用友ERP宏图三胞公司案例

但真正了解宏图三胞公司的人可不会被眼前的"匪夷所思"所难倒。事实上等式左边的"沃尔玛"所指的正是沃尔玛公司的连锁经营、"戴尔"所指的是其独特的直销模式、"麦当劳"其标准化服务的一体模式，三者有机地结合起来就可以基本概括南京宏图三胞高科技股份有限公司的基本经营理念。与此同时，所向披靡的ERP在这种特殊的经营理念的框架下就应运而生了XP管理体系，而这个富于戏剧性的变化就是由用友软件股份有限公司的妙手来点化的。也是正是"用友软件"具有创造性的二次开发，才有机会让我们今天能够看到XP管理系统在宏图三胞公司诞生、才能看到宏图三胞的迅速发展、才能得出我们这个看似无稽却为宏图三胞的高速发展奠定了坚实基础的等式理论。

沃尔玛+戴尔+麦当劳=第一次跨越

沃尔玛（Wal-mart）的连锁经营、戴尔（Dell）的直销模式和麦当劳（McDonald's）的标准化服务模式集结于一身，这是一个大胆的想象。然而这个想象在江苏南京宏图三胞高科技术股份有限公司的身上变为现实的时候，人们不禁会感叹，这个想象不仅大胆，而且非常有智慧！

集IT连锁贸易；IT产品与现代办公产品研发、制造、销售；IT服务、系统集成、物流、房地产投资的多元化、高科技的宏图三胞从企业建立伊始就一直把连锁、直销和标准化服务作为基本的经营理念，缩减成本，强化服务，主要经营各种电脑、手机、数码及其周边产品，同时在南京、上海各建有生产基地，生产宏图三胞家用、商用台式电脑、笔记本电脑及服务器等产品，年生产能力达到了近200万台。宏图三胞品牌电脑获得江苏省名牌产品称号，并通过ISO9001质量管理体系认证。在IT市场取得了骄人的经营业绩，是中国IT分销22强企业,成为业内竞相仿效的典范。"前路我创，稳健经营"的经营战略及完善的技术服务体系打造了一场IT产业的销售革命。

在谈到准确的定位和专注的经营理念所带来的效益时，宏图三胞高科技术股份有限公司IT总经理魏冰先生总结说："先进的经营理念给我们带来了主要是三个方面的绝对优势，一是客户优势。连锁企业有很多优势的地方，其中一点就是可以直接接触客户，因为现在的市场可以说是一个，不应该是产品的市场，而应该是一个客户的市场，需求的市场。我们离客户最近，了解客户的一些需求。二是服务的优势，我们的服务能够达到标准化，各个卖场按照麦当劳的经营思路，作到统一承包商、统一形象、统一规划、统一控制，在购物环境的各个方面给人的感觉非常的舒服。三是成本的优势，而成本的优势主要由于我们有一些客户的资源，我们有经营的品牌，我们的采购是统一进行的，采购量比较大，所以供应商给我们的价格也是比其他的厂家要优惠，而这也正是连锁经营带来的优势之一。"

先进的经营理念、科学的经营模式给成立时间不久的宏图三胞打了一支大计量的强心剂，使企业在短短的三年时间里以惊人的速度壮大起来！

一个完美设想+两套管理系统=第二次跨越的瓶颈

高速发展之于一个年轻的企业意味的是什么？是目标？诚然，是希望？固然，是成功？则需要坚持！

如果一个年轻的企业在高速发展中没有解决好自身发展与企业管理体制、流程的问题，那么在第二次跨越时必然面临基础建设的稳定性、管理的现代性、效率的拓展性、发展的持续性的困惑。

宏图三胞在认识到高速发展所带来的企业现代化管理理念的更新时，把企业管理信息化建设上当成头等大事。

由于宏图三胞销售型企业的特性，异地连锁的经营模式，销售产品类型、规格的繁杂，所经营的IT产品价格波动大，企业流通量大等若干因素，无一不要求企业管理信息化建设速度要快，标准要高，效果要好。如果不借助这个信息系统靠这种工具去管理，根本就没有办法能够，又及时、又准确的能够听到一些经营的数据，一些销售、库存、成本。早在企业筹建起初决定需要搭建一个信息平台，把信息平台作为宏图三胞四大平台之一，而且将其作为公司的十大品牌之一。包括其他的一些物流品牌，服务品牌，包括一些品牌的一个品牌。将企业信息化当作一个品牌来做的战略定位为宏图三胞迎来了两套系统软件。

