为了解决上述问题，必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征：
适用于工程与技术文档的全部生命周期，即从创建文件到评审、批准、进入受控状态，在经历管理、修改、再修改等过程。
必须支持网络，支持大型团队协同使用。
具备自动化办公的功能，如电子邮件、支持公文等。
软件概述
传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。
本软件是基于C/S结构的局域网软件系统，以微软的Windows为运行平台，使用了微软的Exchange Server 2000的Active Directory目录服务，与Windows操作系统高效结合，提高了系统的稳定性与易用性，具体表现在以下几个方面：
本软件的邮件服务器使用Exchange Server 2000；
本软件的邮件客户端使用了Exchange Server的客户端软件Outlook；
本软件的用户管理使用了Exchange Server的Active Directory目录服务的用户管理部分，使软件用户与Active Directory用户结合；
本软件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客户端软件Outlook为信息通道，实现了公告、通知提示的实时、快捷性。
软件功能（模块）
文档生成模块
包括文档建立、审批流程、批准、进入受控状态，本模块保存文档建立整个过程信息，例如流程、审批意见等。
文档管理模块
包括分类保存、查询、报表、修改、保存修改过程信息。文档管理是文件的受控过程。
电子通知
电子通知借助电子邮件功能向指定人员发送特定信息，并能跟踪信息的流向以及反馈信息。发送者可以看到通知接收人是否看过该通知。
电子公告
向全体人员发送特定信息，但不要求有反馈信息。
电子邮件
电子邮件是信息传送的通道，同时有利于办公自动化更好的实现。
文件服务器模块
文件服务器是一个具有客户端与服务器端的软件模块，它具备分布式网络文件系统的功能，同时还具有自动增量备份的功能。文件服务器的服务器端软件运行在文件服务器计算机上，文件服务器的客户端模块嵌入到文档管理系统的客户端软件中。
数据库服务器
数据库服务器保存处理系统信息。
流程定制模块
用于定制、管理文件生成流程。增加以下模块：技术状态管理模块、网络会议
用户管理器
分级用户管理，管理用户的信息，定义用户的权限。
上下文管理器
管理本系统所应用的上下文信息，例如当前用户信息，用户的状态、应用程序的状态等。上下文管理器是各个模块间信息流通的通道。
通行证管理器
根据当前用户的信息及权限定义检查操作是否可进行，防止非法用户入侵系统。
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