蓝凌知识管理系统三九公司应用案例

发布: 2007-6-09 19:49 | 作者: seanhe | 来源: | 查看: 22次 | 进入软件测试论坛讨论

项目背景：

深圳三九医药股份有限公司（以下简称三九公司）是目前国内中医药生产市场最大的公司之一，是国家著名的三九集团的核心企业。其产品品涉及中成药、化学原料药和制剂、生物制品、医用卫

生材料等多个专业领域。药品种共有 240余种，销售网络遍及全国，每个机构都有自己独特的市场特点。根据三九公司的企业发展战略，深圳三九公司需要一个可靠的知识管理平台，协调企业业务机构的商业计划和商业活动，通过共享知识和经验不断提高企业的竞争能力。

项目需求：

三九公司的知识管理战略采取整体规划、分步实施的步骤进行。按照前期的规划，三九公司需要一个可搜索、易于访问的知识库把日常业务运作中大量的信息资料，诸如信函、备忘录、工作计划、总结、订单、库存、交易帐目、员工资料、客户资料、市场需求信息、竞争资料等等，通过科学合理地组织，分门别类地保存，实现有效共享。同时，通过基于三九公司的内部办公网上协作平台，高效率收集和分发知识，准确地找出企业已经了解的知识，把知识准确分发给其他人并有效地使用，可以帮助他们采取最佳行动，避免重复工作，实现有效增强企业竞争力的目的。

解决方案：

三九公司的知识管理系统是基于 IBM Lotus Domino平台进行定制开发的，完全B/S架构，包括企业知识门户、知识库、信息发布、项目协作、网上审批流程、文化社区等模块，结合了强大的系统后台十大机制架构而成。其网络架构如下：

1. 企业知识门户：企业知识门户系统是员工获取知识和处理日常事务的入口，用户使用不同的用户身份登录门户后，可以根据自己的角色查看各自在系统上的待办事宜，通过统一的门户主页查看企业的最新行政公告、会议、培训通知、最新新闻、内部论坛上的最新话题等。

企业门户由首页、系统所有应用模块导航、最新新闻、最新行政公告、个人待办事宜窗口、常用资料列表、论坛最新话题窗口等组成，并提供了搜索、订阅、手机短信、邮件导航等功能。企业中的每位员工都可以访问企业门户信息，了解公司新闻、市场信息、广告新闻、会议通知、培训、考试信息、各员工行程及进入链接 Inte.net网站。在企业门户可以收发电子邮件，开展网上论坛，获取企业刊物及技术支持信息。通过短消息页面为员工提供短消息服务。

2. 经验知识管理：经验知识管理主要包括案例管理、计划总结、文件管理３个应用模块，主要针对企业沉淀员工岗位案例、整合企业各部门文档知识、提交个人工作总结所用。

案例管理：主要是用于员工沉淀工作案例，包括出差案例、岗位案例、项目案例等。以案例的形式沉淀企业知识。

文件管理：是三九公司的网上文档资源管理器，各部门在该系统中拥有各自的文件目录，所有文档既可按部门查找，也可按文档的分类跨部门展示，所有文档均有阅读记录和修改记录，所有文档均可定义阅读权限和修改权限。

计划总结：三九公司目前定义了月总结和年总结，部门领导、公司高层领导可对每个员工的总结进行点评，本部门员工之间也可进行相互点评。

3. 行政办公管理：包括了三九公司内部办公管理的７个应用模块：审批流程、任务分派、项目协作、考勤管理、会议管理、收发文管理和计划管理。

任务分派、审批流程、项目协作三个模块涵盖了企业内部协作的三个方面：人与人、人与多人、多人与多人之间的协作模型，通过这三个模块，三九公司实现了工作任务的网上发布与落实情况反馈、公司请假、出差等流程的网上审批、项目任务的网上协作，极大的提高了办公效率，使得公司的管理模式变得高效而有序，而所有协作过程中存留的文档又被作为企业的知识沉淀在系统中，同时又为员工的绩效考核提供提供了许多基础数据。

3. 人力资源管理：包括了专家系统、培训系统、考试系统、员工活动、员工通讯录５个由人事部管理的模块

4. 设备资源管理：包括了办公资源借用、车辆管理、固资管理３个应用模块。主要针对三九公司内部办公资源（会议室、投影仪、企业证照、笔记本电脑等）的管理；车辆资源的网上审批、调配和资料维护；固定资产信息的维护和审批等。

5. 企业文化社区：包括了内部论坛、新闻系统、网上调查、文化窗口、贺卡系统、电子期刊等应用模块，为企业文化宣贯、有效舆论导向、征集决策意见提供了充分有效的工具。

6. 项目协作空间——TeamRoom：该系统覆盖了三九公司的各个项目范围，包括新厂建设、人力资源项目、ＫＭ项目等。通过建立虚拟的网上项目协作工作场所，可以有效管理项目的相关信息、进行项目任务及阶段分割、实现项目信息发布、管理项目及任务的进度以及完成情况、进行项目总结及评价等。

员工通过项目工作区进入可以选择不同的项目，了解每个人参与过那些项目和最近更新的项目文档，项目完成后的评价和得到的经验，而且还可以进行搜索相关信息，为以后的项目实施提供借鉴。

一个项目结束后，所有的项目文档以一个数据库的形式被沉淀下来，作为企业的知识资源被后期的相关项目所借鉴和查阅。

7. 强大的搜索机制：依托 Domino强大的全文索引机制，实现了全系统内包括附件内容的全文索引，在极短的时间内可以根据特定的搜索条件，特定的搜索范围进行精确的针对文档的查询。用户可以在系统的任意角落展开索引，所有的搜索界面完全一致，搜索结果提供了知识相关度的展示。

项目成果：

通过前期系统的实施，实现了公司机构内部的协调与协同，大大提高了各部门的工作质量和效率。公司员工通过知识门户系统可以随时随地访问企业最新业务信息及企业内部资源，员工愈感认识到获取知识的重要性，增强了企业的凝聚力，同时通过ＫＭ系统的网上协作平台进行日常办公，流程审批，变原来的基于人的面对面的办公环境为没有时间与空间限制的无约束的环境，而基于知识管理理念的蓝凌ＬＫＳ系统更是将这种日常办公协作过程中积累下来的企业知识与个人知识用ＩＴ的手段在潜移默化中沉淀下来，这实际上给了企业进行自我积累知识，自我发掘知识提供了非常好的作业工具。

由于三九公司有效的管理推动措施，在系统上线后的２个月内，员工已普遍接受并乐于在ＫＭ系统上共享知识、传播知识而且从中获取知识，在企业内也自然而然地形成了注重知识沉淀、注重沟通、注重快速协作的文化氛围。企业也因此在短短数月内沉淀下近千篇有价值的文档资料，在可预见的将来，三九公司将因这种基于知识管理理念的企业信息化的大跨步发展而获得直接的经济效益。