假设场景：电子邮件可能是项目中最常用的沟通媒介。它被用于各种不同的任务，从个人的、一对一的交流（电子邮件为此而发明），到项目事件的自动群发通知。由于其低廉的成本和广泛适用性，电子邮件在许多不同的情况下的应用都被开发了出来。
尽管如此，这种大众化的电子邮件的用户还是在使用时遇到了越来越多的问题。第一个问题就是邮件的绝对数量。由于不同重要性等级的各种信息使用同样的渠道到达他们的接收端，用户就很难找到当前最重要的信息。这不是一个新问题，有几种方法可以解决这个问题，大都是基于用不同的标准将邮件整理归类成文件夹。
第二个问题是SPAM，即垃圾邮件，指那些不受欢迎的、不请自来的广告或更糟糕的邮件。垃圾邮件使得邮件数量大幅度增加，使得邮件的整理和分类变得更加困难。你也可能需要花一些钱和时间来安装一个垃圾邮件过滤器，借助它把大部分的垃圾邮件删除，不让它们到达你的邮件程序。
问题三是可能有很多邮件讨论组，其中大部分可能对于你手边的任务来说不重要，但我们却需要保存他们，因为订阅或解除订阅都需要耗费时间。这种情况下，主要的问题不在于这些邮件多余，而在于其使用对于发送方和接收方来说都是不方便的。服务方必须维护一个订阅者档案库并维护邮件服务，而邮件列表的用户则必须在对所提供的内容感兴趣时订阅它，不感兴趣时又要解除订阅。
问题四：邮件格式是为个人的使用而设计的，很难对文件内容进行处理。比如，很难自动地改变关于项目可交付物的通知。
对于这些问题，RSS如何帮助我们呢？正如文章开头所提到的，可以用它减少电子邮件的数量，以一种有效而自动的方式处理我们感兴趣的信息材料或通知。RSS还有一个优势，就是相关的费用比较低，但又比邮件列表方便得多。这个奇迹是怎么发生的呢？
首先解释一下什么是RSS，以使我的提法显得更加合理可信。RSS是一种XLM文件格式，被用于信息的自动发送和处理。RSS是为分发不同因特网关口的新闻标题（后称之为丰富的站点摘要，即RSS）而发明的。那时，一个RSS文件包括不超过10-15最新新闻的标题，并有到全文的链接。这里的好处是其他对这些标题感兴趣的网站可以获得这个RSS文件（通过一般的文件传递、FTP或HTTP）并在他们的站点显示这些标题和链接。许多群组导向的网站利用这种机制从其他网站为用户提供新闻。他们将不同的网站相关话题的RSS文件组合（AKA供给）起来，这样就创建了一个相关新闻的集中浏览平台。
在Weblogs技术（浏览 Project Weblog可获得更多有关Weblogs 的信息）的发展过程中，RSS得到了进一步的发展。许多weblog应用软件以HTML和RSS格式提供类似的内容公布。不管何时用户更新一个weblog，RSS供给也跟着更新。今天，这种供给不再局限于标题了，他们能容纳更多的信息，甚至是HTML格式的信息。同时有成千上万的有趣的私人或商业性质的weblogs，很难手工监控所有有趣的网站。即使在项目管理方面的网站也比我能每天访问的多。所以使用RSS供给来保持新资料的不断更新就变得十分便利。
怎样使用RSS供给？要有一个RSS阅读器，一个RSS集合器。有许多不同的应用软件可用，有的是免费的，有的是商业化的，有的是单独的，有的则与浏览器及电子邮件的应用软件集成到一起。使用方式很简单，用户只要进入她想阅读的供给的网址（例如，用于 PM World Today Weblog的 RSS供给和PM Clarion，它用来公布PMWT highlights（PMWT集锦）.）.RSS应用程序将文件传递给用户的机器，处理并显示文件内容。显示类似于通过电子邮件程序和新闻阅读器提供的显示。
在我们回顾文章开头提出的问题之前，我先要就RSS在项目环境的可能应用说一句。如果你使用weblogs来进行项目交流，RSS是保证对于感兴趣的weblogs的变化及时更新的机制。你不必每天访问他们的weblog，你也不必接收电子邮件来确定项目的进展，你只要检查你的RSS阅读器并只读他们网站上真正有兴趣的邮件。如果你同时在做几个项目或你的团队地理位置分散，没有很多直接的接触，这种方法尤其有用。
另一使用的情况是将RSS与提供项目成员感兴趣的信息的系统结合起来。版本控制系统就是例子，像MS Source Safe或CVS，它们对于库中内容的改变通过RSS供给来记录的。相似的功能性适用于许多基于网页的项目工作室提供给用户的通知。不是将这些用电子邮件发送给每个人，变化可以被收集存储在一个RSS供给中。每个对于特定通知或档案库的改变感兴趣的人可以订阅相关的RSS供给。客户端的使用方式和以前的是一样的，只是供给的产生是不同于weblogs的。
RSS供给的产生相对来讲还是比较简单的，有许多流行脚本语言库，像Java, C#和其他的语言都适用于创建这种供给；这只是意味着从原始材料中创建一个特定的格式化文件，原始材料在大多数情况下可能是一个数据库。RSS文件的结果是通过常规的网页服务器公布，如果有必要，服务器也提供用于加密和访问控制的标准机制。因此，如果你不想等某供应上提供RSS供给——这不久就会发生——你也可以为你的项目自己来做一个。由于RSS重用了大多已存在的项目基础技术，它也是一种可供选择的相对便宜的沟通渠道。
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