敏捷教练：如何组织高效的会议

　　这些天经历了许多会议，实际上我们很多会议可以开的不那么乏味而低效，原本没有必要召开许多没完没了的会议，而且每次会议也完全可以不持续那么长时间。所以我建议大家在开会前能够有一定的准备，让我们高效的进行会议。我有一些建议，可供大家采纳。
  　　一、 为什么要开会?
　　在你做任何其他事情之前，首先要弄清楚你想在会上达成什么样的目标，解决什么样的问题。
　　然后，你要弄清楚需要得到哪些人的帮助。一旦你确定了“达到什么样的目标“、”解决什么问题”和“需要得到哪些人的帮助“之后，其余的问题(什么时间、在哪里开会)就显得相对容易多了。
　　一般情况下，开会需要有充分的理由，比如当你：
　　l 需要整个团队就某一个问题提出他们的想法和建议的时候。
　　l 需要团队参与决策或解决问题的时候。
　　l 需要团队来解决一个仅通过一对一交流方式所无法解决的问题时。
　　l 需要和整个团队一起共享信息、分享成功或排忧解难时，或是想要每个团队成员都意识到这是一个特殊时刻时。
　　l 需要来自不同团队的那些有着各不相同的观点和日程安排的团队成员集思广益来解决一个问题时。
　　l 需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责时。
　　l 发现团队成员觉得非常有必要开会时。
　　l 还有Scrum进行时的框架内例行会议，例如我们现在进行的站会。
　　但当下列情况出现的时候就没有必要开会：
　　l 要讨论的是私人问题，比较适合采用一对一的方式解决;
　　l 你没有足够的时间去准备会议。
　　l 其他的沟通方式能收到与会议相同的效果，或者是比会议更好的效果，比如通过备忘录、Email或者打电话的方式等;
　　l 问题已经有了答案;
　　l 会议的一体不值得浪费所有与会者的时间;
　　l 团队上下一团糟，需要些时间来调整，还不是找出产生矛盾或挫折根源的时候。
　　与会者都有谁?
　　l 你应该邀请多少人来参加会议?如果你认为却是有必要开会，那么在你考虑邀请谁出席会议之前，你首先应该确定与会者的人数。
　　l 推荐大家一个简单的【8——18——1800】原则：
　　如果你想要解决问题或者作决策的话，你最多邀请8个人就够了。如果一个房间内超过8个人，可能引出的问题比所解决的问题还要多。
　　如果你想让大家献计献策的话，你就要邀请18个人。但别指望这多人达成一致意见。
　　如果你想要发布一则消息的话，就采用群发邮件的形式，不过其前提是你已经决定你必须要开一次会。如果你想要通过会议的形式让大家共同分享关于新产品的好消息，并以此来激发全队的工作热情的话，那么与会者人数越多，大家就会越高兴。那么就邀请1800人，或者更多。
　　谁应该参加会议?
　　很简单!直接受会议结果影响的人都要参加，但要遵循我们之前说的8~18~1800原则。
　　有的时候我们确实需要做出一些艰难的抉择，而恰恰这就是我们常常需要直面的现实。规则就是规则，如果你先打破规则，那么后果必须要由我们自己来承担。如果有30多个人一起来共同做决策，那么将是非常沮丧的一件事情，每个人都会永远记得是你组织了这次会议，但是他们不会因此而感激你。
　　因此邀请那些真正有必要出席会议的人，即那些能够帮助你实现会议目标，并能为会议的议题提供各种观点的人，这些人应该是：
　　l 对于所要讨论的问题有关键决策权的人;
　　l 对于所要讨论的问题有相关知识和信息的人;
　　l 那些一心一意要解决问题的人和那些与所要解决的问题休戚相关并有重要作用的人;
　　l 那些有必要知道你所要传达的信息并有利于他们进一步开展工作的人;
　　l 那些需要执行决策的人;
　　以解决问题为目的的会议管理步骤
　　1、 首先要弄清楚与会者对于这个问题持什么样的态度;
　　2、 就问题的界定达成一致意见;
　　3、 讨论一下这个问题已经持续了多久，以及到目前为止它已经发展到了什么程度;
　　4、 弄清楚整个团队认为产生这个问题的原因有哪些;
　　5、 设想一下如果该问题得不到及时解决，会带来什么样的后果;
　　6、 大家集思广益，讨论解决该问题的办法，并分析每一种办法的优缺点;
　　7、 用最有效的办法来进行选择。要考虑相关的关键因素，比如时间、资源、资金、价值观等方面因素。
　　8、 在选择问题的解决办法或者管理办法时，要得到全员的大力支持，或者至少要取得大家的一致意见。
　　总之，我们要时刻牢记：会议的目的是会议的驱动器。
　　在一个以解决问题为目的的会议中，与会者首先要确定问题是什么，然后再设计解决问题的方案。参加这种类型会议的人必须知道问题是什么，并要具备解决该问题的专业知识和技能。
　　在一个以决策为目的的会议中，团队要选择一个决策办法。为了能够使会议成功进行，团队必须在会议一开始就对决策办法达成一致意见：
　　决策是全体一致通过原则，还是多数票原则，或者是由一个人或者一个小组来决策?
　　所有其他形式的会议都是说明会议，尽量取消这种形式的会议。多数情况下，说明会议都是在浪费时间，不如用电子邮件的形式来代替。除非确实有必要把团队成员集中到一个房间里，否则就不要采用这种会议形式。我们甚至开过投票选哪个人应该离开团队的会议，这种会议其实本身就对团队是一种伤害。
　　如何邀请他们?一旦你确定了出席会议的人选，你应该亲自去邀请他们。一定要让他们知道是你组织召开并亲自主持会议，还要让他们知道会议的目的。要尽量安排大家都方便出席的会议时间，虽然这有的时候会有一点儿困难，在会议上，要计量的都给每一个人安排一个任务，这样就可以确保他们按时出席会议。在我以往的经验中，产品经理开会的时候都会比较活跃。如果在开会的过程中，他们长时间不发言的话，那么他们就会坐立不安，甚至会觉得无聊。
　　会议的时间、选用什么样的会议室、准备什么样的器材，这些也是会议前要准备的，会议有没有材料提前要给大家发送呢?在不久前我们的一次会议中，发起会议的发起人忽略了给大家发会议材料，忽略了准备笔记本电脑，让大家开会开的有些迷茫。

原文转自：http://blog.sina.com.cn/s/blog_59450ffc0102ehs0.html