负责外包项目的IT经理经常发现，阻碍外包项目成功的最大障碍就是低质量的沟通问题。起初外包服务商似乎很了解IT经理们的期望和需求，但最终他们递交的软件总是或者不那么完整，或者误解了客户的需求。而由于外包服务的特点，这样的“错误沟通”问题直到项目的最后阶段才被发现——而这时，若想再纠正此理解错误却已为时太晚了——不仅要耗费更多的人力和物力，而且效果也不会太好！因为这样的修改往往需要外包商或本地的开发人员更改甚至重新写代码，这将直接影响里程碑的设定，以及预算问题。而如果IT经理坚持要纠正这样的错误，最后的结果只有返工成本远远超出外包服务预期节约的成本——得不偿失啊！
为避免以上问题，同时提升IT经理在外包服务中的沟通能力以及与外包服务商沟通的质量，作者在此列出几点建议，希望借此降低外包商误解客户需求进而导致项目返工甚至失败的风险。
建议一：认识到文化的差异
作为IT经理，在与外包商进行沟通时，尤其是在进行离岸外包的谈判中，首先，一定要明确并不是每个与你沟通的人都理解你所处的立场和设定的假设。因此，对你来说很明显的事情，对你的外包服务提供商就不一定那么显而易见。这一问题在离岸外包服务中格外突出。如果你在美国长大，你的所有信念和观点都受到美国文化的熏陶和影响，可以说你是完全的美国思维；而这种思维定势往往使你误解住在美国以外国家人的思想和意思。比如说，你很可能想当然的认为，如果你与对方签订了合同，合同双方就都要认真地执行合同，因为合同在美国就是法律，是具有法律效力的。其实不然，对于许多国家来说，合同仅仅起到了建议的作用。
所以，认识到文化的差异性，无论对什么样的工作来说都是至关重要的。因为对于这些工作来说，执行效果的好坏取决于工作的沟通质量，而影响沟通质量的最显著因素之一就是所处的文化背景。国际商务中讲究跨文化的商务沟通，对于外包服务来时亦是如此。
对于IT经理，若想认识到文化的差异性，除了多接触不同文化背景下的人，从他们的举手投足间，掌握一定的规律，以增加自己的阅历和经验外，还要养成谨慎的工作态度和原则。尤其是在面对一个不熟悉其文化背景的外包商时，应向熟知其文化的人寻求帮助，并谨慎的与之相处，洽谈业务。
建议二：选择最合适的语言进行沟通
当你向一个外包服务商解释你的需求时，你所选择描述需求的语言是非常重要的。对于大部分的外包商，英语仍然是一门外语——即使在印度，印度的外包服务与说英语一样流行——你也不要指望每个人都能彻底理解你用英文所描述的系统需求。无论英文在该国家或地区有多么普及，即便你的外包商知道你所说的每一个具体单词的意思，但很有可能他们仍无法完整的掌握你试图传递信息的真实含义。这就是你为什么最好选择一种直接的方式来表示你的需求，也就是说，最好使用简单易懂的词汇描述你的需求信息。
举个例子，在与你的外包服务商沟通需求时，你试图使用非常礼貌的语言，谨慎的告诉他你希望从外包服务中得到什么，为了不让外包商感到你的要求太高而产生压力，你尽可使用婉转、间接的语言使你的需求看上去不那么难以接受。在陈述需求时，你使用的语言大都是“如果你可以这么做就太好了”，或者“也许你还可以这样……”。沟通结束后，外包商同意了你的全部要求。你也想当然的认为，一切进行的都很顺利，外包商理解了你的需求。但结果是，服务供应商最终并并没有实现你预期的那些需求。原因何在？你犯了外包沟通中最大的禁忌：需求说明过于拐弯抹角，不直接，而你那位习惯于直截了当沟通的外包服务商，则把你所有“婉转”的说明默认为建议而已。
建议三：反复确认你的需求
即使向外包商明确了你的需求，还是需要不断的进行确认，以防止任何疏漏和误解发生。以下几个步骤教给你如何与你的外包供应商确认你的需求，从而使他们彻底理解你的服务期望。
1. 建立需求文档
在你向外包服务商用语言表述了你的需求后，紧接着应该用文字来表示他们。建立关于外包服务的需求文档非常重要，在案头上与你的外包商再次确认需求。许多人理解书面语的能力要比理解口头沟通用语的能力强，很可能因为他们在读书面文字时，有更多的时间来处理接受到的信息，彻底理解文字所表达的意思。而且读者也会有时间按照自己的理解速度重读这些文字，反复推敲其含义，甚至可以根据自己的能力把不会的字查字典，避免了口头交流时来不及查字典、没时间反复阅读的问题。
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