IBM Rational Unified Process® (RUP®) 声称，“Tool Specialist” 的角色就是负责在项目中支持工具，包括选择和获得工具；配置和设置工具；以及检验工具的工作。实际上，ClearQuest 管理员就是在变更管理系统中扮演了 Tool Specialist 的角色。
在大多数情况下，服务于一个复杂的变更管理系统的企业级配置的机构，最希望拥有设计和贡献该进程的利益相关者，该过程应当在工具中被反映出来。无论是不是一个正式的过程团队，Project Management Office 或者 Quality Assurance 部门，都经常有各种将同变更管理系统发生交互的用户。
您应当避免尝试设计或者重新设计您的变更管理过程；相反，您应当用该工具执行您预先定义的过程。我所见过的最好的方法，就是您按照配置其他业务应用程序的方式来配置 ClearQuest。对该应用程序的需求将从业务利益相关者流到执行操作的开发团队。
我在若干场合所采用的一种有趣的方式是，实际利用 IBM Rational Suite 来配置 IBM 工具。在 RequisitePro 中将您的缺陷和增强要求集中起来。使用一个基于企业级图表的用户数据库来创建 Enhancement Requests，并且对系统的缺陷加以记录。这样的话，您就成为过程机构中的一员，并且任何使其进入 ClearQuest 的需求都被记录在 RequisitePro 中。
即使在一个不太正式的环境中，一个包含业务利益相关者的需求的 Excel 电子数据表也能够满足我们的要求。它提供了两个好处：一方面提供了您作为 ClearQuest 管理员所期望的清晰的方向，另一方面当“为什么当您转移到 Approved 状态时需要 Owner 域？”这一不可回避的问题提出时，它提供了到接合需求的回溯。通过记录完整的需求，您能够提供答案：“这是由 SOX 依从团队指定的需求，对于他们的报告来说需要这些数据。”
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我的十项提示的最后一项是：伴随频繁的图表变更而来的继承的问题。一位新手 ClearQuest 管理员也许在更新一个用户数据库到新的图表版本时（请见图5），不会理会弹出的提示窗口。该窗口中显示：“该操作不能被撤销。请确认您已经备份了图表仓库和用户数据库。是否继续？”
图 5: 请回答“是”，因为如果您没有准备好的话，那么您的 ClearQuest 的实施将面临潜在的灾难。
经验丰富的 ClearQuest 管理员每当网络在用户数据库升级期间出现“小故障”时都会被召回数次，也许是因为丢失了设计者客户端和数据库服务器之间的连接，或者是因为在升级期间他们的 Windows 系统出现“蓝屏”。他们还会被迫寻找一名数据库管理员，要求他将图表和用户数据库恢复到其升级之前的状态。
一种可行的解决方案是使用 ClearQuest Designer 所提供的 Test Database 功能。然而，这可能像是一位拉紧绳索的行人在没有网的情况下工作。如果出现任何问题，您就像是步履蹒跚的高高走在没有安全网保护的中心环之上，因为该方法掩盖了一个关键的概念。如果您将您的当前生产图表同一个测试数据库连接起来，对图表进行变更并且将其应用到测试数据库中，您就将在其被用于生产环境的同时编辑您的生产图表。
这同当赛车绕圈行驶在赛道上时变换其轮胎的情景十分相似。当更新一个数据库时，您将收到如图5所示的警告消息。您可能会问：如果在升级时出现图表“不一致状态”的问题会怎么样？我的生产用户数据库没有问题，它仅仅影响我的测试数据库，不是么？最好的答案就是：永远不会。由于图表和用户数据库之间的复杂关系，图表的变坏——无论您在升级（测试与否）哪一个用户数据库——都可能要求图表的恢复，这又将要求所有相连接的数据库（包括生产数据）的恢复来保持一致性。
除了修改生产图表所带来的问题之外，如果您的图表利用了动态列表或者无状态列表，那么您也许还要花费大量的时间用于在生产服务器上重新下载数据到一个新创建的空的测试数据库。如果您的图表异常复杂的话，您将到达一个更高层的上限，而且 Microsoft Access 将不再是一个快速创建测试数据库的选项。
一种行之有效的方法是，利用 ClearQuest 所提供的命令行指令 “installutil” 来创建您将会修订的图表和用户数据库的备份。软件开发人员通常将他们的开发努力隔离在不同的物理系统或者实例（开发、系统测试、用户容忍测试）上，同样地，该方法允许您在隔离状态下开发您的 ClearQuest 图表变更。
一旦图表变更被验证，您就能够使用 “cqload” 命令导出图表的修订版本，并且执行一个受控的导入到生产中。这样，您就能够以环境中其他任何生产系统相同的控制级别来计划升级操作。您可以联系您的数据库管理员，要求一个备份，通告您的用户中断操作的消息，并且生产发布提示那些可能会受到影响的终端用户关于变更的详细信息。
通过使用该方法来更新 ClearQuest 图表（以及相关联的用户数据库），当您采取这一措施来更新数据库并且收到令人不安的警告消息的时候，请不必担心，您将拥有一套十五分钟前的安全备份，而且在一些无法预料的事件扰乱升级操作时，您只需请求 Database Administrator 来恢复图表和用户数据库的备份即可。
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