1. 工作流历史
工作流技术发端于 1970 年代中期办公自动化领域的研究工作，但工作流思想的出现还应该更早， 1968 年 Fritz Nordsieck 就已经清楚地表达了利用信息技术实现工作流程自动化的想法。 1970 年代与工作流有关的研究工作包括：宾夕法尼亚大学沃顿学院的 Michael D. Zisman 开发的原型系统 SCOOP ，施乐帕洛阿尔托研究中心的 Clarence A. Ellis 和 Gary J. Nutt 等人开发的 OfficeTalk 系列试验系统，还有 Anatol Holt 和 Paul Cashman 开发的 ARPANET 上的“监控软件故障报告”程序。 SCOOP, Officetalk 和 Anatol Holt 开发的系统都采用 Petri 网的某种变体进行流程建模。其中 SCOOP 和 Officetalk 系统，不但标志着工作流技术的开始，而且也是最早的办公自动化系统。
1970 年 代人们对工作流技术充满着强烈乐观情绪，研究者普遍相信新技术可以带来办公效率的巨大改善，然而这种期望最终还是落空了。人们观察到这样一种现象，一个成 功的组织往往会在适当的时候创造性的打破标准的办公流程；而工作流技术的引入使得人们只能死板的遵守固定的流程，最终导致办公效率低和人们对技术的反感。 1970 年代工作流技术失败的技术原因则包括：在办公室使用个人计算机尚未被社会接受，网络技术还不普遍，开发者还不了解群件技术的需求与缺陷。
含有工作流特征的商用系统的开发始于 1983 年至 1985 年间，早期的商用系统主要来自于图像处理领域和电子邮件领域。图像处理许多时候需要流转和跟踪图像，工作流恰好迎合这种需求；增强的电子邮件系统也采用了工作流的思想，把原来点对点的邮件流转改进为依照某种流程来流转。在这些早期的工作流系统中只有少数获得了成功。
进入 1990 年代以后，相关的技术条件逐渐成熟，工作流系统的开发与研究进入了一个新的热潮。据调查，截至 1995 年共有 200多种软件声称支持工作流管理或者拥有工作流特征。工作流技术被应用于电讯业、软件工程、制造业、金融业、银行业、科学试验、卫生保健领域、航运业和办公自动化领域。
2. 工作流概念
2.1 工作流概念
工作流是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控，达到提高生产组织水平和工作效率的目的。工作流技术为企业更好地实现经营目标提供了先进的手段。工作流管理系统（ workflow management systems , WFMS ）是以规格化的流程描述作为输入的软件组件，它维护流程的运行状态，并在人和应用之间分派活动。在此，我们先定义一些基本的术语：流程定义（ process definition ）和流程实例（ process instance ）。一个流程定义是一个业务流程或过程的规格化描述。一个流程实例是流程定义的一个运行实体。工作流管理系统还处于技术发展曲线上的初级阶段。目前，工作流中使用了过多的概念。在这个领域中的大量规范和工具没有一个是相似的，他们之间主要的分歧在于如何阐述流程中的步骤。
在介绍工作流时有一个话题必须包括，那就是工作流和业务流程管理（ BPM ）的关系。术语 “ 工作流 ” 通常描述人与计算机系统的一系列相关交互。在开发人员中，工作流经常被提及。有时，工作流的意思是指一些不同的 UI 界面。业务流程管理的范围比较广，相比之下工作流多半局限于技术领域。业务流程管理还从管理人员的角度涉及了非技术问题，比如分析、组织的效率。
2.2 工作流管理系统概念
工作流管理系统是以规格化的流程描述作为输入的软件组件，它维护流程的运行状态，并在人和应用之间分派活动，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。
工 作流管理系统可以描述不同覆盖范围和不同时间跨度的经营过程，根据经营过程以及组成活动的复杂程度，工作流管理系统可以采取多种实施方式，在不同实施方式 中，所应用的信息技术、通信技术和支撑系统结构会有很大的差别，工作流管理系统的实际运行环境也可以在一个工作组内部，也可以在全企业所有业务部门。
工 作流管理系统在实际系统中的应用一般分为三个阶段：即模型建立阶段、模型实例化阶段和模型执行阶段。在模型建立阶段，通过利用工作流建模工具，完成企业经 营过程模型的建立，将企业的实际经营过程转化为计算机可处理的工作流模型。模型实例化阶段完成为每个过程设定运行所需的参数，并分配每个活动执行所需要的 资源，模型执行阶段完成经营过程的执行，在这一过程中，重要的任务是完成人机交互和应用的执行。
3. 工作流应用目标领域
使用工作流管理系统的目的之一是作为企业应用系统集成（ EAI ）的平台。在当前大部分企业级 IT 架 构中，各种各样的异构应用和数据库运行在企业内网中。在这些系统被应用到组织时，都有一个清晰的目标。例如，客户管理、文档管理、供应链、订单、支付、资 源计划等等。让我们称这些系统为专门应用。每一个专门应用都包含它们所支持业务流程的领域知识。这些专门应用中的自动化流程，被拼装到企业中更大的非自动 化流程中。每当一个这样的专门应用安装并投入使用，都会带来涉及其他多个应用的新功能需求。企业应用系统集成（ EAI ） 就是通过使用多个专门应用满足软件新需求的方法。有时，这只需要在两个应用之间提供数据通讯的通道。专门应用将很多业务流程硬编码在软件中。可以这么说， 在你购买专门应用时，你是购买了一组固定的自动化业务流程。而工作流管理系统是不必事先知道问题域的相关信息的。工作流管理系统将业务流程描述作为输入并 管理流程实例的执行，这使得它比专门应用更灵活（当然你也要花精力编写业务流程的规格化描述）。这就是为什么说工作流管理系统和专门系统是相互补充的。工 作流管理系统可以用来管理全局的业务流程。如果专门应用支持你所需要的业务流程，那么使用专门应用。在此讨论的工作流管理系统的第一种使用方式就是：结合 所有的专门应用，使用工作流管理系统构建一个 EAI 平台。
工作流管理系统能够发挥很大价值的第二个使用方式是：协助涉及多人相关任务工作流软件的开发。为了达到这个目的，大部分工作流管理系统都有一个方便的机制，来生成执行任务的表单。对于专注于 ISO 或者 CMM 认证的组织，采用这种方式使用工作流管理系统能够显著提高生产率。不用将过程用文字的形式写在纸上，工作流管理系统使你通过流程定义建模实现过程的自动化（如使用基于Web 的应用）。
工 作流管理系统的第三种使用方式是：将工作流引擎嵌入到其他应用中。在前面我们谈到，专门应用将指定问题域相关的业务流程固化在软件中。开发专门应用的公司 也可以将工作流引擎嵌入到他们的软件中。在这里，工作流引擎只是作为一个软件组件，对于应用的最终用户是不可见的。将工作流引擎嵌入到应用中的主要原因是 为了重用（不重复发明轮子）和应用软件的可维护性。
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