发送失败的原因
一、收件人地址有错误
这是很容易出现的错误，特别是在收件人名称中含有数字、字符的情况下，比如将下划线当成连接符，ab_c@123.com就成了ab-c@123.com，或者忽略了英文句点，ab.c@123.com变成abc@123.com。
解决方法：要保证收件人的电子邮件地址正确无误，尤其是在抄写报刊杂志上的一些邮件地址时，要注意下划线、连接符以及句点的位置。
二、发件服务器出故障
无论是使用ISP的SMTP服务器还是使用免费邮箱的SMTP服务器，都可能发生这种情况。有的SMTP服务器甚至会突然取消SMTP服务，如果你仍然使用原先的设置，就会导致邮件无法发送。
解决方法：更换一个SMTP服务器。多数免费邮件服务商都提供了SMTP服务。另一个比较另类的解决方法是使用一些提供SMTP功能的软件，实现本机发送电子邮件，这可以说是一个“治本”的方法。这些软件可以在电脑上建立本地的 SMTP 服务器，这样可以不通过ISP或免费邮箱网站的SMTP服务器而直接向目的地址的服务器发信，这可以说是最有效的解决方法。只要接收方的收件服务器不出问题，就能保证邮件的发送成功。这类软件有Advanced Direct Remailer，下载地址为http://www.elcomsoft.com/adr.html。
三、邮件过大
这个问题多出现在ISP提供的SMTP服务器上。为了更有效地利用网络资源，ISP往往会限制邮件的大小，通常情况下，ISP要求所发邮件的大小在4MB以下，包括邮件附件。注意，这并不是说你可以发送3.9MB的附件，因为发送邮件前还需要进行编码，会导致邮件的大小增加5%～20%。
解决方法：建议在发送超大附件时，要将它分割为几个较小的部分，通过几份邮件来发送，就可以减少发送出错的几率。
接收失败的原因
一、收信服务器的设置出错
这个问题包括多种情形：
1、某些免费的电子邮件只提供了Web方式的收信方式，就无法使用邮件客户端软件接收邮件了，比如Yahoo、Hotmail。
2、没有正确设置POP3服务器地址。一些免费电子邮件有时会更改POP3服务器地址，这些信息就需要用户到提供该邮件的站点查询。
二、邮件过大
这与前面所讲的“由于邮件太大而发送失败”的原因是相同的。目前提供大容量邮件空间（如50MB～100MB的免费邮件）的服务商对于大附件的发送与接收限制较宽，可以考虑使用该邮件提供的SMTP和POP3服务器来收发大型邮件。
邮件收发失败与SMTP及POP3服务器有关，两者之一发生故障都会导致邮件收发错误，但是服务器端的正常与否不是我们普通用户可以干预的，这就要求我们在收发邮件的时候多采用一些方法来保证重要邮件的准确及时发送，比如在发送重要邮件的时候，除了收件人外，还可以Bcc（暗送）给自己的信箱一份，如果自己的信箱可以正常收到这份邮件，至少可以保证邮件被正常发送了。接收方能不能收到，就只有祈祷对方的服务器不出故障了。
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