明基逐鹿行政事业单位协同办公解决方案

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　　行政事业单位的行业特点

　　随着计算机与通讯技术的快速进步，尤其是近年来国际互联网络(Internet)及单位内部网络(Intranet)的蓬勃发展，整合各项业务计算机化及办公室自动化，选择一套稳定方便的电子化文件传递平台，进而随时随地充分掌握机关内外信息的流通，

提高行政效率，并提升决策品质，进而积极发挥政府的服务能力，成为政府急待解决的重要任务。

　　对于政府部门信息化的重要的问题主要有以下几点:

　　·方便易用。政府部门的工作人员，计算机或IT背景的人员不是很多，所以办公系统的易用与否直接决定系统在单位内部的推广。

　　·运行稳定。政府部门每天有大量的文件在进行流转，并且每个人都有很多事务要忙。一旦出现异常状况，影响非常不好。因此稳定性很重要

　　·安全性高。政府内部有大量的机密信息，另外政府部门不同人员有不同的权限级别如果没有很强的安全控管功能将给人员的工作带来很大的不便。

　　行政事业单位解决方案介绍

　　明基逐鹿针对政府及事业单位协同办公的需求利用逐鹿工作流平台强大的开发拓展功能构建了逐鹿协同办公解决方案。此方案针对政府型单位的特点强化了文档处理的功能，加强了流程的安全控管。本身工作流就具有很好的易用性，在此基础上我们又透过网上办公门户使用更加便捷并增加了一些日常办公常用功能。

　　行政公文管理

　　要就单位的日常业务流程进行管理，例如收文管理、发文管理、文件催办，电子审批、项目管理等。从而做到日常事务管理工作的制度化，标准化，规范化和网络化，保证办公自动化和工作流自动化。灵活机动地处理日常办公中的一些特殊情况，对这些情况处理的意见及时有效地进行信息反馈。

　　发文管理:

　　发文管理主要用与单位公文发布时的申请签核、公文撰写人员可以指定会签人员和签发人员。可以对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

　　收文管理:

　　收文管理主要用于单位的公文的流转和传阅管理。收文管理是对单位或单位以外的来文进行登记、审批，直到最后归档形成正式文件管理数据库。基于Guru OA强大的邮件机制和工作流实现收文全程计算机化。

　　请示汇报管理

　　本功能模块主要是针对下级就某些特定事务向上级主管领导请示和汇报，通过电子邮件传递方式，即达到了现代化的高效快捷，又便于主管领导对特定的事务进行及时有效地决策和处理。

　　领导讲话管理

　　收集和存放有关领导有关政治、经济、文化、教育、体育等方面的讲话内容。通过快速、方便的查询讲话内容，有利于贯彻中央的精神，认清形势，明确党的方针、政策。

　　外出人员管理

　　外出人员管理实现对领导干部外出或出差做登记，查询外出人员，以便安排工作。避免因领导外出，不能处理提交的请求，而延误事情的办理时间。

　　规章制度

　　加强员工的制度意识，普及有关规章制度，规范员工在日常工作中的行为，使员工做到按章办理日常事务。

　　文档公告管理

　　单位资讯管理为单位打造一个共同的园地，其中如公告栏、讨论区、文件区‥等，提高单位与个人间的互动。

　　公告栏:

　　此应用模块是一个电子公告牌，有关公告、通知的信息可在应用中发布，同时也可以在应用中获得相应通知的内容。

　　讨论区

　　此应用模块是一个共同的讨论园地，可以让单位了解到个人对某项议题的看法，也让个人与个人间可以交流。

　　文挡内容管理

　　此应用模块是一个共同文件分享区，可以依照系统管理员的权限规划，将单位共享的文件，放在服务器上，提供使用者查看使用。文档管理采用树形结构方面用户查找相关文件，同时也方便单位对自己的文档知识进行归类。

　　管理员:能够在数据库上执行所有的操作，包括读、写编辑文档、表、视图和数据库图表。

　　设计者:可以用户活动或复制、删除数据库外，能够执行同管理员一样的操作。

　　编辑者:能够在数据库中读、写、编辑所有的文档，但不能修改表、视图。

　　作者:能够读文档，增加新文档，但不能编辑别人的文档。

　　读者:能够读文档，但不增加新文档，也不能编辑现有的文档。

　　存放者:能够增加新文档，但不能读现有的文档。

　　无存取权限:对非法授予该权限，他们不能访问数据库，从而保证了数据库的安全。

　　电子调查问卷:

　　此部分主要供用户在单位内部进行一些信息调查。电子调查的问卷和答案选项都允许用户自己进行定义。并且系统自动会更据员工投票情况产生图形化的统计分析结果。

　　通讯录:

　　此部分主要对单位员工的通讯信息进行维护和查询。类似与单位内部的114查号台。方便单位内部员工之间的交流。

　　公共资源管理

　　会议管理

　　主要提供对常规和临时会议计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。会议开毕要对出席情况、议题讨论结果，会议决议等内容作记录并整理会议纪要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:计划拟订、计划审批、通知和会议安排查询。

　　车辆管理

　　对用车的申请、用车审批等进行管理。此功能模块具有车辆登记和用车预约功能，极大地方便了各部门查询指定时间内可用的车辆、指定车辆的可用时间，可自动避免不同部门在用车上问题上的冲突。

