用友软件天津劝业场案例

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1．物流配送业概述

随着我国国民经济的不断发展和现代化水平的不断提高，物流配送业作为一个新兴产业，近年来取得了巨大的发展，对整个国民经济起到了重要推动作用的。

1．1

物流配送有关概念

物流配送业主要涉及的是对物流的管理，那么究竟什么是物流呢？物流是个概念。人们对物流存在不同的看法。按照目前被普遍认同的美国物流管理协会在1985年所下的定义："物流是以满足客户的需求为目的的，为提高原料、在制品、制成品以及相关信息从供应到消费的流动和储存的效率和效益而对其进行的计划、执行的计划、执行和控制的过程"。相应的物流功能性活动则包括：需求预测、订单处理、客户服务、分销配送、物料采购、存货控制、交通运输、仓库管理、工业包装、物资搬运、工厂和仓库或配送中心的选址、零配件和技术服务支持、退货处理、废弃物和废弃商品的回收处理等。 从企业的角度来看，物流是一个过程。这个过程是存货的流动和储存的过程，是若干功能协调运作的过程，是提高企业运营效益的过程，因此物流也是一个规划、管理和控制的过程。

物流是制造商的产品工艺流程通过物料采购和实物分配这两个功能性活动分别向其供应商和客户两个方向的纵向延伸所构造的一体化供应链。因此，物流也是以制造商为中心，即产品生产制造和市场营销为主线，相关信息流协调供应商和客户行为的协作性竞争体系或市场竞争共同体，物流企业是服务供应商。

物流系统的功能目标是满足客户需求。因此从客户服务的角度来说，也有学者把物流定义为：要以正确性的成本和正确的条件，去保证正确的客户在正确的时间和正确的地点，取得正确的产品的可得性。所谓产品的可得性，就是在客户想要得到产品时可能面临的时间和空间距离问题。产品的可得性可以被作为对物流系统功能评价的首要指标。

1．2 物流配送业的重要性

随着电子信息、科学技术的进步，现代物流的涵义和范围也有了很大的拓展和延伸，成为一个国家国民经济核心竞争力的重要体现，同时现代物流的发展将电子商务由梦想变为现实，推到了时代的最前列。

1．2．1 国民经济的核心竞争力之一

我国在经济发展的过程中，物流发展的滞后已经成为我国经济发展的“瓶颈”，问题主要在于物流设施比较落后、物流资源没有得到优化配置。近年来国民经济的飞速增长已经将物流基础设施最大限度地加以利用，有时甚至已经超负荷。与其他行业和部门相比，我国物流业无论从其规模、反应速度和效益方面，还是从其发展的深度和广度来说，都已经不能适应整个国民经济发展的要求，因而大力发展我国的物流业是保持国民经济快速发展的前提。

物流对国民经济价值的体现是在1997年东南亚金融危机爆发后，人们发现：以物流产业为重要支柱产业的新加坡、香港具有较强的抗御金融危机的能力。例如，1998年，受金融危机影响较大的马来西亚经济增长为-6.8％，泰国为-8.0 ％；而香港的情况相对较好，为-5.1％，新加坡则实现了1.5％的正增长。这在一定程度上完善了现代物流的涵义和范围，向人们揭示了物流不仅对微观企业的作用非常重要，而且已经成为一个国家综合国力的重要体现，是国民经济的核心竞争力。

1．2．2 电子商务发展的基石

信息技术的日新月异，物流技术的推陈出新，电子数据交换（EDI）和互联网（INTERNET）的广泛应用，正在改变人们过去的生产、交易以及生活方式，使物流与信息技术和电子商务紧密结合在一起。电子商务以其崭新的理念成为企业决胜未来市场的重要工具和消费者进行网络消费的主要方式。但如果没有完善的现代物流体系作为电子商务的基石，恐怕电子商务永远是一幢灿烂的空中楼阁。

