文档标准项目通常是以文件的形式记录下来的，一个项目的确立通常也是源于文件。例如，当投标小组对客户的招标书作出回应时，这一投标文件就预示着一个新的项目的产生。像预算和资源需求、范围说明、月进度报告、变更单和其他要求都是与项目相关的文档的一小部分。
项目办公室经常要为项目组成员提供指导，告诉他们选用何种文档、何时使用以及如何使用等。通过履行这个角色，项目办公室使组织内的沟通加强，从而保证项目的参与者协调一致地工作。通常地，项目办公室人员必须在渴望一致性又需要合理的灵活性之间进行平衡，其中一项主要任务就是要确认何种文档应该标准化。下面列出的是项目办公室应该予以标准化的一些文档例子。
状态报告通常应包括报告期内的成本和进度情况的数据。项目的实际进展与计划相对照可以使项目成员明确在成本和进度方面的差异，因此是项目控制的重要工具。项目办公室应该负担编制状态报告的主要职责，使其能够在整个组织中使用;项目办公室还应决定状态报告中应包含哪些信息以及这些信息的表述方式。
工时表大多数以项目为中心的组织都要求其员工填写工时表，通常为每周一次。员工在工时表上标明其在报告期内在各项目上所分配的时间。理论上，对这些工时表的分析会显示出员工是如何花费时间的。令人遗憾的是，工时表会产生很多不完美的信息，有些缺陷是和不诚实的报告内容有关的。例如，员工报告时夸大时间以显得很忙。很多错误的发生是因为员工在报告其时间分配时前后不一致;需要明确的还包括诸如超时和超量的工作如何报告，以及员工同时参加多个项目工作时如何进行时间的分配，等。
变更单项目团队需要应对的一件事情就是需求将会发生改变，因此，项目办公室认真制定变更请求表格是很重要的。需要用变更请求表来启动变更管理过程。当变更请求得到批准时，变更执行表就会发给应该执行该变更的个人或团队。变更请求处置表提供了同意或拒绝变更请求的决定信息。
软件标准项目办公室在建立用于项目管理软件的标准方面起着主导作用。当组织采取以项目为中心的运作模式时，他们需要阐明的首要管理问题之一就是确认一个能够用于所有项目的计划软件包。此外，他们还帮助选择一个单一的标准用于文字和表格的处理。对软件标准的关注之所以重要是因为：
▲单一标准的使用加强了组织内的交流，使得一个部门的工作人员能够看懂另外一个部门用软件制作的报告。如有必要，员工甚至可以通过磁盘进行项目之间数据的交换。
▲采用单一的软件标准能够促进更有效的培训。培训部门或项目办公室自己就能够提供常规的标准化软件包的使用课程。如果没有标准，提供培训则是很困难的。
▲通过采用标准的计划软件，组织能够维护项目活动的数据库。例如，他们可以通过审核在一组项目里进行某些测试所花费的时间这些数据，来提高他们在未来的项目中该测试程序的估算精度。
项目办公室为文字和表格的处理软件制定标准是不太可能的事，因为这类标准通常是为整个组织制定的。但是，项目办公室可以致力于选择标准的计划编制软件。经验表明，确定这样一个标准不是件容易事。首先，最近的调查表明可以找到几百个计划编制软件，因此从令人眼花缭乱的产品进行挑选是很困难的。此外，事先还要解决以下几个问题：
▲谁要使用这个软件?是专业的计划工程师还是项目组成员?或两者都有?
▲使用的难易程度有多重要?很多计划软件其功能与使用难易程度有互换性。
▲软件主要是为项目组独立运作时使用呢，还是想把组织中所有项目的数据统一进行管理?
▲选择客户喜欢的软件是不是很重要?
▲软件的市场价格是多少?
▲操作和维护(含培训)成本有多大?
建立软件标准最后要提醒的是，项目办公室应该确定其选择作为标准的计划软件是否处于其计划和控制工作的中心地位。如果是这样，那么这个软件将会影响组织采用的文档标准的类型，因为每种软件都有其独特的绘制项目图表和表格的方式。
跟踪执行最优方法项目办公室在指导组织制定项目管理的标准程序和方法的同时，还须谨防变得以自我为中心而疏远了最优方法。项目办公室人员必须跟上项目管理实践的最新发展。要做到这一点，他们必须跟踪了解项目管理和工业实践文献，接受项目管理相关领域，如风险管理、采购管理和成本收益分析等课程培训，并且参加有关的座谈会和研讨会以学习别人的项目管理经验。通过对项目管理最优方法的洞察，他们可以采取措施以确保组织运行的标准程序和方法的先进性。
人员配备项目办公室的资深咨询人员应该决定采用何种标准的程序和方法，他们知道本行业的最优方法，凭借他们丰富的项目管理实践经验，他们知道什么是可行的，什么是行不通的。
执行和维护标准程序及方法通常可以由经验较少但行政管理能力较强的人担当。尽管如此，他们的工作应该由有经验的项目管理咨询人员定期地审查以保证不出偏差。
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