宏图三胞在业务经营上与当地有名的软件企业签订了MIS系统的开发合同；在财务管理上则与国内管理软件的领导厂商用友公司签订U8管理软件的合同，购买用友ERP-U8系统，包括U8采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、总帐、应收应付、UFO报表、工资等模块。

而两个灵魂究竟要怎样在一个肉身上协调统一，而又各自为政各司其职的协调工作呢？在这方面企业最初是有一个美好设想：开发建设两个信息系统的初衷是希望业务上面借助这个定制MIS系统，根据自己的经验把一些管理的一些理念融入到这个系统当中。企业各经营部门（包括业务、物流、商务部门）运用MIS系统，业务部门填写采购、销售订单；商务部门审核订单，生成出、入库单，跟踪往来帐款；物流部门审核出、入库单，确认产品出、入库；财务部门则根据业务流转单据在用友U8系统中手工录入出、入库单，增减库存、往来，记帐、生成凭证，出报表。

然而两套系统是不是真的能够按照设想中计划的那样独立而统一呢？在系统真正开始运行一段时间以后，问题出现了！

由于运用了两套软件系统，两套系统所使用的后台数据库和业务流程不一样，而每套系统并不是跑完公司的整个供应链流程。MIS系统在系统结构、业务流程上设计不够合理，开始定制的流程无法满足企业经营的发展，系统需进行不停的修改，导致程序本身问题也较多；财务人员不能及时和全部得到业务单据，且重复录入，工作量大，并会产生录入错误。这使得两套系统所产生的结果数据都不准确，而业务人员和物流人员又记有手工数据，公司内部各部门进行多套数据的核对，工作量巨大且没有结果。

问题最后落在了对接上，两个系统无法达成对接，两个系统都在部分供应链中发挥作用，却没有一个系统能够将整个供应链打通！就如同隧道的两边都有洞口，但由于中间部分却无法连接上。两个系统货单数据库不一致，业务流程也不一致。而MIS系统最大的问题就是他本身的结构，这种流水设计也满足不了多大的发展，多大的需求，所以导致了一定的问题。另外一个矛盾就是财务系统在后台支持，往往财务人员得不到业务人员的单据，或者得到的也不及时。此外由于单据量的巨大，财务人员在输入时也经常存在出错的情况。所以在实际操作中就出现了两套数据，业务运作系统是一套数据，财务系统一套数据。在业务部门的人员，业务人员、物流人员本身还有一套自己所供应的一个系统。比如，仓库有自己的财账，也有部门手工的往来账；业务人员在记录自己销售的业务业绩，也会体现到手工上。最后造成了企业里面，相对于有三套数据，两套系统数据，一套手工数据。三套数据一个要花大量的人力去对，另外一个对也对不出来结果，很难有一个准确的东西。导致这个问题归根结底是因为这两套数据系统本身的接口并不是很及时和准确，所以说在宏图三胞的二次跨越上，管理软件的价值成了跨越的瓶颈。

在分析两套系统对公司的发展影响时，魏冰先生总结道："三分技术，七分管理，十二分数据是ERP中一个理念，没有一套经营准确的这种经营业务的数据，很难谈得上真正的一个管理，对"宏图三胞"当初的发展，起到了非常大的制约和阻碍。"

好系统+彻底实施+完善制度=跨越催化剂

面对需要再次跨越的压力，宏图三胞没有迟疑。立即作出决断，终止两套系统软件的协同运作，重新建设符合企业需要的系统软件。虽然可能还要投入更多的资金、虽然新系统在分散的连锁点实施起来会有难度，但在2002年的上半年，经过了前面不断的调研、不断的开发，不断的修改后，用友与宏图三胞组成的项目组开始在宏图三胞的卖场开始了系统的实施阶段。从南京到徐州到上海，分区域地一步步拓展开来，最终根据宏图三胞企业的自身特点将ERP系统成功移植，XP系统软件就这样诞生了。

调研一开始，虽然企业原有的信息化程度较高，而财务系统软件也早就在企业中建立使用，但项目组还是发现了不少实施中可能遇到的问题。其中最为关键的就是连锁企业中成功建立实施ERP系统时要有一套强有力的一个制度流程，来保证这套系统能够装上去。

需要的制度和流程究竟该如何建立，如何实施，能否适合企业的实际情况？项目组在这样一个关键问题上面临着考验。用友ERP-U8在以往的组织调研、实施的过程中遇到很大的一个问题就是乙方人员熟知系统却不了解企业，甲方人员熟悉企业，却不能通晓系统。虽然每个项目组中都有一定数量"两者兼顾"的顾问人员，但在实际操作与实施的过程中还是需要反复沟通磨合的过程，而且乙方人员站的角度和介入的深度还是无法同企业自身相比。但宏图三胞的决心和效率使作为关键环节的制度和流程很快被制定出来。