　　个人办公平台

　　将与员工密切相关的工作事务，透过在线签核的方式达成文件传递的工作，让签核不在受到地区的限制，提高文件流通，提高工作效率。

　　待办事项

　　提供各单位中每个个人，处理在线的所有签核或办理事务的地方，此功能将明确每办理事务的状态，以最明确的方式表现。

　　流程追踪

　　本模块提供完善的工作流追踪功能，让你不论何种身份，都能轻易的掌握到与本身相关的工作，目前的进度如何，提供进行下一个动作的依据。

　　代理人设定

　　本模块提供个人设定系统操作的代理人，让你出差或是外出时，都能让工作不会中断。

　　用户讯息 `

　　提供一个让每位使用者可以查看自己位于本系统中所扮演的角色为何及本身的基本数据有无错误。

　　日程安排

　　提供一个让每位使用者可以对自己的工作、事项可以记录的地方，以日历的方式编排，让使用者更容易操作。

　　通讯簿

　　提供一个让每位使用者可以于个人办公记录自己的联系人或是客户数据方便办公。

　　典型应用客户举例

　　北京西客站

　　安徽公路局

　　中国石油勘探院

　　兰州铁道学院

　　上海海事局

　　行政事业单位解决方案的特点

　　强大的工作流

　　新技术Web Services 功能提供与其个系统沟通的管道，同时可支持多台工作流系统运作(Multi-Site)，不仅适用单一单位，也能跨区域或跨国单位的需要，在审批流程和文件格式可完全自定义，不需写任何程序亦可完成表单及流程之规划，同时具有文件处理各环节催办、督办功能;人性化的审批界面。

　　多IIS处理，针对大数据量情况逐鹿工作流解决方案，实现多台AP服务器的网络架构如下图。可架设多台网站服务器(IIS)，增加系统扩充延展性。多台网站服务器架构:多台网站服务器IIS，SQL Server、附件、「自动切换IIS」机制、「自动同步」机制等置於Cluster服务器电脑。自动切换IIS:可配合Windows 2000 Advanced Server之NLB架构自动切换IIS，或者使用内建的「自动切换IIS」机制，或者使用硬体切换。即使当机时到只剩下一台IIS和SQL Server时，系统仍然能正常运作:内建的「自动切换IIS」机制，自动侦测可正常动作中的IIS。自动同步机制:使用任何一台IIS制作规划表单流程、或更改系统设定後，自动同步其他台IIS。若其他台IIS未能正常动作，开机後自动同步。

　　用户界面友好

　　整个软件界面可根据用户的需要来自定义，并尽可能地满足用户的习惯。采用醒目的操作提示，使您使用本系统时倍感友好亲切。例如当新邮件到达时，系统将用自动提示:“您有新邮件，请及时处理!”

　　任何一种需要转换人员的工作流，系统都会通过一个相应的电子邮件提醒对方，用户只需打开邮箱，当日的工作就可一览无遗;人性化的提醒方式，收到新邮件时，系统会用自动提示，从而保证及时高效地处理相应文件，由于使用微软新技术 Web Service，未来的扩大应用，亦可结合短消息通知，掌上型PDA系统。

　　系统存有大量的常用的关键字及短语(如:领导批示用语)，，亦提供系统小工具(日历点选、用户点选、群组点选)，可以套用，亦可让用户自行定义工具，可供用户选择，避免键盘输入。

　　强大的安全机制

　　Guru KOA具有相当高的安全性，符合国际通用的所有安全标准，包括互联网(Internet)安全标准。提供基于个人和群组角色的对数据及应用访问权限，通过授权/认证、数字签名、数据及通讯加密、执行及存取控制和口令保护等方式，使单位数据始终处于安全控制之中。

　　系统安全机制是由每个功能模块所对应的数据库的操作权限级别和访问数据库文档的权限级别的设置来保证的。

　　逐鹿办公解决方案具有相当高的安全性，符合国际通用的所有安全标准，包括互联网(Internet)安全标准。提供基于个人和群组角色的对数据及应用访问权限，通过授权/认证、数字签名、数据及通讯加密、执行及存取控制和口令保护等方式，使单位数据始终处于安全控制之中。系统安全机制是由每个功能模块所对应的数据库的操作权限级别和访问数据库文档的权限级别的设置来保证的。

　　Guru KOA集成内联网(Intranet)/互联网(Internet)功能，全面支持标准的互联网协议，例如:HTTP、SMTP、IMAP、POP、LDAP、NNTP，IIOP等等。能以本机方式支持HTML Page，通过HTML、Java，JavaScript，使您能在友好美观的Web页面下工作，轻松而惬意;基于Web的分布式对象服务轻松沟通单位内外不同应用系统。

　　开放通用接口

　　该功能提供给用户一个简单的操作界面，如:浏览器，实现对业务系统(财务系统、产品数据管理系统、销售管理、生产管理、质量管理和人力资源等)的查询并可实时生成报表、饼图、柱状图、曲线等，不用去关心业务系统的数据库类型及结构。

　　不管用户的业务系统是采用何种数据库(Sybase，Oracle，DB/2等)，也无须知道客户的业务系统的数据库结构，只要安装了Guru KOA产品，即可实现通过浏览器访问到具有存放权限的数据，并可实时的生成报表、饼图、柱状图和曲线等。

　　可伸缩性:系统界面可由用户根据所需功能模块来自定义，用户可随时将所需功能模块挂接到主界面上，以满足将来不断增长的功能需要。

　　与异种数据库接口:系统可方便地与各种关系型数据库(如:SQL，Sybase，Oracle，DB/2，Foxpro等)接口。实现不同数据库平台间数据库的交换及信息共享。

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