信息系统的文档，不但包括应用软件开发过程中产生的文档，还包括硬件采购和网绍设计中形成的文档；不但包括上述有一定格式要求的规范文档，也包括系统建设过程中能各种来往文件、会议纪要、会计单据等资料形成的不规范文档，后者是建设各方谈判甚至索赔的重要依据；不但包括系统实施记录，也包括程序资料和培训教程等。
文档在系统开发人员、项目管理人员、系统维护人员、系统评价人员以及用户之间的多种作用如下所述。
·用户与系统分析人员在系统规划和系统分析阶段通过文档进行沟通。这里的文档主要包括可行性研究报告、总体规划报告、系统开发合同、系统方案说明书等。有了文档，用户就能依次对系统分析员是否正确理解了系统的需求进行评价，如不正确，可以在已有文档的基础上进行修正。
·系统开发人员与项目管理人员通过文档在项目期内进行沟通。这里的文档主要有系统开发计划(包括工作任务分解表、网络图、甘特图、预算分配表等)、系统开发月报以及系统开发总结报告等项目管理文件。有了这些文档，不同阶段之间的开发人员就可以进行工作的顺利衔接，同时还能降低因为人员流动带来的风险，因为接替人员可以根据文档理解前面人员的设计思路或开发思路。
·系统测试人员与系统开发人员通过文档进行沟通。系统测试人员可以根据系统方案说明书、系统开发合同、系统设计说明书、测试计划等文档对系统开发人员所开发的系统进行测试。系统测试人员再将评估结果撰写成系统测试报告。
·系统开发人员与用户在系统运行期间进行沟通。用户通过系统开发人员撰写的文档运行系统。这里的文档主要是用户手册和操作指南。
·系统开发人员与系统维护人员通过文档进行沟通。
·用户与维护人员在运行维护期间进行沟通。用户在使用信息系统过程中，将运行过程中的问题进行记载，形成系统运行报告和维护修改建议。系统维护人员根据维护修改建议以及系统开发人员留下的技术手册等文档，对系统进行维护和 升级。
这里的文档主要有系统设计说明书和系统开发总结报告。有的开发总结报告写得很程中的各种主要技术细节。这样，即使系统维护人员不是原来的开发人员，也可以在文档的基础上系统地进行维护与升级。
延伸阅读
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