当同类事物之间存在着微少差异时就会产生变异性。当一个过程或系统的资源存在着变异性时,相应的系统输出也会有变异性。例如,当原材料或所制造的部件质量有偏差时,最终产品的质量也会发生变化。正所谓“进废品,出废品”。所以,研究连续改进,就需要关注系统所使用资源的变异性及所采用生产过程的变异性。任何系统都会表现出变异性。一定程度的变异是自然的,这种变异并不一定意味着系统不稳定或质量低劣或成本偏高,但是太多的或反常的变异则表明系统不稳定——其输出的质量是不一致或不可预知的。这对于任何一个公司都是一种危险的情况,因为不稳定的质量将会影响顾客的满意度。要保持客户的满意,必须改进产品质量、降低产品的成本、增强产品的营销水平。要改进产品质量、降低产品的成本、增强产品的营销水平,必须减少系统的变异。研究连续改进过程就是明确系统中的变异在哪里发生,为什么发生。一旦了解到引起变异的原因,就可以寻找一些方法去减少这种变异,以稳定企业运行过程,使企业得到改进。
1、连续改进循环
如果只解决一个小问题,只稍微改变一下具体过程,而后就置之不理直到问题出现,这是远远不够的。正如“连续改进”这一名称所暗示的:必须不断进行。连续改进意味着时常对系统进行分析,一丝不苟地收集数据并加以研究,一丝不苟地测试偏差,每位公司员工都把连续改进作为其工作的一部分看待。持续改进应该视为一个循环。参与持续改进的各团队需要长期连续地在这个循环中活动。也就是说,当一个问题看来已经解决之时,而员工的参与并没有终结,仍然有另一个改进要实施,有另一个系统要分析,或有另一个创意要专题研究。
2、强化过程改进
面临的下一步是使实施的变革成为系统的一个标准部分。团队应该着手出一份简单的报告,说明测试过程中的新规则以及所做改进对系统的影响。报告要列出变革后的优点,包括新系统实施和维护的计划,以确定新系统达到新的绩效水平。如果团队的建议被管理者接受并付诸实施,以后,团队需要按照计划监视系统。你将能指出存在的问题,发现在什么地方工作人员又回到了旧的工作方式。这一步的目标是使新过程变成标准的操作规则。切记,在实施变革过程中,认真地培训和支持是必要的。
3、继续连续改进循环
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