iOffice.net医疗信息管理平台应用案例

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　　1 项目背景

　　中山大学附属第三医院(原中山医科大学附属第三医院)，始建于 1971 年，是一所综合性医院，承担预防保健、医疗、康复以及医学教育和科研任务，是卫生部三级甲等医院和国家爱婴医院、广东省文明医院。

医院现有职工近 1800 人，其中医疗技术人员 839 人，高级职称人员 180 余人。医疗科室设置齐全:设有临床科室 33 个，医技科室 10 个，开设病区 29 个。年门急诊量达到 115 万人次;开放床位近千张;年出院病人近 19098 人次;年住院手术量达到 1.3 万余人次;出院病人平均住院日为 15.5 天;日均门诊量达到 4000 人次以上。

　　作为中山大学医学部的主要临床教学基地，三院承担了多学科的本科生、研究生以及全国各地进修生的临床教学任务;有博士后流动站点;拥有一批卓有建树的学术骨干，博士生导师 18 人、硕士生导师 88 人。此外还拥有国家药品临床研究基地 4 个，省级科研研究中心 4 个，广东省重点学科 3 个，广东省重点专科 1 个，院级重点学科 4 个，广东省重点研究实验室 1 个——肝脏疾病研究实验室。

　　中山三院非常重视构建具有竞争力和凝聚力的医院文化体系，已经确立了院训、院徽、院歌，力图形成独特的医院文化，并使之汇集成为强大的发展动力。

　　医院配备有齐全的先进诊断和治疗仪器设备，以及中央重症监护系统、百级层流手术室、人工肝支持系统等一批代表世界先进水平的医疗设施。医院非常注重把现代科技手段转化为高效的医护运作机制，已经引入一批医疗信息系统，包括住院病人“一日清单”查询系统，门诊医疗费用查询系统及导诊系统，医学影像和检验数据传输系统。

　　专业的信息系统为各个业务职能提供了数字化的管理手段，使得各项诊疗、医技实现了信息化。但是，各职能之间，特别是医院的领导层、管理层和执行层之间没有一种跨越职能、跨越层级实现信息共享和交流的信息系统，医院的信息发布和指挥系统还保持着传统的手工+纸张的操作方式。

　　医院需要这样的一个信息系统，这个系统应当能建立起上下级之间的、职能之间顺畅的信息发布、指挥、共享和沟通渠道，这个渠道同时也是规范化的;这个系统不应当仅仅是业务上的信息共享和交流，也同时应当成为一个建设良好医院文化的阵地。

　　2 解决方案

　　经广东省卫生厅、广东省卫生统计信息中心推荐，医院方审慎考察、认证后，最终决定引入广州红帆电脑科技有限公司开发的iOffice.net信息管理平台系统以解决医院在整体信息管理上所存在的问题。

　　2.1 产品简介

　　iOffice.net的主要目标是通过计算机网络实现虚拟的协同工作平台，对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理;建立用户的内部及与外部信息互访平台，提高信息交流的效率和共享程度，使各协作机构、各部门间的信息交流更为稳定、快捷、安全、可靠，方便地实现集中式管理，跨越不同的工作时间和不同的工作地点的时空限制。

　　应用该套解决方案可在办公自动化应用中方便地实现知识共享与知识分类，还能通过独特的权限分级控制规划知识的受众与流向，完善网络化的知识管理。在此基础上整合iOffice.net的通用业务系统或定制开发的业务系统，可使医疗卫生单位全部业务运行在iOffice.net这一统一平台上，消除各业务系统相互之间的兼容性问题，避免数据格式的不统一，彻底解决单位内部“信息孤岛”问题。

　　2.2 应用架构

　　iOffice.net包含有:医院领导办公、医院日常办公、医院信息中心、医院职能管理四大类主要的应用功能模块。

　　主要规划设计思想:一个组织中不同的人员，由于其职能不同，所要实现或使用的功能，所关心的信息是不同的。iOffice.net可以可以通过功能树和应用界面的分配，面向不同职能人员，建立起与之职能相对应的应用界面。这样的应用界面也可以说是系统应用模型的一个体现，使得应用更直观、更便捷。