首先项目组把业务流程，结合到新型系统的一个业务流程。比如，经常的采购流程应该是什么样子，因为流程是定到岗位的，那么什么岗位做什么动作这些细致的问题。而一旦把这种业务流水结合这种先进系统能够固定出来，也便于复制。另外一方面就是制度，系统的全面实施要有强有力的制度去保证，当流程被打乱，当信息系统不能顾及到的时候，需要通过制度来保证这个流程顺利进行。就像魏冰在采访中谈到的那样："任何一个系统都不能百分之百满足企业经营的要求，所讲关键的核心的地方满足了，中心满足了，一个辅助的地方完全可以用制度来强硬的规定。就你必须这么做，当你违反了这个制度那你就错了，相当于公司会对你严厉的进行处罚。所以说这种制度和这种规范的流程，执行起来才保证了这套系统在整个"宏图三胞"这种范围内进行推广。我觉得这个是我们成功最关键的地方。"

关键问题的攻破使整个项目变得顺畅起来，势如破竹。项目组根据宏图三胞的组织结构，业务经营的特点，将公司所有经营管理部门使用用友ERP-U8系统和宏图三胞XP系统，包括各产品事业部、分公司卖场、集团部、渠道部、商务部、物流部、财务部、技品部、售服部门及各级公司管理人员，达到业务流程统一标准，系统结构清晰，信息共享集成。同时在系统实施过程中，用友实施人员和宏图三胞信息中心根据用友ERP-U8系统流程及宏图三胞业务经营特点，细化客户需求，进一步开发宏图三胞XP系统的定制功能，其中包括采购订单管理、产品价格管理、销售订单管理、库存管理、统计查询、数据汇部、权限管理以及各项控制功能。

在宏图三胞的大力推进下，用友ERP-U8的功能得到了全面的实施，并在各个部门和流程之间形成了制度、效率、创造性的平衡，

ERP-U8+XP＞一次性成功

用友ERP-U8与XP在宏图三胞的正式启用彻底改变了企业原有的很多流程运作方式，彻底打通了原有两个系统软件的屏蔽部分，使宏图三胞踏上了第二次飞跃之路。

具体说来主要体现在了三个方面，一是产品库存的下降。系统贯穿了宏图三胞整个供需链流程，包括产品的采购、销售、调拨、组装生产、其他出、入库。系统实施后，库存准确率达到99%，库房人员每月进行库存盘点，在多达几千种的库存产品数量下，与库存帐实不符的情况很少，即使偶尔有也能很快找到原因。系统中的库存信息全面，包括产品的实际库存，待入、待发、好件、坏件等业务状态，并可掌握整个宏图三胞总部及各分公司所有仓库的产品库存。这些全面准确的库存信息使采购经理在采购产品时更加合理，并综合运用整个公司的产品库存，导致整个公司的产品库存比系统实施前下降30%左右。

二是销售效率提高，系统实施前产品库存不准，直接影响到销售，往往销售部门已下的客户订单，而产品库存数不足，或产品在途中，没有入库，或产品为坏件，不能销售等情况，这些导致销售交货延期或销售退单。在实施后，销售部门及时准确的掌握产品库存，下单依据准确，产品组装生成及时，交货期准确或提前，客户满意度提高。销售部门在系统中及时查询销售信息，迅速了解整个公司的销售收入、成本、毛利、产品排行榜、客户排行榜等销售状况，导致销售针对性强，销售业绩显著提高。

三是解决了往来资金的准确控制。在业务飞速增长时，资金的流动情况关系到企业的核心命脉。在XP系统实施之后，各种类型的资金的往来情况一目了然，为企业的重大决策和成本控制起了非常重要的参考和依据。在宏图三胞涉及的各个产业资金链上，透明的资金控制也使宏图三胞获得了极佳的信誉。

公司的员工在XP系统上，实现了更多的工作价值。工作效率的提升、工作流程的规范和工作制度的透明减少了员工之间的沟通成本，并在流通业和服务业这种信息更新非常迅速、信息更新量非常巨大的行业中，获得了长足发展需要的信息及时、反应敏捷、员工思想统一等必要条件，使公司在激烈的竞争中不退反进，在第一次迅速成长的基础上实现第二次跨越。并且这种成功不是一次性的成功，而是给公司的发展后劲打下了坚实的基石。