之外还包含任务的进度安排、估计的工作量以及附属的文档和记分卡，项目模板和阶段模板中还可以包含财务预算、任务间的依赖关系、各种属性信息以及根据技能和技巧等定义的资源概要和任务分配信息。
在RPM中应用模板的操作也很简单，在用户权限许可的条件下，在工作管理视图中点击主菜单栏的“模板”按钮就可以打开模板浏览器，在模板浏览器中选择需要的模板，将它拖动到WBS视图中的适当位置就可以创建一个新的WBS结构，模板中包含的所有信息都会被应用到这个新的WBS结构中。通常，在Local Templates目录中包含的是项目经理之间共享的模板，而在Method Templates目录下包含的通常是方法管理部门创建的业界认可的标准和代表组织中当前最佳实践的模板。此外，对于软件开发项目还可以应用由IBM Rational提供的RUP模板。
除了以上两种方式外，RPM还提供针对MS Project的接口。用户既可以将MS Project项目导入到RPM中，也可以将RPM中的项目导出成MS Project文件。
图3 RPM工作分解结构和项目模板
项目选择和项目优先级排序是项目组合管理(PPM)生命周期中必不可少的部分，为了保持项目组合发展与商业战略的一致性，管理层需要对项目提案进行充分的评估，因此一个项目提案必须能够包含对其进行评估所需的所有信息。在RPM中，项目提案与项目是同等级别的WBS元素，对一个项目提案也可以设置项目属性记分卡等信息，可以进行WBS分解、财务预算以及人员规划等。此外，每个项目提案可以设置状态信息，根据系统管理员在“应用程序管理”视图中定义的流程可以对项目提案进行各项审批，根据审批的结果可以改动项目提案的状态，在适当的时候，项目提案可以自动或手动地转换为项目。当一个提案转换为项目时，所有的配置和计划信息都不会丢失。
RPM中的项目进度计划包括自顶向下的细化和自底向上的汇总两个方向。在项目/提案初始阶段，项目经理可以对项目/提案的起始和结束时间进行粗略的估计。在初步细化阶段，项目经理可以对各项可交付成果（包括工作产品和概要任务）的起始结束时间进行大致的估算，RPM提供自动汇总机制将这些进度估算汇总到上一层直至汇总到项目，从而提高项目进度估算的准确性。另外，在项目进入实施之前的计划阶段，项目经理已经将WBS结构细化到基本任务，可以根据更为准确的方法估算出每个基本任务的起始结束时间和所需的工作量，RPM可以根据这些基本任务的进度估算层层汇总从而确定整个WBS结构的进度计划。
在复杂的项目中，不同的任务之间通常会有一定的依赖关系，项目经理可以在RPM中给出这些任务的持续时间，同时设置任务间的依赖关系，由RPM的自动计算工具调整得出正确的进度安排。在RPM中可以在任意两个WBS元素之间设置依赖关系，可以设置同一个项目范围内的WBS元素之间的依赖关系，也可以设置跨项目的依赖关系。依赖关系可以是从开始到开始、从开始到结束、从结束到开始和从结束到结束4种类型之一，对每个依赖关系，可以进一步设置提前或延后的时间。
此外，项目经理还可以定义每个任务的时间约束条件，例如必须在某个时间点开始/结束、不晚于/早于某个时间点开始/结束等，RPM在进行计算平衡时将优先考虑这些约束条件。
图4 项目进度与依赖关系
当项目计划或实施到一定阶段，例如项目计划通过审批或项目实施达到一个里程碑时，项目经理或其他管理人员可以将当前的时间进度、财务等数据保存为一个基线。在RPM中总共可以保存3个基线：第一次保存的基线作为初始基线，它作为以后项目评估的基准，在整个项目周期中都不会更改；新保存的基线作为当前基线，如果在保存基线以后发生修改，RPM将自动计算修改后的值与当前基线的差别；每次保存一个新的基线，当前基线的数据将被复制到前基线上，如果前基线上有数据则覆盖旧的数据。
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图5 RPM资源管理视图
如何将关键的资源分配到关键的项目中是保持企业投资与商业目标一致性，实现随需应变的项目组合管理的关键内容。为了合理地利用人力资源，方便资源的跨项目调配，RPM采用集中式的人力资源管理，在资源管理模块集中维护一个资源数据库，对各个项目的资源需求进行统一调配。