电子商务是信息传送保证，而物流是信息执行保证。没有了物流，电子商务只能是一张空头支票。众所周知的电脑直销大王──戴尔公司目前面临的最大问题就是物流配送方面的难题，在收到顾客的要货订单后，如何及时采购到电脑的各种零配件，进行电脑组装以后，如何及时送到顾客的手中，这些都需要一个完整的现代物流系统来支持，而象戴尔公司这样的新兴的直销企业和电子商务公司缺乏的也正是这个方面的基础。这些公司的迅速发展同时带动了物流产业的迅速发展。

“全球经济一体化”、“电子商务网络化”的趋势决定了21世纪将是物流业蓬勃发展的世纪。为了在全球范围内建立快速的、优良的顾客服务体系；选取合适的供应商和销售商进行国际采购和国际营销，以达到全球资源的最优配置，建立相应的现代物流体系是这种要求的必然选择。现代物流体系的主要特征就是以顾客需求为中心，追求快速优质的服务；减少各种浪费，追求物流成本的最小化；并持续改进低效的物流环节，追求物流作业的合理化。因而，如何建立一个高效的现代物流体系，是我国国民经济发展所面临的一个重大课题。

1．3 物流配送企业管理核心－存货管理

企业是赢利性组织。物流配送企业管理的首要问题就是经济问题，这也是物流配送系统管理的总体目标，就是以尽可能低的物流总成本支出来满足既定的客户服务水平，在提高效率的同时也提高企业利润率。

存货资产必须在运动中创造价值而又不能包含不必要的停顿和开支，因此物流管理的一个最主要的物流功能环节就是储存。

物流管理的核心是在供应链中流动的存货。所以物流管理在本质上是对存货资产的管理。这是企业理解物流体系，把握物流过程的关键所在。一般来说，企业存货的价值要占企业资产总额的25%左右，占企业流动资产的50%以上。因此，控制存货的数量、形态和份额，提高存货和流动性就成了企业可追求的"第三利润源泉"。因此，物流企业必须高度重视存货管理，通过完善的存货管理降低开支，增加利润，提高服务质量。

2．天津劝业配送中心简介

2．1 企业概况

天津劝业场(集团)股份有限公司配送中心（下文简称劝业配送）是天津劝业场(集团)股份有限公司下属的全资子公司。劝业配送中心目前主要面向集团内部的各家商场、超市和集团外的商业批发零售企业提供配送服务。中心于1999年成立，目前共有工作人员30余名，每月销售额超过1800万元，2001年全年销售额预计超过3亿元。劝业配送中心主要处理家电类和日百类商品，其中家电类商品在业务量和交易金额方面都占据主要地位。业务涉及商品达到数十个品牌，共计2300多种，所有商品分散放置在其属的的8个仓库中，这8个仓库主要分布在天津市市区内。

2．2 企业组织结构

劝业配送中心下设业务部、财务部和仓库管理部，分别负责对企业各项业务、资金流和库存的管理。中心业务部根据商品类别和品牌下设若干分部，由业务内勤（或称品牌经理）管理，例如海尔部，就是专门处理海尔集团家用电器产品的有关业务。业务内勤分别负责各自的产品线的相关业务以及财务关系，具体包括联系供方和需方、制定采购计划、订货、办理入库、办理出库、办理其他相关手续。中心通过采用这种业务划分方式，实现了对业务的细分和明确的分工，使业务内勤与相对较少的固定的供应商和客户进行联系，不仅可以有效地提高业务处理的效率，而且也保证了对供方和需方的服务质量。在各个分部的工作中，中心的经理和业务主管通过调配订货和发货，例如合并采购计划和订单、统一入库记账、统一运输发货等，实现对分部之间工作的协调。中心下属的8个仓库由仓库管理部管理，由中心经理直接负责。

劝业配送中心组织结构如图一所示。

图一 劝业配送中心组织结构图

2．3 企业的主营业务

劝业配送中心目前除了提供物流配送服务外，还承担着对劝业场集团内部的各家商业零售企业的统一采购的职能。另外，劝业配送中心还处理一部分委托代销和受托代销的业务。

2．4 企业实施管理信息系统前面临的问题

劝业配送在实施管理信息系统之前，面临着以下这些问题：

1．由于劝业配送中心目前处理的商品种类多达2300多种，每月的业务量都很大，涉及金额在2000万人民币左右；中心的供应商数目众多，而客户仅集团内的就有30多家。对于日常业务所产生的大量数据，通过手工账目已经很难处理。而且，由于通过手工进行销售成本和销售统计的计算比较复杂，需要耗费大量的人力和时间，更加加重了工作人员的工作负担。

