及时综合项目信息，提供实时、准确的项目数据；
为高层决策者提供多计划、多项目的全部信息；
对进度计划、工作完成情况和预测做出更新，做出项目绩效评估报告；
具备开放性，便于和其他系统功能整合，容易升级；
具备优先级管理和预警系统；
为工作在不同等级的各种干系人提供不同的功能与等级的信息；
支持在地理上分隔的虚拟团队；
减少行政管理的负担；
支持标准的建立和多项目的一致性；
提供书面沟通和项目交换的中央集散地。
根据Gartner的调查，到2006年，超过50%的企业将会采用各种各样的项目管理系统和服务来管理部门之间的合作，合理分配资源，追踪利用率和成本。根据调查，使用项目管理工具的获得的收益如下：投资收益率增加25%；生产能力增加15%；节省时间15%；工作效率增加20%。PMIS对企业项目管理的实施能起到事半功倍的作用。
信息化建设是一种管理的变革和改造，由于它涉及到企业的方方面面，所以信息化建设的实施是一个企业全员的行为，而不只是单个部门的行为。信息化项目决不仅仅是流程的自动化，它一定是带动着管理模式及业务流程的优化，如果没有业务部门的全力参与甚至是起主导作用的话，根本不会取得成功。抓好组织落实工作。在起步阶段，应选择有能力的项目实施经理及成员，这对系统的初始建设具有重要作用。要加强对成员项目管理方法的学习与深刻理解，加强信息化知识的学习，提高自己对管辖领域信息化建设的分析决策能力。信息化的实施过程是一个艰苦的、反复的过程，只有坚定信念，持之以恒，才能取得结果，否则必然会半途而废。
需要项目管理信息系统来支持和提高企业项目管理体系。项目管理信息系统本身不会提高项目经理的能力，但可以提高效率[37]。选择项目管理软件要根据项目类型和项目经理的能力来选择，比如是进行单项目管理、还是企业级的多项目管理。
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