构建OPMSIS的第一步就是要恰当、合理地选择支持信息的内容。在这个信息大爆炸的年代,笔者认为,应当坚持如下三字的原则:“广”、“精”和“准”来进行选择。
“广”是指支持信息所包括的范围应当广泛。由于项目管理人员在项目管理全过程中需要多方面的信息支持——大到国家的大政方针,小到办理某个许可证书——因此,在OPMSIS中应当尽可能全面地为他们提供可能用到的各类信息。
“精”是指所收集的信息应当是精华中的“精华”。“广”并不等同于大量信息堆积。项目管理人员工作繁忙,没有更多时间在无边无际的信息海洋中来定位所需要的内容,因此,收录在OPMSIS中的信息应当是针对企业所从事的项目类型严格筛选的,把那些重复的、相近的、与本企业的项目管理类型关系不十分密切的,或过时的信息全部排除在外,只保留精华,做到信息量“最小化”。
“准”是指所收集到的信息内容要确保准确无误。由于OPMSIS是为项目管理人员提供工作指南的,如果信息本身就有误,将会产生严重的后果,或误导了项目管理工作。例如,在办理行政审批工作中,如果信息中遗漏了某个必须提交的文件资料,办事人员就可能需要往返多次,浪费了时间,也影响工作的进展。
因此,在设计OPMSIS中一定要坚持“广、精、准”的原则,从源头上把好关,才能确保最终建立起来一个高质量的支持工具。
3.内容选择与组织
基于以上的原则,OPMSIS中内容的选定一定要紧密结合企业的实际需要,切忌照抄其他企业。在笔者为工程建设企业(业主)构建的OPMSIS中选择了以下几组信息内容,法律和法规、项目管理过程支持、行政审批支持、项目管理知识支持和其他,如图 1所示。
图 1 OPMSIS支持信息主目录
1)法律、法规
法律、法规是企业进行项目管理工作的最高指导方针。在工程建设项目中,项目的立项和实施都必须遵照国家的大法,如:“中华人民共和国建筑法”、“中华人民共和国环境保护法”、“中华人民共和国城市规划法”和“中华人民共和国土地管理法”等。因此,在OPMSIS中提供了这些法律和法规,需要时项目管理人员可随时查阅和对照。法律和法规的部分名称如图2所示。
法律、法规主要由国务院和各相关部委颁布,企业所在的省、市相关部门,有时也会颁布在本地区内贯彻实施这些法律、法规的具体办法,这些都应当列入到OPMSIS中来,以便项目管理人员在应用中更加符合本地的实际。
图 2 法律和法规支持
2)项目管理过程支持
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