需求的描述
软件项目有很多不同类型。目前我们所说的软件项目，多数指的是应用类(Application)的软件项目，而不是系统类(System)的项目，如数据库，文件系统，开发工具。系统类的软件项目和应用类的项目有很大的不同。系统类的项目花很长时间研究体系架构（Architecture），设计系统的框架，模块之间的关系等等。而应用类的软件基本上会用现成的框架，如J2EE, 或Microsoft的平台等等，主要精力放在需求的实现上。中国目前的应用系统多数是为客户做定制开发的项目，比如各大企业、政府、机构、国防等做的系统，也有一些做产品的，如中小企业的财务系统，通用办公软件等等。 针对应用类的项目，我们看看使用Word写这类的需求有什么问题，为什么有问题。
一般用Word来写需要，隐含了一个想法，就是一上来把需求都写好，定下来，然后给开发部门去实现。一般Word文档写的需求很庞大。 而对于应用系统的开发, 我建议使用迭代的方法开发。上面提到了，瀑布式的开发已经成为了历史。需求一次性写好，很难。软件是慢慢成长起来的（见Microsoft Secrets），一个milestone一个milestone的发展。象小孩子长大一样，中间可能会走弯路、错路，需要我们不短的调整、指引，最后他/她才能成才。你很难一开始就给他/她描绘一个一生的所有的详细场景，让他/她按照你的蓝图走（工程项目才能做到这样）。
我们建议先想好我们会有几个milestone，每个milestone发布哪些功能。然后描述需求，最框架性的需求要最先确定好, 然后先写最近要实现的功能的需求说明。后面的需求 和开发就可以并行了。这样我们的产品可以比较快的面世，客户会及时的给出反馈。从而减小项目的风险。这里建议写需求的时候，用UI Prototype，User Scenario方法，让用户越早看到实际使用界面和使用方法越好。
目前我们很多项目的需求是用Microsoft Word写的，动辄几十页，上百页。这样的大文档，除了上面讲到的项目管理方法上的问题，还存在下面的问题：
规模巨大，不方便查阅。一个中小型应用系统的需求文档可多达数百页甚至更多。即使使用分卷也不方便查阅.
不利于更新。需求文档是一个活的文档，不断的增长，更新是难免的。在Word中做了更新，即使用修订模式，也不容易看出更改的部分。这样导致开发和功能设计两个环节沟通不畅。通常就变成需求只有第一个版本，以后的变更就发个邮件或口头说一下了。
不利于多人同时、协同修改。
需求没有条目化，Word文档中通常只是描述功能，但实际上我们还要把需求分成一项一项，设置每个需求的优先级，难易程度，功能点（function point），在哪个发布中应该做完，需求来源等等。这种类似数据库的特性，在Word难以体现。
不利于建立需求与其它开发控制元素的关系。这可能对写需求的业务人员体会不到，但对于项目经理，实现这些需求的人员来说是非常重要的。在开发过程中用户需求与软件需求的关系、软件需求与开发任务的关系、测试用例与需求之间的关系等，对于需求变更控制、质量控制都是非常重要的参考信息。一体化的需求文档（如MS Word）很难做到这一点。
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