2．在实施管理信息系统之前，中心领导无法及时了解各项统计数据，包括销售分析和应收账款等最关键的数据。由于无法及时、全面地了解各种商品的销售和库存情况，中心在制定统一采购计划时就比较盲目，不仅造成部分货品积压，占用资金和库房，造成不必要的浪费；而且，商品销售旺季时，供不应求的情况也时有发生。

3．另外，在管理信息系统实施之前，中心的各项费用明细很难汇总，无法进行经营效果分析，增大了企业经营的不确定性。

4．及时准确地了解中心的各种货品的销售、库存信息和中心经营成本信息已经成为了管理者的迫切需要。

3．2 应用软件解决方案

劝业配送中心在管理信息系统中使用了用友U8管理软件，包括采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、总帐、应收、应付和UFO报表等模块。

4．劝业配送中心管理信息系统分析

劝业配送中心管理信息系统于2000年10月投入运行。经过半年来的调整和改进，整套系统目前运行已比较正常。通过使用管理信息系统，中心在经营方面取得了很大的收益。通过实施管理信息系统，提高了业务人员的工作效率和工作质量，收到了很好的效果：中心在只有30多名员工的情况下，2000年销售额就已经接近两亿元，2001年则计划达到三亿元。

下面，我们对劝业配送管理信息系统的主要业务管理进行简要分析。

4．1 应用管理软件实现统一采购管理

作为劝业场集团内的家电和日百商品的统一采购单位，劝业配送中心运用管理软件中的库存子系统、采购子系统、付款子系统等实现了统一采购模式：

1．以系统提供的信息为依据科学制定采购计划。管理者接收各商场、超市的订单或根据销售情况和市场预测，利用库存管理子系统得到的中心各个仓库的库存情况（见下表1：存货批次汇总表），制定采购计划，向供应商订货，通过大批量的采购降低进货单价。

2．应用库存子系统，实现对两种货物配送方式的存货进行有效的管理：一是供应商直接将商品运往商场或超市，管理者利用库存子系统高效、准确地实现了对商品作一进一出处理，既反映了库存的增减情况，又不改变库存结存数量。二是中心接收供应商的商品，并放置在中心下属的仓库，以便统一配送。管理者利用采购子系统及时反映商品入库，并自动更新库存量。