资源池是RPM中组织人力资源的方式，每个资源池有一个资源经理，管理该资源池中的所有资源。
在RPM中一个资源记录对应于一个RPM用户，因此在每个资源记录中都包含用户所属的系统安全组和详细的系统安全权限信息。根据组织管理规则，资源经理可以设置修改资源所属的组或修改资源的具体权限。
在RPM中每个资源都有一个日历，包含工作时间、法定假期和个人休假信息等，RPM用日历的形式标明每个资源在特定的时间是否可用。根据不同国家地区的习惯和规定以及不同企业的管理规则，系统管理员可以在“应用程序管理”视图中创建多个基本日历。在创建一个资源时，资源经理可以选择一个系统中定义的日历作为这个资源的基本日历。以后，用户可以在自己的“日历”视图中修改日历信息，例如设置个人休假时间等。
除了必要的身份信息之外，资源记录中最重要的就是技能和技巧信息了。在RPM中每个资源包含不同的技能技巧和熟练等级，这些信息与RPM的财务管理系统直接关联，不同的技能技巧熟练等级具有不同的收益/支出率，用于计算项目的人力资源收益/支出。除此之外，每个资源记录还包含资源的组织、地理区域和项目背景等各方面描述信息，这些也是在资源分配中需要考虑的因素。
在资源管理视图中，资源经理可以查看所属的每个资源被安排的工作包以及具体工作进度。此外，资源经理还可以查看记分卡、OLAP数据透视表和报表进一步分析资源需求和使用情况，根据这些数据，资源经理可以做出符合项目需要和企业发展战略的人员规划以及技能培训安排等。
资源概要机制是在RPM中定义资源需求和进行资源申请、调配的关键。在项目计划初期，项目经理可以在项目中建立资源概要来描述这个项目所需的资源。在RPM中可以用来定义资源概要的属性包括技能技巧熟练等级、地理位置、所属的组织以及资源池等。资源概要创建成功后将起到类似真正的资源的作用，它们也可以被分配到项目或者特定的任务，可以安排详细的工作进度表。同时，由于资源概要包含的技能技巧熟练等级与收益/支出率直接关联，项目经理通过为资源概要安排任务进度也可以完成财务预算的工作。
在确定资源需求，创建所需的资源概要以后，项目经理可以在工作管理视图中向多个资源经理发起资源请求流程。资源经理收到请求之后根据资源概要搜索满足条件的资源，并考虑项目优先级和商业目标等各方面因素向项目经理推荐合适的人选。项目经理收到来自各个资源经理的建议后可以考察各个候选的资源，选择接受或拒绝某些人选。最后，根据企业管理规则不同，可以由项目经理或资源经理将资源概要替换为被选中的资源。
在RPM中一个资源可能同时参与多个项目的工作，RPM提供了自动平衡工具，当一个资源同时承担多个项目的工作时，平衡工具将考虑各个项目的优先级、资源在各个项目中承担的任务的进度安排和优先级，并根据资源的日历确定资源在特定时间的可用性，最终给出合理的项目进度安排。
图6 资源分配视图
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财务状态是评估项目业绩和健康状况的最重要的依据之一，RPM能在组合仪表盘中提供实时的决策支持信息依据的是大量准确的项目数据。RPM的财务管理系统与工作管理、人员管理、范围管理、时间和费用跟踪以及资产、客户、合同管理等模块都有紧密的集成。财务信息在系统内部自动计算汇总，在不同角色的项目相关人员看到的各个视图中保持实时同步，保证决策者依据的是最新的状态信息。
RPM的财务数据可以使用各种货币表示，系统管理员可以在“应用程序管理”视图中定义这些货币的汇率信息，RPM将根据它们进行不同货币的财务数据之间的转换。
要了解RPM的财务管理系统，还需要理解RPM的charge code概念。charge code并不是真实存在的银行账户，它是RPM对各种财务费用进行分类的方法。根据特定行业需求和企业管理规则，系统管理员可以在“应用程序管理”视图中定义多个charge code，各个项目将在这些charge code上进行财务预算和汇总跟踪，从而实现企业对财务信息进行分类分析的目的。
