最近微软大老板，比尔盖茨通过媒体向人们交待了自己使用电子邮件的方法。他说：
“回顾微软过去30年的历史，以及工作模式的转变，真有些让人难以置信。最终，我们距离数字工作风格越来越近。在我的办公室里，已经没有太多文件。我的办公桌上摆着三台显示器，它们通过同步构成了一个单一桌面，我可以将项目从一个屏幕拖动到另一个屏幕。如果你拥有如此大的显示区域，就很难再会放弃它，因为它可以直接影响到工作效率。
左边的屏幕主要用于显示我的电子邮件列表，中间的屏幕显示我正在阅读或回复的电子邮件，我的浏览器在右边的屏幕上。通过这样的设置，我可以在工作时顺便察看是否有新的邮件。
在微软，电子邮件已经成为了最常用的通信媒介，超过了电话、文档、博客、公告板甚至会议(微软的电子邮箱集成了语音邮件和传真功能)。我每天都要收到约 1000封电子邮件，通过邮件过滤机制，我接收的电子邮件全部来自于曾经同我有通信联系或者我认识的人，例如微软、英特尔、惠普及其它合作伙伴公司的人员。与此同时，助理也会向我提供一份其它电子邮件列表，这些邮件全部来自于许可列表之外的公司或个人。通过这一方式，我可以在第一时间了解人们对于微软的态度及需求。
我们所面临的挑战并不是如何通过电子邮件高效率通信，而是要确保将时间用于最重要的电子邮件。为此我使用了类似于“邮箱规则”的工具和搜索目录，以按照内容和重要性为信息作标记或分组。我并不很看重日程安排表，而是主要采用电子邮件、桌面目录和网络日历。因此当到达办公室之后，我可以将主要精力放在作了标记的电子邮件上，并检查用于跟踪特别项目和特别博客的目录。
如果收到新邮件，Outlook也会在右侧屏幕底部显示一个提醒框。除非看到高优先级的主题，否则我通常会视而不见。我们都会遇到这样两个难题：信息过剩和信息不足。信息过剩并不意味着我们获得了正确的信息，或者同合适的人员建立了联系。为了解决这一问题，我使用了SharePoint，该工具可以就特定项目创建协作网站，其中包含计划、日程、讨论板和其它各种信息。
目前，我已经为“思考周”(Think Week)做好准备。今年5月，我将从微软离开一周，仔细阅读微软员工所撰写的100篇或更多论文，这些论文主要同微软和未来科技有关。“思考周”是我保持了12年的传统，过去只有我一个人阅读论文并发表评论，而现在这一过程已经全部数字化，并面向整个微软公开。通过这样的举措，我选择论文的效率大大提升，同时员工也可以实时看到我发表的评论。
微软目前拥有5万多名员工，因此当我思考“网络支付系统的未来如何”等问题时，我都会将它们写下来，而员工看到后就会发表他们自己的意见。 SharePoint可以帮助我同更多公司员工取得联系，它就像是一个允许所有用户编辑和讨论的超级网站，如果出现你感兴趣的内容，SharePoint 就会发出提醒。
另一个影响我工作效率的数字工具是桌面搜索，它改变了我访问PC、服务器和互联网上数据和信息的方式。随着大容量硬盘的出现以及网络带宽的增加，我的PC和服务器上已经存储了大量的信息，其中包括电子邮件、文档、媒体文件和通信数据库等等。桌面搜索的出现，使我在搜索一个文件时无需打开每个目录，而只要在工具条中输入搜索项即可。这样的体验同样适用于电子邮件地址和电话号码搜索。
报纸已经不再是我日常工作的重要组成部分，我阅读的90%新闻都来自于互联网。当出外参加会议时，我都会随身携带一台平板电脑，它与我办公室的电脑完全同步，因此我可以随时获得需要的所有文件。此外，我的平板电脑上还安装了一个名为“OneNote”的便笺记录和管理软件，所以我所有的便笺都采用了数字格式。
引入各种高科技产品的同时，我的办公室里仍然保留着一块白色书写板。我拥有各种颜色的笔，可以随时将自己的想法记录在书写板上。在一些微软办公室里，书写板上的内容可以直接传送到计算机中，这时它就像是一台巨大的平板电脑。我的书写板目前还不具有这样的功能，但明年我也许会获得一块数字书写板。”
（责任编辑：城尘）
