新太和公司实施任务行分销ERP案例

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近年来， 国内流通性质的中小企业中似乎存在这样一种定势："不扩张就会被挤掉，一扩张就会垮掉"。行业竞争迫使流通企业必须不断发展壮大，通过分销网点的进一步扩张实现规模经营，获取竞争优势；同时，公司规

模及分支机构的扩张也给管理带来新的难题，常常是规模上去了，内部经营也陷入了混乱，导致整体企业效益下滑。如何解决中小企业的业务发展与管理落后的矛盾，使企业走上一条可持续成长之路？不妨看看新太和的解决之道：

石家庄新太和食品添加剂公司创立于1993年，主营各类食品原辅料添加剂，业务模式为分销和直销。经过近10年的不断开拓和发展，新太和在河北境内食品添加剂分销商中，新太和已经做稳了老大的位置，经营1000多个产品种类，有3000多家直接客户。除石家庄外，邯郸、邢台、衡水、沧州、张家口等6个地市均设立有分公司，并逐渐通过商务联盟的方式，使业务区域跨越河北、天津和山西，一跃成为华北地区举足轻重的食品添加剂贸易商。总部负责向各上游供应商的采购以及各地分公司物流调配，分公司负责当地的销售和库存，定期向总部上报区域销售、库存、现金和应用收款情况。

成长的烦恼

所有中小企业一样，新太和也经历着成长的烦恼。与其他电脑、服装、食品、饮料等行业相比，食品添加剂作为食品的辅助材料（行业产值占国内食品工业产值的约5％），该行业在一定意义上属于 "冷门"行业。新太和与河北的几千家食品生产厂以及西点作坊都保持了很多年的合作关系。用新太和老总的话来说，"这个市场相对稳定，市场容量有多大心里也有数，我们与客户之间也是一种细水长流的长期供货关系，我们的销售网点越多，竞争者进入河北市场的门槛就越高。"然而，和国内许多流通企业当前面临的发展困惑一样，新太和最大的问题就是异地分公司的管理：每个分公司每天卖了多少货，库存还有多少，银行现金有多少，应收帐款是多少？尤其是每年中秋节前的2个月内，正是食品添加剂行业的销售旺季，各地每天的销量很大，要避免断货现象，就得对每天的库存量都很清楚，做到及时补货。

"2002年，我们一个月盘点一次，各地分公司以传真方式把报表提交公司总部，到了销售旺季，公司帐目却是一团糟。即使在平时，对帐准确度能达到90%就不错了，但90%和50%也没有什么本质差别。时间久了，大家对数字都没有什么概念了。"新太和总经理倪振华对记者说道，"一开始，我们认为是人出了问题，接连换了好几位分公司经理，但情况照旧，我们这才意识到是管理机制出了问题。" 很明显，传统的管理方式已经不再适应公司扩张的需求了，新太和迫切需要引入一套能实现"集中管理、异地控制"的透明化管理机制。

锁定三大需求

鉴于公司管理现状，2003年元月新财务年度开始的时候，新太和就开始考虑上一套分销管理软件，希望借助信息化来改善公司的管理。学计算机出身并一手创办新太和的倪总经过分析，确定了三大基本需求：能很好地管理进销存、能实时处理数据、能支持异地管理。带着这些需求，倪总先是考察了用友、金蝶等国内几家大型管理软件，"功能模块倒也挺大挺全的，但我们这样的流通企业，不需要太复杂的功能，何必要花100%的钱买20%的功能呢？而且在河北我们有7个网点，用户数需要至少30个，这类软件没有40-50万元根本下不来。"由于起初倪总没有找到性价比很合适的分销管理软件，只好把需求反馈给石家庄鼎新电脑公司。经过双方深入沟通，鼎新把"任我行网络化分销管理系统"推荐给了他，并建议他进入任我行天地一网通网站"实况观摩"，亲自感受一下其产品的应用功效。其中的网络化分销系统简洁而实用的特点以及不到8万的价格得到了倪总的认同。

紧扣业务流程

在项目实施的过程中，新太和是一个非常特殊的案例，这就是倪总自始至终对自己要什么有非常清晰的认识；更难能可贵的是，倪总自始至终将软件的实施与对业务流程的了解和改进紧密结合起来，因而起到了事半功倍的效果。

2003年农历春节刚过，新太和开始实施"任我行分销ERP"，倪总亲自给下面的库房、财务等相关人员集中培训，讲解操作流程。 两周以后，新太和6个分公司与总部一起启动了分销管理系统，一个月下来，系统运营基本顺畅。谈到此次软件实施的心得，新太和公司总结为两点："第一，我们对自己的业务流程相当清楚，虽然是一个通用型软件，但我们知道怎样去变通使用；第二，由于我们以前一直使用任我行公司的"管家婆"软件，所以，我们很容易理解和适应一脉相承的"任我行网分"的设计思路--很多地方我们原来就是这样做的。

" 也就是说，倪总不只是把分销ERP的实施看成是技术部门的事，而是一个公司管理的事。

瞬息万变，尽在掌握

新太和在河北各地实施信息化管理之后，其运营链上的各部门通过Inte.net登录到公司数据中心服务器，根据各自不同的权限把销售、订单、库存，甚至退货等数据实时记录在数据中心。"现在，我每天只需每天打开电脑，我想知道的东西就一目了然地摆在那里。"倪总很自豪地向笔者说道，"我也不用每天忙于应付于各种繁杂的事务了，可以抽出时间多想想公司的发展规划。

" 从根本上说，任我行分销系统帮助新太和建立起一个规范而高效的企业管理机制，该系统实现了公司总部到各地分支机构各经营环节的数据流、物流、信息流的高效整合。通过该系统，随时可查询各业务部门的订单、库存、现金、应收帐款等数据，避免运营链中各环节之间容易引起的混乱局面。倪总还给笔者讲述了一个细节现象。以前，由于各地分支机构没有统一的销售数据单位，传真到总部的数据单位不一致，有时用"箱"，有时用"袋"，再加上笔误或传真不清晰，导致经常对不上帐--"我的钱究竟在哪里" ？而现在由于通过软件来管理，数据单位界定义得很清楚，很少出差错，即使发生一点误操作，也可以通过系统查出问题出在哪里？

实施任我行分销ERP后，新太和公司整体工作效率的明显得到提高，直接降低了运营成本。拿财务人员来说，以前整日埋首于各种票据、报表之间，做的是"记帐"财务。而且由于各地没有一个统一的规范要求，经常发生同一商品的记帐单位不一致的情况，财务人员只好每天忙于处理各种数据问题。应用网分系统之后，每天的各种数据则由分销系统自动生成各种管理报表，从而使财务每天只是去"管帐"：核对库存和销售数据、查看客户信用额度等等，从而真正起到财务管理的作用。

 

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