蓝凌科技助福建安装构建OA系统案例

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福建省工业设备安装公司（以下简称福建安装）于 1958年创建于福州市， 隶属于福建建工集团总公司。 1997年4月，经国家建设部和福建省政府批准为首批建立现代企 业制度的试点企业。 2001年以来

，企业施工产值连年以30%的幅度增长，现已发展成为施工产值超过15亿元的建筑安装施工企业，不但在福建省同行业中名列前茅，也在全国同行业中居领先地 位。公司下设 18个分公司、6个控股子公司，其市场区域遍布全国7大地区的24个省，直辖市， 企业在市场的竞争力、辐射力，渗透力都在逐年增强。

在福建安装公司迅速发展的同时，对其自身的信息化建设也同样给予了高度的重视， 在 2001年建立信息中心成立以来，先后投入巨资建成符合国际标准的中心机房，建设以SDH电路为主干通道，连接全省各地市分公司的省内广域网，同时建成连接全国各地项目部的企业VPN网络，并运用企业VOIP解决方案成功建设福建省内首个大型企业内部IP专网，可以说福建安装计算机网络应用水平处于国内企业领先地位。

然而，随着公司的规模发展，人员增加，业务扩大，虽然信息化建设已经达到了一定的高度，但是接踵而来的一系列问题也让福建安装的领导人忧心忡忡。

首先，福建安装在 2002年8月开始了SAP ERP项目的建设，由于公司领导的充分重视，项目取得了非常好的效果。但随着SAP系统应用的不断深入和细化，资料、信息越来越多，要从SAP中查看报表太过复杂，好比亲自到每个办公室中查看资料一样。所以，福建安装对SAP数据报表的展现、外部流程同SAP流程的整合需求越来约迫切。

其次，随着企业的不断扩大，员工数量的急剧上增，而 企业内部管理流程和制度缺乏规范化，并且使最终统计的数据缺乏真实性和说服力，这容易发生扯皮现象。这就要求尽快地形成一个规范化的管理机制。

再次， 福建安装公司有 18个分公司、6个控股子公司， 总部和各地分公司、项目组之间因地域相隔在协同工作上有沟通困难，有效沟通和网上协同作业成为日益强烈的需求。

综上所述，福建安装的现阶段的SAP系统虽然解决了福建安装核心业务系统的需求，但是在企业信息化建设的过程中，还有部分需求是SAP系统无法实现或者实现较为困难的，诸如基于传统办公的公文的流转、多级审核的管理等，这就需要有一套完善的办公自动化（OA）系统进行支撑。

2004年，福建安装开始OA系统招标活动，国内多家知名IT公司都参与了这次投标工作，经过多方考察和比较，最终选择了在知识管理应用、功能强大的kOA系统、门户系统和数据流程整合等方面都有较强实力和经验的蓝凌咨询支持系统有限公司。

2004年9月22日下午 福建省工业设备安装公司在 福州总部召开 “福建安装OA及管理信息化项目启动会”，预示着福建安装企业信息化又开始了一个新的进程。

一、门户系统和 SAP系统的整合

众所周知， SAP 系统 当然构思宏大、严谨，适合许多行业，但是它的优点也就造就了它的缺点，它的功能强大也就意味着它的复杂程度之高，所以管理 SAP系统是一项花费甚多且极具挑战性的工作。 福建安装的 SAP系统也有着这普遍的缺点。为了弥补这一缺陷，项目将实现门户系统与SAP系统的整合。蓝凌公司通过调研后，将门户系统和SAP系统做了系列整合：

•  增加了流程控制部分。

这项功能，主要的利用 OA系统强大的流程控制功能弥补SAP较弱的签转批准的流程控制力。在门户系统里申请审批后，经过批准后能自动进入SAP系统。 譬如 分子公司的材料主数据申请审批后， OA系统判断相同的物料不重复创建后，自动进入SAP系统；申请采购计划经审批后，在OA系统自动生成采购订单，以及其他审批机制通过OA系统与SAP系统整合，让工作流程更加简易。

以“项目成本控制”为例，通过通过蓝凌 kOA系统，将工程项目中的“项目成本计划流程”、“项目预算流程”、 “预算下达流程” 数据录入。项目成本计划、预算下达的数据可一次性导入 SAP，这样可以减少重复性操作，项目组和财务部也能通过流程审批环节控制成本预算。

