限制参与者人数。精心选择合适的人选,只让必需的人参加,不必求全。
准备好讨论问题,明确主要目的,将问题和目的书面化,这样会更清晰,并让参与者清楚地了解这些问题和目的。最好能给参与者比较充足的思考时间。
控制讨论主题,避免离题。
注意突出重点、不要陷入细枝末节,一般能进入正式讨论的问题不会是太琐碎的问题。不要试图在讨论会上将所有作业完全做完,有些事情本应该会后进行,比如具体实现等。避免让大家为个人做作业。
不能取得大家理解的问题暂时记录在案,留待以后讨论。有时一个问题被提出,但多数人并未理解该问题的重要性,除非能够有效地解释明白,否则应在时机更成熟时再讨论。如果是关键核心问题当然另当别论。
不能期望取得绝对的一致,对分歧较大和争执不休的问题及时转换角度,先讨论判断准则及衡量方法等,如果暂时没有讨论思路则记录在案,留待以后讨论。再更充分的思考后,更容易找到问题的关键点和思路。
做好书面记录。对问题的解决做好文档,被否定的思路也应该包含在文档中,有利于以后理解方案选择思路。
主持人的责任
充分理解讨论目的,控制讨论朝目标前进。必须做好前期准备。
对贬低和羞辱别人的行为严加约束。会前强调:“讨论发言必需对产品而不能对人,绝对避免攻击别人的行为,哪怕是以开玩笑的方式”,指出这样的行为是不光彩的。讨论期间如果不幸发生这样的事情,果断明确地指出。必要时(失去控制时)立即停止讨论,不要勉强进行。正常地,引导讨论在和谐的气氛和态度中。
限制争论和辩驳。将问题引导到判断准则、衡量方法和解决思路上来。
制止冗长无效率的发言,制止离题的发言,制止进入琐碎细节的发言。以简单总结问题的方法或时间进度的理由抢回主动控制权。提醒和警告经常转移问题的人,重申讨论重点和目的。
总结讨论成功与失败的经验,使自己和别人可以做得更好。
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