RPM的charge code首先可以划分为支出和收益两大类，支出又包括资本(capital)和费用(expense)两种类型。RPM识别各种charge code的收益/支出属性，自动计算EV(Earned Value), GP(Gross Profit), ROI等重要财务指标。
此外，RPM中的charge code还可以细分为labor charge code和non-labor charge code。labor charge code指与人力资源直接相关的财务收益/支出，RPM提供了预定义的labor费用、资本和收益charge code，对这些charge code，用户可以根据所需的时间(小时)和每小时的收益/支出率进行预算和跟踪，对于分配了资源安排好工作时间的任务，计算这些labor charge code的时间值可以对应为该任务的工作时间，而每小时的收益/支出率可以直接对应为所安排的人员的收益/支出率。因此，对一个正在进行的项目，RPM根据团队成员在“时间表”模块提交的工作时间数据计算每个团队成员在每个任务上的人力资源收益/支出并进行汇总。non-labor charge code用于除了人力资源之外的其他费用/收益，这些charge code并不根据时间来计算，系统管理员可以根据需要在“应用程序管理”视图中定义任意多个charge code。Non-labor charge code的数据可以由团队成员在“费用”视图中针对分配给他的工作包进行提交，项目经理可以在WBS元素描述视图的“财务”portlet中查看或修改。
RPM中的财务预算主要在工作管理视图中进行，每个WBS元素的描述视图中都包含一个“财务”portlet，在这里，用户可以选择系统中定义的charge code添加到项目中并对他们进行估计。RPM的财务预算也可以分为两个方向。在项目计划初期，项目经理可以对项目/提案、可交付成果以及概要任务等作粗略的预算估计。当项目计划逐步确定，每个任务的进度和人员安排都确定以后，RPM将根据任务的工作时间和安排的人员的收益/支出率计算出任务的labor预算，项目经理还可以给出每个任务的non-labor预算，RPM汇总这些信息确定整个项目的财务预算。此外，在RPM中还可以进行基于时间段的财务预算，项目经理可以查看和估计项目进展各个阶段的财务收支。
图7 Charge Codes和财务预算
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当项目计划通过审批以后，项目经理将计划发布给所有与该项目相关的人员，包括项目团队成员、sponsors和其他stakeholders，项目进入正式实施。此时，项目团队成员将在他的工作管理、时间表和费用视图中查看到分配给他的工作包。
“时间表”视图是团队成员提交工作时间和修改任务进展状态的入口。当被分配了一个工作包以后，每个团队成员可以根据自己的设想对工作包进行进一步的细化分解。随着项目的进行，团队成员以每周为单位在“时间表”视图中提交花费的工作时间。用户提交的工作时间可以包括正常工作时间和特殊工作时间（即为计划之外的加班时间），提交工作时间的同时用户可以对任务完成的百分比进行估计，估算剩余工作的工作量，预测任务的开始/完成时间。工作时间提交以后将由项目经理或资源经理进行审批，因此提交/审批工作时间的过程实际上也提供了一个让团队成员与项目/资源经理进行沟通的机会，使得项目经理能够及时了解项目进展，发现和解决出现的问题。
“费用”视图是团队成员提交非人力资源的财务费用的入口。分配了工作包的用户可以在分配给他的工作包上提交财务费用，提交时用户会被要求选择charge code，RPM会自动将提交的费用汇总到所选的charge code上。
除了团队成员提交的时间/费用数据之外，项目进行过程中发生的软件、硬件或其他非IT资产使用费，以及与客户或其他项目部门之间的财务信息也将被汇总到项目的描述视图中。RPM将随时计算GP、ROI等财务指标，并根据系统配置定期计算EV指标。在权限许可的条件下，项目经理还可以通过OLAP数据透视表和报表等进一步分析项目状态，在出现问题时做出快速的调整。