•  增加员工及部门自助服务。

为了方便员工的报销、借款等等流程，系统增加了一系列的自助服务，员工或部门现在只需要在 OA系统里申请费用报销、借款，费用计划等，便会自动生成流程，经审批通过后进入SAP系统。而且它还能通过OA系统中的待办事务集中展示，并可实现业务环节多种通知方式 ：待办、邮件、短信。

•  可以从 SAP系统中提取数据，结合OA系统手工录入部分数据，能够最终生成结果， 自动从业务系统中提取领导和各管理层所需要的报表。

譬如，由 SAP采集数据，生成预算执行情况的公告、 销售漏斗经营分析和办公费用统计与分析等等，甚至可通过 SAP计划值和实际值的比较，对新签合同额进行统计，而这些都最终能定期或不定期在OA系统生成公告或分析报告。

•  增加培训管理流程?

将 SAP功能在OA系统中的整合，通过该模块将数据导入到人力资源模块和财务模块，实现了员工人力资本控制、课程管理和差旅费报销等，方便了员工外出培训的差旅费报销，同时便于人力资源部对外出培训人员的人力成本进行控制。

可见，通过对 SAP系统的整合，福建安装以往SAP系统难用的状况得到改善，不但提升了SAP的实用价值，也简化了SAP的操作，从而提高了业务办公的效率。

二、规范协作

福建安装机构庞大，人员众多，但管理上并不规范，这就造成了许多任务拖延，重复劳动多，工作效率低的情况，而且公司纸张资料繁多，也容易造成丢失，汇总分析就更为困难了。

针对企业这一现状，蓝凌公司 对福建安装的组织架构、人员结构、信息结构、业务流程进行全面分析、整合， 为其建立 一套管理系统，使公司的管理制度和措施得以更好的执行，并借助统一的 IT 平台来解决日常的工作沟通不畅、文件交换不方便、信息发布不及时等问题。同时，也梳理福建安装内部办公流程，规范和优化流程处理过程。 为实现管理者与员工之间，各部门之间，企业与下级子公司间，企业与其他外部资源之间的信息和业务进展顺畅提供先进的管理信息工具，以达到创建一个高效的、全面协同的工作环境。

三、建立统一协同工作平台

福建安装以前是用电子邮件系统承担了绝大部分有用信息的传递，但这样沟通方法，不仅给网络运行带来超强的负荷，也给公司的信息保密带来严重的威胁，更因为对无序信息的过多处理而直接影响集团的运作效率。

通过此次项目，福建安装搭建了统一的 KOA协同办公平台，用电子化的工作流程带动公司业务运作的各个环节，提升整个企业的运作效率。同时通过搭建企业知识库，将职员在工作中的点滴经验、体会、信息沉淀下来，让其他人员相互查阅，借鉴引用，这为员工提供了一个信息共享交流的平台。通过系统的“知识文档”，企业的信息和知识资源统一的工作平台上得到共享，各种信息得到快速的收集和整理，从而消除了部门之间的信息孤岛，达到了信息整合的目的，最终实现了数据的互通。

福建安装 OA及管理信息化系统项目完成后，最终达到了以下几个效果；

1、 搭建福建安装公司、分公司、子公司、项目部、部门门户和管理人员的门户，实现了单点登陆。

2、建立福建安装公司统一的办公协作系统，实现信息发布、公文流转、个人办公、协同办公等的电子化，使公司的管理机制统一化。

3、建立文档管理平台，实现对知识文档和档案的管理、保存与访问及积分管理，提炼和沉淀企业知识，避免了企业的隐性知识流失。

4、建立福建安装公司基于Lotus的全员办公邮件系统，更有利于公司信息保密。

5、通过办公系统与SAP实现整合，实现办公流程与SAP的流程集成和报表展示、员工及部门的自助服务等功能，简化了SAP系统操作。

福建安装通过统一的协同办公平台，简化了 SAP系统的操作，统一了管理机制，在企业工作成本工作上的控制也取得了比较好的效果，现在福建安装正与蓝凌公司不懈努力，共同构建一个以知识管理为向导的信息化系统，将企业逐步往知识管理化 发展。

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