　　2.2.1 医院领导办公

　　医院领导日常办公事务主要集中在批复外部来文和内部呈报的文件、阅批各方面的信息呈报、布置工作任务、查询各项工作的进展、协调各项事务等。

　　在应用中，将这些工作集中反映到医院领导办公区域，领导可以集中精力关心和处理这部分的事务，避免其它杂事的干扰。

　　在领导办公应用中，还考虑了领导经常会出差的情况，提供了事务委托的功能。

　　2.2.2 院内日常办公

　　院内的医教研人员日常办公的内容又与领导的不同，主要以提交申请报告、各种类型的信息的交流和获取、汇报工作进展情况等为主。

　　因此，面向职工的院内日常办公模块将这部分的应用提取出来，设置了发出申请、发送传阅、即时消息、进程汇报、发送留言、登记日程等节点，方便了职工的使用。

 

　　2.2.3 医院信息中心

　　作为知识密集型企业的医院，信息的积累和共享是非常重要的。

　　在这个应用层面，提供了通知公告、知识库(公用文档、档案借阅)、电子邮件、文化社区、常用信息(八种)、 在线考试、网上调查、新闻动态、员工论坛和学术论坛等功能模块。

　　广大职工可以通过通知公告、传阅、新闻动态、常用资讯来了解院内和院外的信息。

　　可以通过电子邮件、传阅、消息来互相沟通。通过论坛来讨论，包括工作、学习、学术、服务、意见和建议的讨论，可以在院内营造出良好的团队协作氛围、学习进取的氛围、祟尚高尚医德的氛围、讲理想讲学习讲贡献的氛围。

　　通过知识库对各种规章制度、医学文献、医疗经验、管理经验进行归类积累，通过检索功能，可以方便地获取相关的知识，提高医院的医疗技术水平。

　　2.2.4 院内事务办理

　　在日常办公过程中，如果职工想向领导提交行政方面的申请，一般会写好报告后交给院办公室，如果电脑出了问题，会想到找信息科来解决，如果想申请用车，会想到找总务科，如果想领取消耗品会想到要找供应科。院内的各个科室有不同的职能，职工对这些职能科室都有相当的了解。

　　这些职能一但应用了信息化的手段，如果没有很好的规划，职工会很茫然:平时那些书面手工办理的事务，在这个软件上如何办理呢?应该是到哪个模块里去找呢?如果职工看到的只是一堆的功能模块的名称，而没有良好的引导，信息化所带来的可能就不是便捷而是烦恼了。

　　iOffice.net吸取了在多家医疗机构实施的经验，规划了“院内事务办理”应用模块，在这里，职工看到的是各个科室的名称，以及各个科室所能提供的各种职能服务。

　　职工可以通过这个“窗口”方便地办理各项的院内事务，各个职能科室也可以通过这里，向职工提供优质的服务。

　　2.2.5 院内职能管理

　　卫生办公业务管理系统主要提供的是各项办公事务的处理，处理的过程是在各个职能科室内部时行的。职能管理的作用就是把这个专用的，与各职能科室有关的业务管理集中在一起，只向相关的职能科室人员开放，由他们通过操作这些模块的各项功能，来面向医院领导、面向职工提供信息和服务。

　　职能管理模块包括:行政管理、后勤管理、系统管理和人事管理。

　　3 项目特点

　　3.1 架构复杂

　　作为一家综合性三甲医院，中山三院的科室、部门共有几十个，层次有四五级，管理上分医疗、医技、护理、教学、科研几条线，人员有近两千人，相当部分管理层人员一人身兼多职。系统需要能适应这样的组织架构的定义，在权限管理、流程定义上做到简捷、灵活。

　　3.2 三班工作

　　由于医院工作的特殊性，医生和护士都有三班倒的情况，外科医生的工作时间更是经常变动不固定，同一科室的医生、护士、教授、主任的工作时间都不一定是统一的，造成医院内，科室内人员较难集中到一起，各种信息的上传下达、报表的报送、情况的沟通都存在障碍，流程审批繁琐低效，统一的培训工作也不容易开展。

　　3.3 学员流动

　　中山三院是一家教学医院，每年都有大量的研究生、实习生来医实习，他们也要参与医院的各项事务，因此也要接受统一的管理，这些人员的频繁流动造成人力资源、信息沟通上的巨大压力。

