项目计划好比是一份项目的交通图，指导项目准确的达到目标，即使它没有被形成规范文档，它至少会在项目经理的脑子里，只不过比较粗糙和模糊罢了。
为什么每个项目都需要一份项目计划，并且要形成规范的文档呢？这是因为：
第一、通过制定计划，使得小组和有关管理人员，对项目有关事项，如资源配备、风险化解、人员安排、时间进度、内外接口等形成共识，形成事先约定，避免事后争吵不清；
第二、通过计划，可以使得一些支持性工作以及并行工作及时得到安排，避免因计划不周造成各子流程之间的相互牵掣。比如测试工具的研发，人员的培训都是需要及早计划和安排的。
第三、可以使项目实施人员明确自己的职责，便于自我管理和自我激励；
第四、计划可以有效的支持管理，作为项目经理、业务经理、QA经理、测试经理们对开发工作跟踪和检查的依据；
第五、做好事先计划，就可以使注意力专心于解决问题，而不用再去想下一步做什么？
第六、计划是项目总结的输入之一，项目总结其实就是把实际运行情况与项目计划不断比较以提炼经验教训的过程。通过计划和总结，项目过程中的经验和教训别很好的记录和升华，成为“组织财富”。
制定项目计划的过程被称为项目策划。在项目策划时，要尽量让员工估计自己的工期，使团队成员积极参与到项目中来，而且由于技术发展如此迅速，往往只有具体模块开发人员对那部分工作最了解；但是项目经理也不是完全消极的，他应该积累项目管理数据，推动开发过程能力成熟度的提高，以便可以协同开发人员进行越来越准确的项目估计。计划常以文本文档和图形文档结合的形式出现，文本主要记录项目的约束和限制、风险、资源、接口约定等方面的内容，对于进度和资源分解、职责分解、目标分解最好通过项目管理软件工具（如普遍应用的Microsoft Project）来进行规划和管理，不要分散在文档的若干个地方，那样非常不利于同步修改。项目计划需要设计成“可检查”的文件，这要求任务的划分要细到具体产品，如果存在有形产品的输出，要罗列出来。比如测试这一任务，不要简单分解为测试准备、测试执行，而是分解为测试环境搭建、测试方案编制、测试执行、测试报告编制为好。
使用Microsoft Project编制的文件可以称为计划进度表，可以用来规划项目时间进度，辅助项目跟踪。计划进度表的制定步骤是：工作分解和定义（WBS）、任务排序、活动历史估算、编制。
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