为了使软件文档能起到前节所提到的多种桥梁作用，使它有助于程序员编制程序，有助于管理人员监督和管理软件开发，有助于用户了解软件的工作和应做的操作，有助于维护人员进行有效 的修改和扩充，文档的编制必须保证一定的质量。质量差的软件文档不仅使读者难于理解，给使用者造成许多不便，而且会削弱对 软件的管理(管理人员难以确认和评价开发工作的进展)，增高软件的成本(一些工作可能被迫返工)，甚至造成更加有害的后果 (如误操作等)。
造成软件文档质量不高的原因可能是：
· 缺乏实践经验，缺乏评价文档质量的标准。
· 不重视文档编写工作或是对文档编写工作的安排不恰当。
最常见到的情况是，软件开发过程中不能按给出的进度， 分阶段及时完成文档的编制工作，而是在开发工作接近完成时集中人力和时间专门编写文档。另一方面，和程序工作相比，许多 人对编制文档不感兴趣。于是在程序工作完成以后，不得不应付一下，把要求提供的文档赶写出来。这样的做法不可能得到高质量的文档。实际上，要得到真正高质量的文档并不容易，除去应在认识上对文档工作给予足够的重视外，常常需要经过编写初稿，听取意见进行修改，甚至要经过重新改写的过程。
高质量的文档应当体现在以下一些方面：
①针对性
文档编制以前应分清读者对象，按不同的类型、不同层次的读者，决定怎样适应他们的需要。例如，管理文档主要是面 向管理人员的，用户文档主要是面向用户的，这两类文档不应像开发 文档(面向软件开发人员)那样过多地使用软件的专业术语。
②精确性
文档的行文应当十分确切，不能出现多义性的描 述。同一课题若干文档内容应该协调一致，应是没矛盾的。
③清晰性
文档编写应力求简明，如有可能，配以适当的图 表，以增强其清晰性。
④完整性
任何一个文档都应当是完整的、独立的，它应自成体系 。例如，前言部分应作一般性介绍，正文给出中心内容 ，必要时还有附录，列出参考资料等。同一课题的几个文档之间可能 有些部分相同，这些重复是必要的。例如，同一项目的用户手册和操 作
册中关于本项目功能、性能、实现环境等方面的描述是没有差别 的。特别要避免在文档中出现转引其它文档内容的情况。比如，一
些段落并未具体描述，而用"见××文档××节"的方式，这将给 读者带来许多不便。
⑤灵活性
各个不同的软件项目，其规模和复杂程度有着许 多实际差别，不能一律看待。图6所列文档是针对中等规模的软件而言的。对于较小的或比较简单的项目，可做适当调整或合 并。比如，可将用户手册和操作手册合并成用户操作手册；软件需求说明书可包括对数据的要求，从而去掉数据要求说明书；概要设 计说明书与详细设计说明书合并成软件设计说明书等。
⑥可追溯性
由于各开发阶段编制的文档与各阶段完成的工作有着紧密的关系，前后两个阶段生成的文档，随着开发工作的逐步 扩展，具有一定的继承关系。在一个项目各开发阶段之间提供文档 必定存在着可追溯的关系。例如，某一项软件需求，必定在设计说明 书，测试计划以至用户手册中有所体现。必要时应能做到跟踪追查。
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