可以充分利用信息系统的访问控制机制，实现文档的更大程度合并，比如每个项目的项目级文档只有一个，比如项目计划，对于不同角色，只能看到相应的信息段，进行自己权限范围内的输入、修改、阅读、转发等操作。
对于相关性较强的文档，尤其是某文档是其他文档的简化版本，则完全取消前一个文档，或者借助于信息化系统来实现自动生成。
文档消除。 对于没有涉及到的文档，则完全删除，不必提供，但是要在项目级文档中解释所采取的措施。对于信息冗余的文档，则完全删除；对于有价值信息量很少的文档，则删除本文档，然后把有价值信息量合并到相关度最强的文档中。
数据项抽取。 对于不同文档中的公共信息，利用信息系统从公共数据源抽取，保证数据的正确性、一致性，同时减少重新输入的工作量。
在本文讨论的案例中，我们充分利用Lotus R5的多媒体文档有关机制，组织级文档只保留一个；每个项目只保留一个项目级文档。对于配置管理（SCM）等KPA，基本上也限制在每个项目一个配置计划文档。当然，这个系统提供有关机制，能够保证可以从同一个文档衍生、打印输出多个子文档，分作不同场合使用。
4．2 管理剪裁
CMMI中任务分工非常细，涉及到的角色也非常多，但是对于小型软件企业来说，根本没有那么多人力资源来分工承担这么多管理任务。比如CMMI中的高级经理在小型软件企业中很可能就是公司总经理或者CEO，但是很多细节性任务他又不可能，也没有时间自己来做。而且，在小型组织和小型项目中，很多角色实际上是重复的，比如在小型项目中，任务领导、软件经理、项目软件经理，以及项目经理的角色时重复的，没有必要单独设置。鉴于CMMI的管理结构与小型软件企业存在较大差距，有必要对管理活动和管理角色进行剪裁。主要剪裁原则如下：
延伸阅读
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