如何做好大型OA系统的项目管理？

二、如何搭建组织机构
 
建议客户和我们共同成立项目组。采用项目领导小组下的各级项目组长负责制，并明确规范所属下级各组的职责及组间协调关系。为项目验收，设置了直属项目领导小组之下的双方共同组成的验收小组；为监控项目的实施，保证项目的质量，在项目执行小组下设置了质量监控组。这种结构是在多个大型项目项目中采用，并被验证为行之有效的项目组织方案。

1. 机构中人员构成与职责
 
1.1 项目领导小组
 
(1) 人员构成
 
S省邮政公司同OA项目组高级领导人员各1-2人。
 
S省邮政公司同OA项目组项目总负责人（即执行小组组长）各1人。
 
双方项目协调、管理人员。
 
组长由S省邮政公司方面担任，副组长由我方面担任。
 
(2) 职责
 
审核批准项目的总体方案，项目实施计划。
 
负责项目实施过程中的重大事件的决策。
 
根据项目过程中的进度、质量、技术、资源、风险等实行宏观监控。
 
负责组建验收小组，主持验收工作。
 
协调涉及与项目有关的各方工作关系
 
1.2 项目执行组
 
(1) 人员构成
 
主要是我方的项目技术和项目协调管理人员，客户方则主要是，主管信息的部门或相关部门的技术人员。
 
项目总负责人任组长，客户项目总负责人任组长，我方项目总负责人任副组长。
 
该小组也可根据项目的实际情况分成几个小组，分别负责应用软件、系统网络、文档管理、项目支持、质量监控、行政保障工作。
 
在整个项目的执行过程中由项目支持、质量监控、行政保障的人员组成项目协调管理小组；系统试运行期间由应用软件、系统网络、文档管理的部分人员组成系统维护小组。
 
(2) 执行组长职责
 
根据项目进展及工作要求制定工作计划，并监督实施，控制进度。
 
协调项目组内人员的分工合作，资源分配。
 
提出并确立业务整体需求，完成系统分析和系统整体设计。
 
负责制定阶段验收标准和最终验收标准，报领导小组审批。
 
(3) 应用软件人员职责：
 
完成应用软件的业务需求分析、设计、开发、测试和安装。
 
提交供验收的应用软件系统版本。
 
在系统试运行期内对应用软件系统的修改更新。

(4) 系统网络人员职责：
 
负责主机、系统软件、数据库及网络设备的到货、清点、自检、安装、调试。
 
按照总体设计的要求进行设计、施工，并且在需要时根据总体设计的变更来调整具体设计和施工。
 
在项目支持人员的配合下组织对客户人员的技术培训。包括现场培训、基础理论培训、国内培训等。
 
(5) 文档管理人员职责
 
制定项目的文档编制计划。
 
依照计划编制和管理文档，记录项目实施过程中的各项事件，将整个项目中的每一变化情况纳入受控状态。使项目的各工作组都能及时得到项目进行的最新资料。
 
按照各类文档产生期限收集整理各类文档。控制文档格式，编制文档清单，管理文档版本，与用户交接。
 
(6) 测试人员职责
 
配合应用软件人员的测试工作，提供必要的测试数据和测试实例。配合应用系统的试运行，完成初始数据的准备工作。
协助系统网络人员解决项目实施中所涉及的线路、通信等方面的问题。参加项目实施中的现场安装调试。
 
配合、组织对人员的各项培训。
 
协助客户完成试运行报告，为今后系统移交和系统运行维护做好各种人员和技术准备。
 
(7) 质量监控人员职责
 
对项目过程中的质量管理进行监控。
 
对发现的质量隐患进行监督纠正。
 
定期向执行组长做出工作监控报告。指出存在问题，提出解决方案。
 
协助执行组长完成对应用软件系统验收前的确认工作。
 
协助双方联合验收小组对应用软件系统进行验收。
 
在项目支持人员的配合下，对客户人员进行应用培训。包括：应用软件系统操作培训和维护培训。
 
(8) 行政保障人员的职责：
 
按项目要求及时准备实施场地及条件，组织协作人员配合施工。
 
为施工人员在通讯、交通、进出工作场地等方面提供便利条件。
 
在项目实施过程中及早筹款，按合同规定的日期付款。
 
负责采买项目日常所需物资。