　　3.4 知识密集

　　作为一个医疗服务机构，医院向病人提供的是包含有较高技术含量的服务，医务工作需要不断地学习新知识，积累新经验。因此对于知识的共享、病案的分析讨论、资料的查询都需要一个电子化的手段。

　　4 实施成效

　　经过近两个月紧张有序的实施，经过项目调研、组织职责、系统安装、培训、初始化、试运行等几个阶段，系统正式上线运行。iOffice.net系统的正式上线给医院带来了实实在在的效果。

　　4.1 抛弃了书面通知

　　中山三院所有的院内通知都通过iOffice.net发布，各个科室可以及时收到最新通知，医院仅少量没有电脑的后勤部门保留书面通知。

　　通知发出后，可以通过查看“阅读信息”来查看各个科室是否及时看这些通知了，对于非常重要的通知，还可以通过发传阅+手机短信的形式，保证通知到人。

　　4.2 请示报告网上发送

　　三院的iOffice.net定义了各种规范的工作流程，如请示报告流程、万元以下采购流程、零星修缮项目申请流程、开展新医疗技术项目申请流程、病案借阅流程、订餐流程、门诊投诉办理流程、院刊投稿流程、医生处方权申请流程、人员入职流程、会议管理流程、派车申请流程等等。通过这些流程的使用，使得医院的管理更加规范化，减少了各项事务办理过程的不确定性，明显提高了工作效率和工作质量。

　　4.3 资料共享，知识共享

　　作为一个医疗服务机构，医院向病人提供的是包含有较高技术含量的服务，医务工作需要不断地学习新知识，积累新经验。通过iOffice.net知识库的实施，给广大的医务工作者提供了积累和共享知识经验的途径，通过新知识的发表、公布、共享、讨论、讲座等多种形式实现了知识管理。

　　每个科室在知识库中均建立了自己的栏目，把一些文档模板、表格样式、典型的文档都放到这个栏目里，供本科室的人员及其它需要的人员下载利用。原来躺在大家各自电脑里的知识文档被充分地利用了起来。

　　在论坛上，都把外出学习的心得发布出来，一些新技术、新方法和新观点都成为大家讨论的焦点。

　　4.4 减轻人事处工作负荷

　　以往每逢实习生报到，发表格、发通知、搞培训，忙得团团转，现在通过iOffice.net来做这些事，轻松多了。只要把实习生的帐号开好，告诉他们如何登录系统，下面的事就可以通过iOffice.net来做了，包括对新生的培训、考试都可以通过网上来进行，减少了不少的工作量，工作强度没那么大了，事情也变得有条理。

　　每月发工资时，原来要切工资条还要发到各个科室，也是件非常繁琐的事。现在，通过iOffice.net的人力资源模块的薪资管理功能，可以不用发工资条了，直接在网上查对本人当月及以往的工资。

　　4.5 办公效率提升

　　许多医院领导本身也是临床医生，另外作为一家教学医院，一些医院领导担负相当多的教学和科研任务。因此，他们在办公室处理事务的时间非常有限，经常出现一些医院管理上的事情不能及时处理的情况。

　　现在，当他们在学校、出差甚至在家里，也可以通过iOffice.net处理网上的各项事务，实现远程办公。当领导们、教授们需要回到学校进行教学活动，或出差外地进行学术交流的时候，要用到在医院里完成的一些医学资料、医学影像，就可以通过iOffice.net来取得这些资料。

　　4.6 形成良性向上的氛围

　　通过iOffice.net的实施，在医院内建立起了良好的沟通体系，让职工原来憋在心里的一些意见和建议可以非常方便快捷地向医院的管理层表达，这些意见和建议也包含了不少他们在医疗一线了解到的病人的想法，医院管理层也通过相应的渠道作出积极和回应，一方面对于提升医院的管理起到了很好的作用，另一方面，让职工感觉到医院领导对他们的重视，更加提高了工作的积极性。

 　　5 其他医疗单位

　　1. 江苏省人民医院

　　2. 广州白云山制药总厂

　　3. 上海市第六人民医院

　　4. 云南云药有限公司

　　5. 佛山市第一人民医院

　　6. 广州市第二人民医院

　　7. 广州市儿童医院

　　8. 佛山市中心血站

　　9. 广州经济技术开发区医院

　　10. 广州市疾病控制中心

　　11. 青岛市立医院

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