中软文书管理信息系统技术白皮书

1 产品概述

网络信息技术的应用最直接的体现是提高效率，因此，无论是政府机关还是企事业单位，都希望借助新技术，提高内部管理水平，提升工作效率和服务水平，尤其是中国加入W

应用计算机及网络技术，采用全新的管理手段，对单位内部管理流程进行整合，这就是网络办公自动化—OA（Office Automation）。应用办公自动化软件，可以规范管理流程，消除信息“孤岛”，协同工作处理，提高办公效率，提升竞争力。

纵观办公自动化软件随技术的发展及用户需求的改变而产生的变化，我们归之为四个阶段：

第一个阶段：基于简单的单机应用—缺少网络支持，不能协同工作；

第二个阶段：基于C/S体系结构—功能分散，不便于客户端的维护，日常维护工作量大；

第三个阶段：基于群件平台的应用—不便于知识的共享；

第四个阶段：基于面向对象的设计和B/S体系结构—适应Internet/Intranet的应用，提供综合办公环境，便于功能的扩充，方便维护。

《税务综合办公信息系统》是中软公司推出的新一代办公自动化产品，它凝结了项目组全体开发人员的心血，是开发人员经验与智慧的结晶。系统目标是通过优化业务流程和规范工作模式，促进单位内部的基础建设，加强信息的共享和交流，改善办公环境，辅助办公活动，帮助人们从繁琐的手工办公事务中解脱出来，使办公人员能够协同工作，提高工作效率和质量，最终实现文字处理、电子邮件、公文运转、档案管理、信息检索、会议和日程安排和个人事务处理等日常办公事务和决策支持服务的电子化、自动化、一体化，为领导科学决策、机关日常办公、公众信息服务提供各类科学、高效、安全的现代化手段。

2 产品详细介绍

《税务综合办公信息系统》提供了一个整体的OA综合解决方案，它依托于网络通信环境，借助计算机、网络通信、大型数据库等先进技术，采用分布式体系结构，通过完备、强大的系统功能帮助用户完成日常办公及行政管理工作。系统在简化办公流程、提高办公效率的同时，更提供了行政管理机关及企业内部上下级沟通、工作协调处理的一种管理手段。

3.1  功能

《税务综合办公信息系统》是由若干功能模块组成的综合办公自动化软件，这些功能涉及一个单位的日常工作。

各项功能的组织形式不受固定模式的限制，用户可根据自己的需要选择，并可在短时间内构建个性化的办公平台。

3.1.1 公文处理

公文处理用来完成对公文的创制、处置和管理。系统在设计和实现时，充分采用数据库、消息传递和工作流等先进技术，实现公文收、发文的信息化、网络化管理，同时在满足机关内部日常公文处理需求的同时，进一步实现对移动办公和异地远程办公的支持，以突破工作空间的限制，使办公系统更加快速、安全、高效。

公文处理主要包括以下功能：

公文维护，包括用户权限管理、工作流程设置以及代码管理；

收文处理, 其中包含了所有与收文有关的处理功能；

发文处理, 其中包含了所有与发文有关的处理功能，包括远程收发文；

文件查询与统计, 可查询公文的运作情况及文件远程发送情况，并可对某一时间段内的收、发文办理情况进行统计；

辅助功能, 对保证公文处理的正常运转起辅助支持作用；

客户端消息通知，用于客户端新消息的通知与显示。

（1）公文维护

在公文处理中，根据系统业务功能并结合用户实际应用，提取出公文使用权限，包括发文处理权、收文处理权、督办处理权、发文登记簿管理权、收文登记簿管理权、部门信箱管理权、系统维护权和存取控制权。通过建立角色，可以把权限赋予某类用户，同时，也可以为用户单独设置权限。

公文权限的细致划分，可以使用户权限控制更加严谨和科学，便于充分发挥每个人员的职责功能。

公文文件传递关系的定义用于设置公文的流转方向。在建立传递关系之前，可以建立临时机构—组，组是为满足某种功能需要而建立的跨越行政管理机构的人员集合，在传递文件时，组中的每个成员都可以收到该文件，组的使用将有助于提高文件传递的效率。

在定义文件传递关系时，可以任意指定文件的发送方与接收方，并且在应用过程当中，也可以对文件传递关系进行修改，且不会影响文件的正常使用。

代码管理主要为工作人员提供了可选择的输入项。同时在代码管理中，也指定了用户自定制模板与代码的关系。其中，文件类型控制表对应文件类型模板，如：正式发文、签报批件等；发文字控制表对应文头模板、套印模板、文尾模板（区分上行文和下行文）。代码和文件模板的自定制为用户的使用带来了极大的方便。

（2）收、发文处理

收文处理主要功能包括：

收文登记  对纸质来文或通过系统内封发来文情况进行登记；

分送      按照系统的传递规则将文件信息发送给有关单位（部门）和人员；

拟办      对来文处理提供拟办意见；

批办      领导对文件的处理签署意见；

注办      文件承办人在文件办理完成后填写文件的办理经过和结果；

催查办    在文件办理过程中，对不能按期办理文件的部门，可通过催查办发送催查办单，以令其尽快办理；

督办      某些收文在办理过程中，需要有关部门进行跟踪和监督管理，可通过督办发送督办单，对文件办理过程进行督促和检查；

收文转发  将收文利用系统内或系统间的计算机网络进行上、下级单位的文件传递。

发文处理主要功能包括：

拟稿      用于起草公文稿。系统支持借助MS Word的字处理功能进行文件的录入和编辑，在起草正文文件之前，拟稿人需要指定公文的类型，并填写文头纸。

分送      按照系统的传递规则将文件信息发送给有关单位（部门）和人员。

改稿      用于修改已提交的发文稿。系统将保留文件的修改痕迹，并生成一个新版本。

审批      对公文稿进行审查。允许审批人修改文头纸和文件正文、附件的内容及签署审批意见，系统将保留文件的修改痕迹，并生成一个新版本。

审核      对公文稿进行审核。允许审批人修改文头纸和文件正文、附件的内容及签署审核意见，系统将保留文件的修改痕迹，并生成一个新版本。

会签      当文件的内容涉及其他部门或单位时，主办单位可将文件发送给各有关单位进行会签。会签用于核查文稿中与本单位或部门有关的事项，允许会签人修改文头纸和文件正文、附件的内容及签署会签意见，系统将保留文件的修改痕迹，并生成一个新版本。会签分为内部会签和外部会签。

签发    是对发文稿进行最后审核的具有决策权的程序。签发人可以对文头纸和文件正文、附件的内容进行修改及签署签发意见，系统将保留文件的修改痕迹，并生成一个新版本。

发文编号  对签发后的文件，文秘人员应及时登记，设置办结状态，然后通过发文编号命令对发文进行编号。

排版、校对  对签发后的文件按照文件类型的特有格式进行编排，并对文件的内容作最后的审核。

督办      某些发文在办理过程中，需要有关部门进行跟踪和监督管理，可通过督办发送督办单，对文件办理过程进行督促和检查。

封发      将发文利用系统内或系统间的计算机网络进行上、下级单位的文件传递。

收文处理基本流程:

外来文       收文登记    输入文件正文(三种方式)

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