3．通过付款子系统向供应商付款。财务人员通过网络获得了向供应商的应付款信息，利用付款子系统实现对供应商的付款管理。

4．有效的预付款管理

在配送业的业务中，供应商有时要求先付款再供货。因此，预付货款方式下的采购业务在配送业也具有代表性。劝业配送利用管理软件实现预付款管理流程如图四所示：

（1）在应付系统中录入付款单，形成预付款。

（2）收到货物后，在采购系统录入暂估入库单，在存货核算系统生成相应凭证。

（3）收到发票后，在采购系统录入发票，并与入库单结算，发票在应付系统制单。

（4）在应付系统执行预付冲应付业务，冲销预付款与应付款。

4．2 利用管理软件实现受托和委托业务管理

劝业配送有两项非常重要的业务：受托代销业务和委托代销业务。利用管理软件，劝业配送科学地实现了对两种业务的管理。

4．2．1 受托代销业务管理

所谓受托代销，就是商业企业接受其他企业的委托为其代销商品。劝业配送作为受托代销的受托方，在管理信息系统中，采用如下的业务流程：

1．受托代销的商品到达后，在采购系统录入受托代销入库单。

2．在存货核算系统中对受托代销入库单生成凭证。

3．在接到供应商的发票后，得到结算数量金额，进行受托代销结算。

4．审核受托代销结算单，系统自动生成应付系统生成凭证。

4．2．2 委托代销业务流程分析

所谓委托代销，就是商业企业委托其他企业代售商品的销售方式。劝业配送作为委托代销的委托方，在管理信息系统中，采用如下的业务流程：

1．在销售发货时，在销售系统录入委托代销发货单。

2．在接到受托方的发票后，在销售系统中作委托代销结算，系统自动生成发票和销售出库单。

3．在应收系统中，对系统生成的发票制作相应的单据。

4．3 存货管理和控制分析

对于物流配送企业来说，存货管理是非常重要的。如何控制存货的数量、形态和份额，这也是劝业配送中心面临的亟待解决的问题。所谓有效地控制存货，其目的是一方面减少库存开支，减少存货资金占用；另一方面提高资金周转速度，增加资源利用效率。与此同时，中心还必须保证供货的及时和服务的质量。

劝业配送中心的各项业务共涉及货品种类多达2300多种，来自几十家供货商；为了保证供货及时并减少运输开支，一些销量较大的货品是分布于多个仓库中的。由于以上原因，造成了中心的各种存货信息不仅数量庞大，而且内容复杂。

为了实现对存货的有效控制，劝业配送中心利用管理软件的库存管理和存货管理提供的账簿和分析表，及时准确地了解下属的8个仓库的存货信息，并对其进行有效的控制：

1．库存明细帐：了解本会计年度各月份存货收发存的数量和金额的变化；按计划价法核算的存货本会计年度各月份的差异账，以及差异的汇总数据。

2．出入库汇总表：了解某期间的出入库存货已记账、未记账、全部单据的汇总数据以及成套件、单件的汇总数据；按不同口径统计汇总数：例如按仓库汇总、按存货汇总、按入库类别汇总、按部门汇总、按供应商汇总、按仓库和入库类别汇总、按存货和入库类别汇总、按供应商和入库类别汇总、按部门和入库类别汇总，分析物流动态变化情况。

3．入库成本分析表：统计分析不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本。

4．库存资金占用情况分析：利用此表分析库存资金占用规划、实际库存资金的占用额、以及它们之间的差额。

5．暂估材料/商品余额表：提供统计明细账中暂估入库的存货的数量和入库成本明细，分析不同期间的暂估单据入库及报销情况。管理者通过察看库存台账，及时了解和掌握各种存货的出、入库和结存数量和金额。

6．呆滞积压备查簿：管理者利用此表查询各仓库呆滞积压存货的收发存明细情况。

7．库存分析表：管理者利用此表及时掌握存货在仓库中停留的时间、是那家供货商提供的货物、是那个部门、那个业务员采购的货物等。

总之，通过上面的帐表信息，管理人员充分利用信息进行高效的管理和决策。如果发现某种商品的库存数量连续几天没有变化，管理人员会调查原因，如果判断该商品有滞销的倾向，负责销售、采购的业务人员会共同来分析滞销的原因；如果某种商品的库存减少很快，则判断该商品属于畅销商品，相关部门的管理者经讨论后，会马上安排增加该商品的采购，及时补充库存，保证销售的正常进行。例如：对于销量明显减少的主要货品，业务人员可以查询该货品的存货，了解造成销量减少的问题，从而解决问题；而且，在下次订货时可以充分利用现有库存，减少库存开支，增加资金流动。

5．展望

劝业配送中心的存货管理是企业管理的重中之重。但是，由于企业信息系统的建设刚刚起步，企业广域网还没有完全搭建，分布在全城8个仓库没有联入管理信息系统，所有的入库出库信息必须由手工处理后输入计算机。由此产生的信息错误和信息延误已经成为企业高效、动态、实时管理存货的瓶颈。劝业配送中心领导已经认识到了这一缺陷是企业进一步提高管理水平，更好地发挥管理软件的作用的障碍。因此，劝业配送已经在考虑制定信息化建设下一步的计划：在各个仓库设立信息节点，将中心所有的业务部门全部纳入管理信息系统之中，在系统中管理所有的业务，全面彻底地实现财务业务一体化，实现管理水平的又一次飞跃。

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