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图8 范围管理视图
在项目执行过程中，对需求、变更、风险、缺陷等各方面因素进行有效的跟踪管理和快速响应是实现随需应变的项目管理的重要内容。
RPM的范围管理包括需求、变更请求、服务请求、动作、缺陷、问题和风险管理。由于范围管理集成在RPM的统一框架中，所有的因素可以用统一的方式进行处理和评估。首先，项目经理可以很方便地安排资源对范围元素进行跟踪处理，对某些复杂的问题，还可以设置响应包或者直接将范围元素转换为任务，与其他计划中的任务统一调度。其次，范围管理牵涉到的都是项目执行中变化的因素，为了对这些变化做出快速的响应，需要有高效的流程保证信息传播和及时的决策。根据不同范围元素的特点以及不同企业的管理规则，系统管理员可以在“应用程序管理”视图中定义多种流程来控制和处理这些范围因素。此外，利用RPM组合仪表盘中的可视化工具，项目经理和企业管理层可以从更多的视角对影响项目执行的各方面因素进行分析，评估项目和项目组合的健康状况并在必要时做出快速的优化调整。
对范围元素的访问控制有两种方式：第一种是基于项目范围的访问，即在整个项目范围内的用户都有访问权限；第二种是基于邀请的访问控制，即针对特定的范围元素，设置只有某些被邀请的用户才有访问权限。
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在项目的整个生命周期中往往要产生和使用到多种类型的文档数据，RPM对各种项目文档的创建、评审以及发布各个阶段都提供了无缝的支持。
RPM中的文档划分为工作产品文档、可交付文档以及软件、URL连接、注释和纪要等类别，与操作系统中的文件系统类似，可以组织成多层目录结构。RPM中的文档可以附属于某个特定的WBS元素、范围元素，也可以放在项目一级而不属于任何特定的任务或范围元素。
RPM还提供了文档的版本管理支持，RPM为每个文档保持多个历史版本和每个版本的修改信息，用户可以查看以往的历史版本也可以跟踪文档的变更历史。
图9 文档管理视图
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在项目管理中往往需要进行很多正式的审批和其他非正式的工作流程。RPM提供了灵活的工作流程设计和执行机制，系统管理员可以在“应用程序管理”视图中创建任意多个针对项目/提案、可交付成果、里程碑/任务以及文档和范围元素的工作流程。每个工作流程包含多个状态和步骤，执行期间可能有多个人员参与进行投票选择，根据投票结果，流程进行到下一个状态直到最后结束。整个执行的过程都会作为项目历史信息的一部分完整地保存，方便以后跟踪检查。
RPM还提供了内建的实时沟通机制。当有工作流程在进行，有某些动作发生或者某些元素的状态发生变化时，RPM可以根据系统配置向相关的用户发送一个通知消息，用户可以在他的“沟通”视图中查看所有发送给他的消息。同时RPM还提供了一个系统托盘工具，当用户有新的通知消息时系统托盘工具会自动弹出提示信息，这样即使用户未登录RPM也可以及时地得到通知。此外，RPM还支持email通知功能，根据系统配置，在某些重要事件发生或重要元素发生状态变化时RPM可以发送email通知给相关的用户。
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RPM将所有的项目管理领域内容集成在一个统一的软件框架中，保证关键的资源被分配到与企业商业战略一致的关键项目中，使得分散的项目团队能够进行高效的沟通协作并以统一的标准进行跟踪评估。利用RPM功能强大的组合仪表盘，管理层能够快速地获取投资组合的全方位信息，优化投资组合的性能。总之，RPM集成了IBM的项目组合分析能力、项目管理最佳实践以及业界领先的Rational工具，为您提供企业项目投资的全方位视角，它将帮助您集中组织的所有力量去实现企业的商业目标。
